Übersicht über Bestellanforderungen

Eine Bestellanforderung ist eine interne Anforderung zum Kauf von Teilen, Verbrauchsmaterial oder Werkzeugen. Jemand erstellt sie, sie wird geprüft und genehmigt und dann in Bestellungen umgewandelt — automatisch nach Lieferant gruppiert.

Eine Bestellanforderung erstellen

1. Öffnen Sie Bestellanforderungen und klicken Sie auf Neue Anforderung
2. Fügen Sie die benötigten Teile mit Mengen hinzu
3. Legen Sie eine Priorität fest — Niedrig, Mittel, Hoch oder Dringend
4. Fügen Sie optional einen Zweck, ein Fälligkeitsdatum und einen verknüpften Arbeitsauftrag hinzu
5. Hängen Sie bei Bedarf Fotos, Angebote oder Spezifikationen an
6. Als Entwurf speichern oder zur Genehmigung einreichen

Was Sie erfassen können

• Zweck / Begründung — die Rechtfertigung der Anforderung
• Fälligkeitsdatum — wann das Material benötigt wird
• Verknüpfter Arbeitsauftrag — verbinden Sie die Anforderung mit der Arbeit, die die Teile benötigt
• Anhänge — Fotos defekter Teile, Angebote oder Spezifikationen
• Priorität — mit einer eigenen Stufe Dringend
• Bereich / Einheit — automatisch aus dem Standort des Anforderers angezeigt

Vom Entwurf zur Bestellung

1. Entwurf — Anforderung erstellen und bearbeiten (Entwürfe haben eine Schaltfläche Bearbeiten)
2. Eingereicht — zur Genehmigung gesendet
3. Genehmigt — bereit zur Umwandlung
4. Umgewandelt — Bestellungen werden erstellt und nach Lieferant gruppiert; Wareneingang und Abschluss erfolgen dann auf der Bestellung

Konfigurierbare Genehmigungskette

Administratoren können Felder vorschreiben und Genehmigungen automatisch weiterleiten — ohne Code, pro Unternehmen.

1. Gehen Sie zu Unternehmenseinstellungen → Workflows → Bestellanforderungen
2. Felder vor der Genehmigung vorschreiben — zum Beispiel einen Zweck oder einen verknüpften Arbeitsauftrag
3. Wählen Sie den Genehmiger — eine Rolle, einen bestimmten Benutzer oder den Leiter der Abteilung des Anforderers (automatisch aus Ihren Standorten ermittelt)
4. Oder wenden Sie die Voreinstellung Abteilungsleitergenehmigung mit einem Klick an

Artikel außerhalb des Katalogs

Sie können auch Artikel anfordern, die nicht in Ihrem Bestand sind. Klicken Sie auf „Freien Artikel hinzufügen“, um für einen gelegentlichen Bedarf einen Freitext-Namen, eine Einheit und eine Menge einzugeben. Wird die Anforderung zur Bestellung, wird die freie Zeile als reiner Einkaufsartikel übernommen — sie erzeugt nie einen Bestandsartikel.

Genehmigung durch den Bereichsleiter

Wählen Sie in der Anforderung einen zuständigen Bereich (ein Team). Wenden Sie unter Firmeneinstellungen → Arbeitsabläufe → Bestellanforderungen die Schnellvorlage „Genehmigung durch Bereichsleiter“ an (oder fügen Sie einen Schritt mit dem Genehmiger „Bereichsleiter (Teamleiter)“ hinzu) und geben Sie jedem Team unter Organisation → Teams einen Leiter. Der Leiter des Bereichs genehmigt und wird benachrichtigt; hat der Bereich keinen Leiter, genehmigt der nächste Leiter darüber. Ein Anforderer genehmigt nie seinen eigenen Einkauf; ohne Bereich oder Leiter genehmigt die Rolle Verantwortlicher oder Administrator. Um den Bereich zur Pflicht zu machen, fügen Sie einem Schritt das Pflichtfeld „Zuständiger Bereich“ hinzu.

