Projekte

Ein Projekt bündelt die Arbeitsaufträge, die zum selben Vorhaben gehören — eine Jahresabschaltung, die Renovierung eines Gebäudes, die Einrichtung einer Maschine, eine Präventivkampagne — und gibt ihnen einen gemeinsamen Plan, ein gemeinsames Budget und einen gemeinsamen Fortschritt. Jedes Projekt trägt seine eigene Referenz (PRJ-1, PRJ-2…), einen Projektleiter, ein Team und so viele Phasen, wie das Vorhaben braucht. Die Arbeitsaufträge selbst bleiben ganz normale Arbeitsaufträge: Ihre Techniker arbeiten genau wie bisher, und das Projekt fasst deren Status und Kosten für Sie zusammen.

Verfügbarkeit

Projekte anzusehen ist in jedem Tarif möglich. Sie anzulegen und zu bearbeiten — einschließlich Phasen, Budget und RFIs — erfordert den Business-Tarif.

Ein Projekt anlegen

1. Öffnen Sie Projekte in der Seitenleiste und klicken Sie auf Neues Projekt.
2. Vergeben Sie einen Namen und wählen Sie einen Typ: Allgemein, Abschaltung, Renovierung, Einrichtung oder Kampagne.
3. Legen Sie die Priorität sowie geplantes Start- und Enddatum fest.
4. Tragen Sie ein geplantes Budget ein, falls das Vorhaben eines hat — die tatsächlichen Kosten werden aus den verknüpften Arbeitsaufträgen berechnet.
5. Wählen Sie einen Projektleiter, ergänzen Sie eine Beschreibung und speichern Sie.

Was jeder Tab enthält

Arbeitsaufträge verknüpfen

Wählen Sie im Tab Arbeitsaufträge einen beliebigen bestehenden Auftrag aus, um ihn dem Projekt zuzuordnen; im Tab Phasen können Sie ihn stattdessen direkt einer bestimmten Phase zuordnen. Die Zuordnung verändert den Arbeitsauftrag in keiner Weise, und das Lösen der Verknüpfung löscht ihn niemals. Aktivieren Sie „Phasenstatus aus Arbeitsaufträgen aktualisieren“, dann folgt jede Phase den Aufträgen in ihr, statt von Hand gesetzt zu werden.

Die Phasen

Eine Phase ist ein Abschnitt des Auftrags — Vorbereitung, Demontage, Montage, Inbetriebnahme. Fügen Sie sie im Reiter Phasen mit Namen, Startdatum und Enddatum hinzu; öffnen Sie „Mehr Details (Verantwortlicher, Kosten…)", um einen Verantwortlichen sowie geplante und tatsächliche Kosten festzulegen. Phasen sind geordnet und haben jeweils einen eigenen Status: Ausstehend, In Bearbeitung, Abgeschlossen oder Pausiert. Die Liste zeigt die Daten jeder Phase mit Bezeichnung sowie den Tag ihres Abschlusses. Der Verantwortliche wird benachrichtigt, wenn ihm eine Phase übertragen wird.

Was die Arbeitsaufträge über eine Phase sagen

Eine Phase ohne eigenen Verantwortlichen oder ohne eigene Daten zeigt stattdessen die ihrer verknüpften Arbeitsaufträge: die zugewiesenen Personen, ihre Teams sowie den frühesten Beginn und das späteste Fälligkeitsdatum, gekennzeichnet mit „aus den Arbeitsaufträgen“. Die Teams sind auch für Kollegen sichtbar, deren Zugriff diese Arbeitsaufträge nicht umfasst, damit jeder sieht, welches Team welche Phase übernimmt. Was Sie in der Phase selbst eintragen, hat immer Vorrang, und nichts wird hineinkopiert. Klicken Sie auf den Namen einer Phase, um ihre Arbeitsaufträge zu öffnen.

