طلب الشراء هو طلب داخلي لشراء قطع أو مواد استهلاكية أو أدوات. ينشئه أحدهم، فتتم مراجعته واعتماده، ثم يُحوَّل إلى أوامر شراء — مُجمَّعة تلقائيًا حسب المورّد.
إنشاء طلب
- افتح طلبات الشراء وانقر على طلب جديد
- أضف القطع التي تحتاجها مع الكميات
- حدّد أولوية — منخفضة أو متوسطة أو عالية أو عاجلة
- اختياريًا أضف غرضًا وتاريخًا مطلوبًا وأمر عمل مرتبطًا
- أرفق صورًا أو عروض أسعار أو مواصفات إذا كان ذلك مفيدًا
- احفظ كمسودة أو أرسل للموافقة
ما يمكنك تسجيله
- الغرض / السبب — مبرر الطلب
- التاريخ المطلوب — متى يلزم المادة
- أمر العمل المرتبط — اربط الطلب بالعمل الذي يحتاج القطع
- المرفقات — صور القطع التالفة أو عروض الأسعار أو المواصفات
- الأولوية — بما في ذلك مستوى عاجل مخصص
- القسم / الوحدة — يُعرض تلقائيًا من موقع مقدّم الطلب
من المسودة إلى أمر الشراء
- مسودة — أنشئ الطلب وحرّره (المسودات بها زر تحرير)
- مُرسَل — أُرسل للموافقة
- معتمد — جاهز للتحويل
- مُحوَّل — تُنشأ أوامر شراء مُجمَّعة حسب المورّد؛ ثم يتم الاستلام والإغلاق على أمر الشراء
سلسلة موافقات قابلة للتكوين
يمكن للمسؤولين جعل الحقول إلزامية وتوجيه الموافقات تلقائيًا، دون برمجة، لكل شركة.
- انتقل إلى إعدادات الشركة ← سير العمل ← طلبات الشراء
- اجعل الحقول إلزامية قبل الموافقة — مثل غرض أو أمر عمل مرتبط
- اختر المُوافِق — دور أو مستخدم محدد أو مدير قسم مقدّم الطلب (يُحدَّد تلقائيًا من مواقعك)
- أو طبّق الإعداد المسبق موافقة مدير القسم بنقرة واحدة
نصيحة
نصيحة
عناصر خارج الكتالوج
يمكنك أيضًا طلب عناصر غير موجودة في مخزونك. انقر على «إضافة عنصر مخصص» لكتابة اسم ووحدة وكمية كنص حر لحاجة عرضية. عندما يتحول الطلب إلى أمر شراء، يُنقل السطر المخصص كعنصر للشراء فقط — ولا ينشئ أبدًا عنصر مخزون.
الموافقة من مدير القسم
اختر «القسم المسؤول» (فريقًا) في طلب الشراء. من إعدادات الشركة ← سير العمل ← طلبات الشراء، طبّق القالب السريع «موافقة مدير القسم» (أو أضف خطوة يكون المُوافِق فيها «مدير القسم (قائد الفريق)»)، وعيّن قائدًا لكل فريق من المنظمة ← الفرق. يوافق قائد القسم ويتلقى إشعارًا؛ وإذا لم يكن للقسم قائد، يوافق أقرب قائد فوقه. لا يوافق مقدم الطلب أبدًا على مشترياته، وعند غياب القسم أو القائد يوافق دور Manager أو Admin. لجعل القسم إلزاميًا، أضف الحقل المطلوب «القسم المسؤول» إلى إحدى الخطوات.
المخزون والمواصفات والروابط في كل بند
تعرض صفحة طلب الشراء المخزون الحالي والحد الأدنى للمخزون لكل قطعة من الكتالوج، مع إبرازهما عندما يبلغ المخزون الحد الأدنى أو يقل عنه، ليرى المُوافِق سبب الحاجة. ولكل بند، من الكتالوج أو حر، حقل اختياري «المواصفات / ملاحظة» (حتى 1000 حرف) للمواصفات الفنية أو مرجع أو رابط منتج؛ والروابط قابلة للنقر.
