Proyectos

Un proyecto agrupa las órdenes de trabajo que pertenecen al mismo trabajo — una parada anual, la renovación de un edificio, la instalación de una máquina, una campaña preventiva — y les da una planificación, un presupuesto y un avance comunes. Cada proyecto lleva su propia referencia (PRJ-1, PRJ-2…), un jefe de proyecto, un equipo y tantas fases como haga falta. Las órdenes de trabajo siguen siendo órdenes de trabajo normales: sus técnicos trabajan exactamente igual que hoy, y el proyecto consolida por usted su estado y su coste.

Disponibilidad

Consultar los proyectos está disponible en todos los planes. Crearlos y editarlos — incluidas fases, presupuesto y RFI — requiere el plan Business.

Crear un proyecto

1. Abra Proyectos en el menú lateral y haga clic en Nuevo proyecto.
2. Póngale un nombre y elija un tipo: General, Apagado, Renovación, Instalación o Campaña.
3. Defina la prioridad y las fechas previstas de inicio y fin.
4. Introduzca un presupuesto previsto si el trabajo lo tiene — el gasto real se calcula solo a partir de las órdenes de trabajo vinculadas.
5. Elija un jefe de proyecto, añada una descripción y guarde.

Qué contiene cada pestaña

Vincular órdenes de trabajo

En la pestaña Órdenes de trabajo, elija cualquier orden existente para vincularla al proyecto; desde la pestaña Fases puede vincularla directamente a una fase concreta. Vincular una orden no la modifica en nada, y desvincularla nunca la elimina. Active «Actualizar el estado de la fase desde las órdenes de trabajo» y cada fase seguirá entonces a las órdenes que contiene en lugar de fijarse a mano.

Las fases

Una fase es una etapa del trabajo: preparación, desmontaje, montaje, puesta en marcha. Añádala desde la pestaña Fases con su nombre, su fecha de inicio y su fecha de fin; abra «Más detalles (responsable, coste…)» para asignar un responsable y un coste previsto y real. Las fases están ordenadas y cada una tiene su propio estado: Pendiente, En curso, Completada o En pausa. La lista muestra las fechas de cada fase con su nombre, y el día en que se completó. El responsable recibe una notificación cuando se le asigna una fase.

Lo que las órdenes de trabajo dicen de una fase

Una fase sin responsable o sin fechas propias muestra en su lugar las de sus órdenes de trabajo vinculadas: las personas asignadas, sus equipos y la fecha de inicio más temprana y la de vencimiento más tardía, marcadas como "según las órdenes". Los equipos se muestran incluso a un compañero cuyo acceso no cubre esas órdenes de trabajo, para que todos sepan qué equipo lleva cada fase. Lo que introduzca en la propia fase siempre prevalece y nada se copia en ella. Haga clic en el nombre de una fase para abrir sus órdenes de trabajo.

Avance y estado

El porcentaje de avance cuenta tanto las órdenes de trabajo vinculadas como las fases, de modo que una fase que usted completa a mano sigue contando aunque también existan órdenes de trabajo. Una orden se considera terminada en cuanto está Completada, Validada o Cerrada. El estado del proyecto lo fija usted — Planificación, Activo, En espera, Completado, Cerrado o Cancelado — salvo que active «Actualizar el estado del proyecto desde las fases» en la pestaña Resumen, que lo deduce de las fases. En espera y Cancelado siguen siendo siempre manuales: un proyecto en espera nunca se reanuda solo.

El presupuesto

Fije un presupuesto previsto en el proyecto y la pestaña Presupuesto lo compara con lo realmente gastado, sumado a partir de los costes de mano de obra y repuestos de las órdenes de trabajo vinculadas. La misma tabla desglosa ambas cifras fase por fase. Una fase que no se apoya en órdenes de trabajo — un lote subcontratado, un presupuesto de proveedor — lleva entonces su propio coste previsto y real, de modo que nada se cuenta dos veces. Un costo que pertenece al proyecto pero a ninguna orden de trabajo —materiales comprados directamente, la factura de un contratista, una tasa de permiso— se registra con Añadir costo en Otros costos, al pie de la pestaña Presupuesto, y se suma al costo total del proyecto.

Presupuesto por fase

El coste previsto de una fase siempre se puede editar, tenga o no órdenes de trabajo vinculadas. Su coste real se calcula: el coste de sus órdenes de trabajo más los costes directos asignados a ella. Al añadir un coste directo en la pestaña de presupuesto —una factura de un contratista, material comprado fuera de una orden de trabajo—, elija la fase a la que corresponde; un coste directo sin fase aparece en su propia línea, de modo que la tabla sigue cuadrando con los totales.

Todos sus proyectos, sitio por sitio

La lista de proyectos también sirve de cartera de los trabajos previstos en todos sus sitios. Filtre por Ubicación para ver un sitio, con sus sububicaciones, y por Año previsto para ver lo que está previsto en un año concreto. Con Agrupar por (ubicación, prioridad o año previsto) obtiene un bloque por grupo con su número de proyectos, su presupuesto planificado y su coste real. Las dos tarjetas de presupuesto de arriba suman todo lo que cumple los filtros, no solo la página en pantalla. Los importes se totalizan por moneda: un proyecto con su propia moneda nunca se suma a los demás.

Proyectos en la página de una ubicación

La pestaña Proyectos de una ubicación muestra sus proyectos, incluidos los de sus sububicaciones salvo que desmarque Incluir sububicaciones. Ver en Proyectos abre la lista completa ya filtrada por esa ubicación, con sus totales y su agrupación.