Fortschritt und Status

Der Fortschritt in Prozent zählt sowohl die verknüpften Arbeitsaufträge als auch die Phasen — eine von Hand abgeschlossene Phase zählt also auch dann, wenn zusätzlich Arbeitsaufträge existieren. Ein Arbeitsauftrag gilt als erledigt, sobald er Abgeschlossen, Validiert oder Geschlossen ist. Den Projektstatus setzen Sie selbst — Planung, Aktiv, Wartend, Abgeschlossen, Geschlossen oder Storniert — es sei denn, Sie aktivieren im Tab Übersicht „Projektstatus aus Phasen aktualisieren“, wodurch er aus den Phasen abgeleitet wird. Wartend und Storniert bleiben immer manuell: Ein pausiertes Projekt startet sich nie von selbst neu.

Das Budget

Hinterlegen Sie ein geplantes Budget im Projekt, und der Tab Budget stellt es dem tatsächlich Ausgegebenen gegenüber, gesammelt aus den Arbeits- und Materialkosten der verknüpften Arbeitsaufträge. Dieselbe Tabelle schlüsselt beide Werte Phase für Phase auf. Eine Phase ohne hinterlegte Arbeitsaufträge — ein vergebenes Los, ein Lieferantenangebot — trägt stattdessen ihre eigenen geplanten und tatsächlichen Kosten, sodass nie doppelt gezählt wird. Kosten, die zum Projekt, aber zu keinem Arbeitsauftrag gehören – direkt gekauftes Material, die Rechnung eines Dienstleisters, eine Genehmigungsgebühr –, erfassen Sie mit „Kosten hinzufügen“ unter „Sonstige Kosten“ unten auf der Registerkarte Budget; sie fließen in die Gesamtkosten des Projekts ein.

Budget pro Phase

Die geplanten Kosten einer Phase lassen sich immer bearbeiten, ob Arbeitsaufträge verknüpft sind oder nicht. Ihre tatsächlichen Kosten werden berechnet: die Kosten ihrer Arbeitsaufträge plus die ihr zugeordneten direkten Kosten. Wenn Sie im Budget-Reiter direkte Kosten erfassen – eine Rechnung eines Subunternehmers, außerhalb eines Arbeitsauftrags gekauftes Material –, wählen Sie die zugehörige Phase; direkte Kosten ohne Phase erscheinen in einer eigenen Zeile, sodass die Tabelle weiterhin mit den Summen übereinstimmt.

Alle Projekte, Standort für Standort

Die Projektliste ist zugleich ein Portfolio der an all Ihren Standorten geplanten Arbeiten. Filtern Sie nach Standort, um einen Standort einschließlich seiner Unterstandorte zu sehen, und nach Geplantes Jahr, um zu sehen, was in einem bestimmten Jahr ansteht. Mit Gruppieren nach (Standort, Priorität oder geplantes Jahr) erhalten Sie je Gruppe einen Block mit Anzahl der Projekte, geplantem Budget und Ist-Kosten. Die beiden Budgetkarten oben summieren alles, was die Filter erfassen, nicht nur die angezeigte Seite. Beträge werden je Währung summiert: Ein Projekt mit eigener Währung wird nie zu den anderen addiert.

Projekte auf der Seite eines Standorts

Die Registerkarte Projekte eines Standorts listet seine Projekte auf, einschließlich derer seiner Unterstandorte, sofern Sie Unterstandorte einbeziehen nicht abwählen. In Projekten anzeigen öffnet die vollständige, bereits auf diesen Standort gefilterte Liste mit ihren Summen und ihrer Gruppierung.

Ein Investitionsplan für Ihren Vorstand

Berichte › Vorlagen bietet die Vorlage „Investitionsplan“: die anstehenden Projekte (in Planung, aktiv oder angehalten) aller Ihrer Standorte, nach Standort, nach Priorität und nach geplantem Jahr, dann nach Standort aufgelistet, jeweils mit geplantem Budget und bisherigen Ist-Kosten. Sie hängt nicht vom Berichtszeitraum ab: Sie zeigt immer den aktuellen Stand des Plans. Beträge bleiben in der Währung des jeweiligen Projekts.