تكاليف البنود والإجمالي التقديري
يرى المستخدمون المسموح لهم برؤية أسعار المخزون، في صفحة طلب الشراء — على الويب وفي تطبيق الجوال — سعر الوحدة التقديري والمبلغ لكل بند، والإجمالي التقديري للطلب، بجوار أزرار الموافقة مباشرة. يستخدم البند التكلفة التقديرية المُدخلة عليه؛ وإن لم توجد، يستخدم تكلفة الوحدة للقطعة من المخزون، مع الإشارة «تكلفة الوحدة للقطعة». تُحتسب البنود التي لا سعر لها إطلاقًا وتُستبعد من الإجمالي. عند إنشاء طلب أو تعديله يمكنك إدخال تكلفة تقديرية على أي بند، مثل عرض سعر من مورّد؛ وإذا تُرك الحقل فارغًا، يستخدم بند الكتالوج تكلفة الوحدة للقطعة. تستخدم خطوات الموافقة المقيدة بنطاق مبلغ هذا الإجمالي نفسه.
تصدير طلب شراء إلى Excel
يُنزّل زر «تصدير (Excel)» في صفحة طلب الشراء جدولًا يتضمن ترويسة (المرجع، الحالة، مقدم الطلب، التواريخ، القسم، الأولوية، الغرض) وصفًا لكل بند: رمز الصنف، الوصف، المواصفات، الوحدة، الكمية، سعر الوحدة والمبلغ التقديريان، ملاحظة، المورّد المقترح والرابط، مع إجمالي. لا تظهر الأسعار إلا للمستخدمين المصرّح لهم برؤية أسعار المخزون.
تصدير عدة طلبات شراء
في قائمة طلبات الشراء، اختر فترة (تاريخ الطلب) وعند الحاجة حالة أو بحثًا، ثم انقر على «تصدير (Excel)». ستحصل على جدول بيانات واحد يضم صفًا لكل بند من كل طلب مطابق: المرجع وتاريخ الطلب ومقدّم الطلب والقسم المسؤول والحالة والغرض، ثم رمز الصنف والوصف والمواصفات والوحدة والكمية وسعر الوحدة والمبلغ التقديريان والمورّد المقترح والرابط. حتى 500 طلب في كل تصدير.
طلب شراء من صفحة قطعة أو من تطبيق الجوال
في صفحة القطعة، يفتح زر «طلب شراء» طلب شراء جديدًا تكون فيه هذه القطعة في البند الأول، على الويب وفي تطبيق الجوال. في التطبيق يمكنك إضافة قطع أو أصناف حرة، ومواصفات لكل بند، والغرض، وتاريخ الحاجة، والأولوية، والقسم المسؤول، وأمر عمل مرتبط، وملاحظات، وحتى 5 صور أو ملفات، ثم الضغط على «إرسال للموافقة» أو «حفظ كمسودة». يتطلب الإرسال اتصالًا بالإنترنت. ويلزم إذن الإنشاء وخطة Starter أو أعلى ووحدة طلبات الشراء.
نصيحة
الموافقة من تطبيق الهاتف
يمكن للمعتمدين الموافقة على طلب معلّق أو رفضه من صفحته في تطبيق الهاتف. تُفتح قائمتهم على جميع الطلبات بدلًا من طلباتهم فقط، وتعرض الشاشة الرئيسية عدد الطلبات التي تنتظر الموافقة. يبقى مسار الموافقة ساريًا: إذا لم تكن المعتمد المتوقع، يوضح لك التطبيق السبب.
حذف طلب شراء
يمكن حذف طلب الشراء ما دام مسودة أو مرفوضًا أو ملغى. بعد إرساله أو اعتماده، ألغِه أولًا.
هل كانت هذه الصفحة مفيدة؟