Rollenverwaltung

Rollen in FreeMaint verstehen und konfigurieren

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FreeMaint verwendet ein rollenbasiertes Zugriffskontrollsystem (RBAC), um zu verwalten, was jeder Benutzer tun kann. Jedem Benutzer wird eine Rolle zugewiesen, die seine Berechtigungen im gesamten System definiert.

Was ist eine Rolle?

Eine Rolle definiert einen Satz von Berechtigungen, die bestimmen, was ein Benutzer in FreeMaint tun kann. Jedem Benutzer wird genau eine Rolle zugewiesen, und er erbt alle Berechtigungen, die mit dieser Rolle verbunden sind.

Vordefinierte Rollen

Jeder neue Arbeitsbereich startet mit sechs Kernrollen: den fünf unten aufgeführten und dem Teamleiter, der die Arbeit seines eigenen Teams genehmigt. Spezialrollen stehen beim Erstellen einer Rolle als Vorlagen unter „Mit einer Vorlage beginnen“ bereit.

Administrator

Voller Zugriff auf alle Unternehmensfunktionen. Kann Benutzer, Rollen, Anlagen, Arbeitsaufträge und alle Einstellungen verwalten.

Verantwortlicher

Kann Teams verwalten, Anfragen genehmigen, Arbeitsaufträge zuweisen und Berichte einsehen. Kann keine Systemeinstellungen ändern.

Techniker

Kann Arbeitsaufträge einsehen und abschließen, sich selbst zuweisen und Zeit erfassen. Kann Anlagen und deren Wartungshistorie einsehen, aber nicht ändern, und meldet neue Probleme über Anfragen, statt Arbeitsaufträge zu erstellen.

Antragsteller

Kann Interventionsanfragen erstellen, deren Status verfolgen und Arbeitsaufträge einsehen. Kann weder Arbeitsaufträge noch Anlagen ändern.

Betrachter

Nur-Lese-Zugriff. Kann Anlagen, Arbeitsaufträge und Berichte einsehen, aber keine Änderungen vornehmen.

So erstellen Sie eine neue Rolle

Erstellen Sie benutzerdefinierte Rollen, die auf die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation zugeschnitten sind.

  1. Öffnen Sie Organisation → Rollen in der Seitenleiste
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Rolle“
  3. Geben Sie einen Namen für die Rolle ein (z. B. „Schichtleiter“)
  4. Wählen Sie die Berechtigungen, die Sie dieser Rolle erteilen möchten
  5. Klicken Sie auf „Rolle erstellen“, um sie zu speichern

So ändern Sie Rollenberechtigungen

Passen Sie Berechtigungen für bestehende Rollen an, um sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.

  1. Öffnen Sie Organisation → Rollen in der Seitenleiste
  2. Klicken Sie auf die Rolle, die Sie ändern möchten
  3. Setzen oder entfernen Sie die Häkchen bei den Berechtigungen
  4. Klicken Sie auf „Rolle aktualisieren“, um die Änderungen zu übernehmen

Warnung

Änderungen an einer Rolle wirken sich sofort auf alle Benutzer aus, denen diese Rolle zugewiesen ist.

So weisen Sie einem Benutzer eine Rolle zu

Weisen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten eines Benutzers die entsprechende Rolle zu. Sie können nur eine Rolle zuweisen, deren Berechtigungen Sie alle besitzen, und nur an jemanden, der nicht mehr Berechtigungen hat als Sie.