1. Öffnen Sie Berichte, dann die Registerkarte Vorlagen, und klicken Sie bei „Investitionsplan“ auf „In mein Konto klonen“.
2. Planen Sie ihn in der Registerkarte Geplant monatlich oder quartalsweise als PDF, Excel oder CSV. Empfänger sind Kollegen, die in FreeMaint Berichte lesen dürfen; um ihn extern zu teilen, senden Sie sich die Datei mit „Test an mich senden“ und leiten Sie sie weiter.
3. Mit „Beschränken auf (optional)“ senden Sie nur den Plan eines oder mehrerer Standorte, Unterstandorte eingeschlossen.
4. Das geplante Budget sieht jeder, der Projekte lesen darf; die Ist-Kosten nur Personen, die Berichtskosten sehen dürfen – in einem geplanten Bericht erhält jeder Empfänger sie nur, wenn er sie sehen darf.

Projekte im Berichtsersteller

Im Business-Plan bietet Berichte › Ersteller auch Projekte als Datenquelle: Referenz, Name, Typ, Status, Priorität, Standort, geplanter Beginn, geplantes Ende, geplantes Jahr, geplantes Budget und Ist-Kosten. Gruppieren Sie nach Standort, Priorität oder geplantem Jahr und fügen Sie eine Summe hinzu, um Ihre eigene Sicht auf den Plan zu erstellen. Die beiden Budgetspalten erscheinen nur für Personen, die Berichtskosten sehen dürfen.

RFIs — Informationsanfragen

Ein RFI ist eine formelle Frage zu einem Projekt: ein fehlendes Maß, eine unklare Spezifikation. Es trägt einen Verantwortlichen, eine Frist, die betroffenen Zeichnungen und eine schriftliche Antwort, die dokumentiert bleibt. Jedes erhält seine eigene Referenz (RFI-1, RFI-2…) und durchläuft Entwurf, Eingereicht, In Prüfung, Beantwortet und Geschlossen; Stornieren und Wiedereröffnen sind möglich. Weisen Sie es einem Kollegen oder einem Lieferanten zu; Antwort und Anhänge bleiben beim Projekt. RFIs stehen in der Seitenleiste unter Projekte.

Drucken und exportieren

In der Projektliste liefert Drucken entweder nur die Liste oder die Liste mit den Arbeitsaufträgen jedes Projekts darunter, jeweils mit Standort, geplantem Budget und Ist-Kosten. Ist die Liste gruppiert, behält der Ausdruck die Gruppen und ihre Zwischensummen bei und endet mit der Gesamtsumme. Exportieren erzeugt eine Excel- oder CSV-Datei mit geplantem Jahr, geplantem Budget und Ist-Kosten jedes Projekts. Beide umfassen die gesamte gefilterte Menge, nicht nur die angezeigte Seite. Die Ist-Kosten erscheinen nur, wenn Ihre Rolle die Kosten von Arbeitsaufträgen sehen darf.

Projektbericht (PDF)

Auf der Seite eines Projekts erstellt „Als PDF exportieren“ einen Bericht für eine Management-Besprechung oder die Projektakte: Übersicht und benutzerdefinierte Felder, Phasen mit Fortschritt, Personen und Daten, die verknüpften Arbeitsaufträge nach Phase gruppiert, das Team, Plan gegen Ist pro Phase sowie die Dokumente mit ihren Fotos. Deaktivieren Sie die Abschnitte, die Sie nicht benötigen. Der Bericht enthält nur, was Sie sehen dürfen: Arbeitsaufträge, Dokumente oder Kostenangaben, die Ihre Rolle nicht öffnet, werden weggelassen. Verfügbar ab dem Starter-Plan.