Bestand, Spezifikation und Links je Position

Die Seite der Anforderung zeigt für jedes Katalogteil den aktuellen Bestand und den Mindestbestand – hervorgehoben, wenn der Bestand den Mindestwert erreicht oder unterschreitet –, damit der Genehmiger sieht, warum der Einkauf nötig ist. Jede Position, ob aus dem Katalog oder frei, hat ein optionales Feld „Spezifikation / Bemerkung“ (bis 1.000 Zeichen) für technische Angaben, eine Referenz oder einen Produktlink; Links sind anklickbar.

Kosten je Position und geschätzte Summe

Benutzer, die Lagerpreise sehen dürfen, sehen auf der Seite der Bestellanforderung – im Web und in der mobilen App – direkt neben den Genehmigungsschaltflächen den geschätzten Stückpreis und Betrag jeder Position sowie die geschätzte Summe. Eine Position verwendet die bei ihr eingetragenen geschätzten Kosten; ohne diese die Stückkosten des Teils aus dem Lager, gekennzeichnet mit „Stückkosten des Teils“. Positionen ganz ohne Preis werden gezählt und nicht in die Summe einbezogen. Beim Anlegen oder Bearbeiten einer Anforderung können Sie für jede Position geschätzte Kosten eingeben, zum Beispiel ein Lieferantenangebot; bleibt das Feld leer, verwendet eine Katalogposition die Stückkosten des Teils. Genehmigungsschritte, die auf einen Betragsbereich beschränkt sind, verwenden dieselbe Summe.

Eine Anforderung nach Excel exportieren

„Exportieren (Excel)“ auf der Seite der Anforderung lädt eine Tabelle herunter: einen Kopf (Referenz, Status, Anforderer, Daten, Bereich, Priorität, Zweck) und eine Zeile je Position – Artikelnummer, Bezeichnung, Spezifikation, Einheit, Menge, geschätzter Stückpreis und Betrag, Bemerkung, vorgeschlagener Lieferant und Link – mit einer Summe. Preise sehen nur Benutzer, die Lagerpreise sehen dürfen.

Mehrere Bedarfsanforderungen exportieren

Wählen Sie in der Liste der Bedarfsanforderungen einen Zeitraum (Anforderungsdatum) und bei Bedarf einen Status oder eine Suche, und klicken Sie dann auf „Exportieren (Excel)“. Sie erhalten eine einzige Tabelle mit einer Zeile pro Position jeder passenden Anforderung: Referenz, Anforderungsdatum, Anforderer, zuständiger Bereich, Status und Zweck, danach Artikelnummer, Beschreibung, Spezifikation, Einheit, Menge, geschätzter Stückpreis und Betrag, vorgeschlagener Lieferant und Link. Bis zu 500 Anforderungen pro Export.

Einen Einkauf aus einem Teil oder in der mobilen App anfordern

Auf der Seite eines Teils öffnet „Einkauf anfordern“ eine neue Anforderung mit diesem Teil in der ersten Zeile – im Web und in der mobilen App. In der App können Sie Teile oder freie Artikel, eine Spezifikation je Position, den Zweck, das Bedarfsdatum, die Priorität, den zuständigen Bereich, einen verknüpften Arbeitsauftrag, Notizen und bis zu 5 Fotos oder Dateien hinzufügen und dann „Zur Genehmigung einreichen“ oder „Als Entwurf speichern“ tippen. Zum Senden ist eine Verbindung nötig. Voraussetzung sind die Berechtigung zum Anlegen, der Starter-Tarif oder höher und das Modul Bestellanforderungen.

Freigabe in der mobilen App

Freigebende können eine ausstehende Anforderung auf ihrer Seite in der mobilen App freigeben oder ablehnen. Ihre Liste öffnet sich mit allen Anforderungen statt nur den eigenen, und der Startbildschirm zeigt, wie viele auf eine Freigabe warten. Der Freigabe-Workflow gilt weiterhin: Sind Sie nicht der vorgesehene Freigebende, zeigt die App den Grund an.

Eine Bestellanforderung löschen

Eine Bestellanforderung kann gelöscht werden, solange sie ein Entwurf, abgelehnt oder storniert ist. Ist sie eingereicht oder genehmigt, stornieren Sie sie zuerst.