  1. Öffnen Sie Organisation → Benutzer in der Seitenleiste
  2. Klicken Sie auf den Benutzer, den Sie ändern möchten
  3. Wählen Sie im Auswahlfeld „Rolle“ die gewünschte Rolle
  4. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“, um die Änderung zu übernehmen

Bewährte Praktiken

Beginnen Sie mit den vordefinierten Rollen – sie decken die häufigsten Anwendungsfälle ab

Erstellen Sie eigene Rollen nur, wenn die vordefinierten nicht passen

Folgen Sie dem Prinzip der minimalen Rechte – vergeben Sie nur die nötigen Berechtigungen

Dokumentieren Sie den Zweck jeder eigenen Rolle, die Sie anlegen

Überprüfen Sie Rollenzuweisungen regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie noch angemessen sind

Datensichtbarkeit

Jede Rolle verfügt über eine Einstellung "Datensichtbarkeit", die steuert, welche Zeilen ein Benutzer sehen kann — unabhängig von seinen Berechtigungen.

  1. Alle Unternehmensdaten — Der Benutzer sieht alle Anlagen, Arbeitsaufträge, Anfragen und Wartungspläne im Unternehmen. Standard für jede Kernrolle außer Teamleiter, der mit „Team-Bereich“ startet.
  2. Nur zugewiesen / erstellt — Der Benutzer sieht nur Zeilen, die ihm zugewiesen sind oder die er selbst erstellt hat. Empfohlen für strikte Datentrennung.
  3. Team-Bereich — Der Benutzer sieht Einträge, die mit Teams verknüpft sind, denen er angehört oder die er leitet. Ist kein Team konfiguriert, sieht er alle Unternehmensdaten (die Rolle ist nie eine Sackgasse); die strikte Team-Filterung greift automatisch, sobald ein Team zugewiesen wird.

Um die Datensichtbarkeit einer Rolle zu ändern: Gehen Sie zu Organisation → Rollen, öffnen Sie den Rollen-Editor, suchen Sie das Feld „Datensichtbarkeit“ und wählen Sie die gewünschte Option.

Warnung

Mit "Nur zugewiesen / erstellt" sehen Antragsteller nur Assets, die ihnen ausdrücklich zugewiesen wurden. Stellen Sie sicher, alle relevanten Assets zuzuweisen, bevor Sie den Bereich einschränken.

Info

Wenn die Rolle Antragsteller oder Techniker auf „Nur zugewiesen / erstellt“ gesetzt ist, sehen Benutzer nur die ihnen zugewiesenen Anlagen — auch in der Auswahl beim Erstellen von Anfragen / Arbeitsaufträgen. Wenn Sie nur die Arbeitsaufträge anderer ausblenden wollten, verwenden Sie stattdessen die unten beschriebene Einstellung „Arbeitsaufträge“: Sie lässt die Anlagenliste unberührt.

Info

Beispiel nach Bereich: Wenn Ihr Werk in verantwortliche Bereiche gegliedert ist (z. B. Kompressoren, Gebäude & Infrastruktur, Elektrik) und jeder Bereich als Team angelegt ist, stellen Sie die Rolle der Bereichsmitglieder (etwa Techniker) auf „Team-Bereich“. Jeder Benutzer sieht dann nur die Arbeitsaufträge, Anlagen und Anfragen des Teams bzw. der Teams, denen er angehört oder die er leitet – nicht die anderer Bereiche. Wählen Sie dies, wenn Sie Techniker auf ihren eigenen Bereich beschränken möchten statt auf einzeln zugewiesene Einträge.

Info

Nur Arbeitsaufträge (empfohlen für „Techniker sehen nur ihre eigenen Aufträge“): Eine separate Einstellung „Arbeitsaufträge“ je Rolle schränkt Arbeitsaufträge ein, OHNE die Anlagenliste anzutasten. Setzen Sie „Datensichtbarkeit“ auf „Alle Unternehmensdaten“ und „Arbeitsaufträge“ auf „Nur eigene Arbeitsaufträge“: Das Team sieht weiterhin alle erfassten Anlagen, aber jeder Benutzer sieht nur Arbeitsaufträge, die ihm zugewiesen sind, die er erstellt hat oder verfolgt, sowie Arbeiten an ihm zugewiesenen Anlagen. Anlagen, Anfragen und Wartungspläne werden nicht eingeschränkt.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie einzelne Berechtigungen funktionieren?

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