Anlagen, die ein Projekt umfasst

Ein Projekt kann mehrere Anlagen umfassen. Wählen Sie sie im Projektformular aus; das Projekt erscheint dann im Reiter „Projekte“ jeder Anlage, neben deren Aufträgen. Projekte, die nur über Aufträge der Anlage erreicht werden, stehen getrennt – mit den Aufträgen, die sie verbinden.

Zeitachse der Phasen

Wechseln Sie im Reiter Phasen von „Liste“ zu „Zeitachse“, um jede Phase als Balken von ihrem Start- bis zu ihrem Enddatum zu sehen, gefüllt nach ihrem Fortschritt, mit markiertem heutigem Tag. Eine Phase ohne eigene Daten übernimmt die ihrer verknüpften Arbeitsaufträge (gestrichelter Balken), eine Phase mit nur einem Datum erscheint als Meilenstein. Ein Klick auf einen Balken öffnet die Phase in der Liste. Daten ändern Sie in der Liste über die Schaltfläche Bearbeiten der Phase. Wenn Sie Phasen bearbeiten dürfen, öffnet der Klick auch ihr Bearbeitungsformular.

Geplant und Ist

In der Zeitachse zeigt ein schmaler Balken unter jedem geplanten Balken, was tatsächlich geschah: vom Tag, an dem die Phase — oder ihr erster verknüpfter Arbeitsauftrag — begann, bis zum Tag ihres Abschlusses, und bis heute, solange sie offen ist. Sobald eine Phase abgeschlossen ist, erscheinen die Tage Verspätung oder Vorsprung unter ihrem Namen. Wurde die Phase erst nach Ende der Arbeiten als abgeschlossen markiert, korrigieren Sie „Begonnen am“ und „Abgeschlossen am“ in ihrem Bearbeitungsformular: Balken und Abweichung passen sich an.

Audit-Verlauf

Der Reiter „Audit-Verlauf" listet jede Änderung am Projekt auf — seine Erstellung, jede Bearbeitung Feld für Feld mit altem und neuem Wert, Phasen, Teammitglieder, verknüpfte Arbeitsaufträge und Kosten — mit Urheber, Datum und Uhrzeit. Eine automatische Änderung (der Status einer Phase, der ihren Arbeitsaufträgen folgt) erscheint als „System". Wird ein Projekt gelöscht, bleibt sein letzter Eintrag im Audit-Protokoll des Unternehmens (Firmeneinstellungen), gefiltert nach Project. Ab dem Business-Tarif verfügbar, für Rollen mit der Audit-Berechtigung.

Lieferant einer Phase

Wählen Sie in den Details einer Phase den „Lieferant“, der die Arbeiten ausführt – ein Auftragnehmer, ein Berater, ein Prüflabor … –, neben dem „Verantwortlich“. Die Teams werden aus den verknüpften Arbeitsaufträgen angezeigt. Der Lieferant erscheint bei der Phase und im PDF-Bericht.

Einen Arbeitsauftrag entfernen

Öffnen Sie im Tab Phasen eine Phase und nutzen Sie × neben einem Arbeitsauftrag, um ihn nur aus dieser Phase zu nehmen: Er bleibt im Projekt. Das × im Tab Arbeitsaufträge entfernt ihn aus dem Projekt. Beides wird bestätigt, und keines löscht den Arbeitsauftrag. „Neuer Arbeitsauftrag in dieser Phase“ zeigt im Formular, welchem Projekt und welcher Phase der Auftrag zugeordnet wird – auch wenn Sie mehrere auf einmal anlegen. Sein Titel lautet zunächst „Phase – Projekt“ und lässt sich ändern.

Geplante und tatsächliche Termine

Ein Projekt und jede seiner Phasen zeigen Geplanter Beginn und Geplantes Ende, dann Tatsächlicher Beginn und Tatsächliches Ende, sobald die Arbeit begonnen und geendet hat. Die Zeitleiste zeigt den Plan als Balken und den tatsächlichen Verlauf als dünne Linie darunter.