Gestion des rôles

Comprendre et configurer les rôles dans FreeMaint

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FreeMaint utilise un système de contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC) pour gérer ce que chaque utilisateur peut faire. Chaque utilisateur se voit attribuer un rôle qui définit ses permissions dans tout le système.

Qu'est-ce qu'un rôle ?

Un rôle définit un ensemble de permissions qui déterminent ce qu'un utilisateur peut faire dans FreeMaint. Chaque utilisateur se voit attribuer exactement un rôle et hérite de toutes les permissions associées à ce rôle.

Rôles prédéfinis

Chaque nouvel espace de travail démarre avec six rôles principaux : les cinq ci-dessous et Superviseur, un chef d'équipe qui approuve le travail de sa propre équipe. Les rôles spécialisés sont disponibles sous forme de modèles dans « Partir d’un modèle » lorsque vous créez un rôle.

Administrateur

Accès complet à toutes les fonctionnalités de l'entreprise. Peut gérer les utilisateurs, rôles, actifs, ordres de travail et tous les paramètres.

Responsable

Peut gérer les équipes, approuver les demandes, assigner les ordres de travail et consulter les rapports. Ne peut pas modifier les paramètres système.

Technicien

Peut voir et terminer les ordres de travail, se les assigner et enregistrer le temps passé. Peut consulter les actifs et leur historique de maintenance sans les modifier, et signale les nouveaux problèmes par des demandes plutôt qu'en créant des ordres de travail.

Demandeur

Peut créer des demandes d'intervention, suivre leur statut et consulter les ordres de travail. Ne peut pas modifier les ordres de travail ni les actifs.

Lecteur

Accès en lecture seule. Peut consulter les actifs, ordres de travail et rapports mais ne peut effectuer aucune modification.

Comment créer un nouveau rôle

Créez des rôles personnalisés adaptés aux besoins spécifiques de votre organisation.

  1. Ouvrez Organisation → Rôles dans la barre latérale
  2. Cliquez sur le bouton « Nouveau rôle »
  3. Saisissez un nom pour le rôle (par ex. « Chef de poste »)
  4. Sélectionnez les permissions à accorder à ce rôle
  5. Cliquez sur « Créer le rôle » pour l'enregistrer

Comment modifier les permissions d'un rôle

Ajustez les permissions des rôles existants pour s'adapter à l'évolution des besoins.

  1. Ouvrez Organisation → Rôles dans la barre latérale
  2. Cliquez sur le rôle à modifier
  3. Cochez ou décochez les permissions selon les besoins
  4. Cliquez sur « Mettre à jour le rôle » pour appliquer les modifications

Avertissement

Les modifications d'un rôle affectent immédiatement tous les utilisateurs qui lui sont assignés.

Comment attribuer un rôle à un utilisateur

Attribuez le rôle approprié lors de la création ou de la modification d'un utilisateur. Vous ne pouvez attribuer qu’un rôle dont vous détenez toutes les permissions, à une personne qui n’en détient pas plus que vous.

  1. Ouvrez Organisation → Utilisateurs dans la barre latérale
  2. Cliquez sur l'utilisateur à modifier
  3. Dans la liste déroulante « Rôle », sélectionnez le rôle voulu
  4. Cliquez sur « Enregistrer les modifications » pour appliquer le changement

Bonnes pratiques

Commencez par les rôles prédéfinis — ils couvrent la plupart des cas courants

Ne créez des rôles personnalisés que si les rôles prédéfinis ne conviennent pas

Appliquez le principe du moindre privilège — n'accordez que les permissions nécessaires

Documentez l'objectif de chaque rôle personnalisé que vous créez

Revoyez régulièrement les attributions de rôles pour vérifier qu'elles sont toujours adaptées

Visibilité des données

Chaque rôle dispose d'un paramètre "Visibilité des données" qui contrôle quelles lignes un utilisateur peut voir — indépendamment de ses permissions.

  1. Toutes les données de l'entreprise — L'utilisateur voit tous les actifs, OT, demandes et préventifs de l'entreprise. Valeur par défaut de tous les rôles principaux, sauf Superviseur, qui démarre en Périmètre équipe.
  2. Seulement ce qui m'est assigné / créé — L'utilisateur ne voit que les lignes qui lui sont assignées ou qu'il a créées. Recommandé pour un cloisonnement strict des données.
  3. Périmètre équipe — L’utilisateur voit les éléments liés aux équipes dont il est membre ou responsable. S’il n’a aucune équipe configurée, il voit toutes les données de l’entreprise (le rôle n’est jamais une impasse) ; le filtrage strict par équipe reprend automatiquement dès qu’une équipe lui est attribuée.

Pour modifier la visibilité des données d'un rôle : allez dans Organisation → Rôles, ouvrez l'éditeur de rôle, trouvez le champ "Visibilité des données" et choisissez l'option souhaitée.

Avertissement

Avec "Seulement ce qui m'est assigné / créé", les demandeurs ne verront que les actifs qui leur ont été explicitement assignés. Assurez-vous d'affecter tous les actifs pertinents avant de restreindre la portée.

Info

Si le rôle Demandeur ou Technicien est réglé sur « Seulement ce qui m'est assigné / créé », les utilisateurs ne verront que les actifs qui leur sont assignés — y compris dans le sélecteur de création de demande / d'ordre de travail. Si votre objectif était uniquement de masquer les ordres de travail des autres, utilisez plutôt le réglage « Ordres de travail » décrit ci-dessous : il laisse la liste des actifs intacte.

Info

Exemple par section : si votre site est organisé en sections responsables (par ex. Compresseurs, Bâtiment & Infrastructure, Électricité) et que chaque section correspond à une Équipe, réglez le rôle utilisé par les membres de la section (comme Technicien) sur « Périmètre équipe ». Chaque utilisateur ne voit alors que les bons de travail, actifs et demandes de la ou des équipes auxquelles il appartient ou qu’il dirige — pas ceux des autres sections. Choisissez cette option pour limiter les techniciens à leur propre section plutôt qu’aux éléments qui leur sont individuellement assignés.

Info

Ordres de travail uniquement (recommandé pour « les techniciens ne voient que leurs propres interventions ») : un réglage « Ordres de travail » distinct, sur chaque rôle, restreint les ordres de travail SANS toucher à la liste des actifs. Mettez « Visibilité des données » sur « Toutes les données de l'entreprise » et « Ordres de travail » sur « Uniquement ses propres ordres de travail » : l'équipe continue de consulter tous les actifs enregistrés, mais chaque utilisateur ne voit que les ordres de travail qui lui sont assignés, qu'il a créés ou qu'il suit, ainsi que ceux portant sur les actifs qui lui sont assignés. Les actifs, demandes et plans préventifs ne sont pas restreints.

Vous voulez en savoir plus sur le fonctionnement des permissions individuelles ?

Voir le guide des permissions

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