Un plan de inversiones para su consejo

Informes › Plantillas ofrece la plantilla «Plan de inversiones»: los proyectos pendientes (en planificación, activos o en espera) de todos sus sitios, por ubicación, por prioridad y por año previsto, y después listados por ubicación, cada uno con su presupuesto planificado y su coste real hasta la fecha. No depende del periodo del informe: siempre muestra el plan tal como está. Los importes se mantienen en la moneda de cada proyecto.

1. Abra Informes, luego la pestaña Plantillas, y haga clic en «Clonar en mi cuenta» en «Plan de inversiones».
2. En la pestaña Programados, prográmelo cada mes o cada trimestre en PDF, Excel o CSV. Los destinatarios son compañeros que pueden leer informes en FreeMaint; para compartirlo fuera, envíese el archivo con «Enviarme una prueba» y reenvíelo.
3. Use «Limitar a (opcional)» para enviar solo el plan de uno o varios sitios, con sus sububicaciones.
4. El presupuesto planificado lo ve cualquiera que pueda leer proyectos; el coste real, solo las personas autorizadas a ver los costes de los informes; en un informe programado, cada destinatario lo recibe solo si puede verlo.

Los proyectos en el constructor de informes

Con el plan Business, Informes › Constructor ofrece también Proyectos como fuente de datos: referencia, nombre, tipo, estado, prioridad, ubicación, inicio previsto, fin previsto, año previsto, presupuesto planificado y coste real. Agrupe por ubicación, prioridad o año previsto y añada una suma para crear su propia vista del plan. Las dos columnas de presupuesto solo aparecen a las personas autorizadas a ver los costes de los informes.

RFI — solicitudes de información

Una RFI es una pregunta formal planteada sobre un proyecto: una cota que falta, una especificación ambigua. Lleva un responsable, una fecha límite, los planos a los que se refiere y una respuesta escrita que queda registrada. Cada una recibe su propia referencia (RFI-1, RFI-2…) y pasa por Borrador, Enviada, En revisión, Respondida y Cerrada, con opción de cancelar y reabrir. Asígnela a un compañero o a un proveedor; la respuesta y sus adjuntos permanecen con el proyecto. Las RFI se listan bajo Proyectos en el menú lateral.

Imprimir y exportar

Desde la lista de proyectos, Imprimir le da la lista sola o la lista con las órdenes de trabajo de cada proyecto debajo, con la ubicación, el presupuesto planificado y el coste real de cada proyecto. Si la lista está agrupada, la impresión conserva los grupos y sus subtotales y termina con el total general. Exportar genera un archivo Excel o CSV con el año previsto, el presupuesto planificado y el coste real de cada proyecto. Ambos cubren todo el conjunto filtrado, no solo la página en pantalla. El coste real solo aparece si su rol puede ver los costes de las órdenes de trabajo.

Informe del proyecto (PDF)

En la página de un proyecto, Exportar a PDF genera un informe para presentar en una revisión de dirección o guardar con el expediente del proyecto: resumen y campos personalizados, fases con su avance, personas y fechas, órdenes de trabajo vinculadas agrupadas por fase, equipo, previsto frente a real por fase, y documentos con sus fotos. Desmarque las secciones que no necesite. El informe solo contiene lo que usted puede ver: se omiten las órdenes de trabajo, los documentos o los importes que su rol no abre. Disponible desde el plan Starter.

Activos cubiertos por un proyecto

Un proyecto puede cubrir varios activos. Selecciónelos en el formulario del proyecto; el proyecto aparecerá entonces en la pestaña Proyectos de cada activo, junto a sus órdenes de trabajo. Los proyectos alcanzados indirectamente a través de las órdenes del activo se listan aparte, con las órdenes que los conectan.

Cronograma de las fases

En la pestaña Fases, cambie de «Lista» a «Cronograma» para ver cada fase como una barra desde su fecha de inicio hasta su fecha de fin, rellena según su avance, con el día de hoy marcado. Una fase sin fechas propias usa las de sus órdenes de trabajo vinculadas (barra discontinua) y una fase con una sola fecha se muestra como un hito. Haga clic en una barra para abrir esa fase en la lista. Las fechas se cambian desde la lista, con el botón Editar de la fase. Si puede modificar las fases, el clic también abre su formulario de edición.

Previsto y real

En la cronología, una barra fina bajo cada barra prevista muestra lo que realmente ocurrió: desde el día en que empezó la fase —o su primera orden de trabajo vinculada— hasta el día en que se completó, y hasta hoy mientras siga abierta. Cuando la fase termina, los días de retraso o de adelanto aparecen bajo su nombre. Si la fase se marcó como Completada después del final del trabajo, corrija «Iniciada el» y «Completada el» en su formulario de edición: la barra y la diferencia se ajustan.

Historial de auditoría

La pestaña «Historial de auditoría» enumera cada cambio realizado en el proyecto —su creación, cada edición campo por campo con el valor anterior y el nuevo, las fases, los miembros del equipo, las órdenes de trabajo vinculadas y los costes— con su autor, la fecha y la hora. Un cambio automático (el estado de una fase que sigue a sus órdenes de trabajo) figura como «Sistema». Cuando se elimina un proyecto, su última entrada permanece en el registro de auditoría de la empresa (Configuración de la empresa), filtrado por Project. Disponible desde el plan Business, para los roles con el permiso de auditoría.

Proveedor de una fase

En los detalles de una fase, elija el «Proveedor» que realiza el trabajo —un contratista, un consultor, un laboratorio de ensayos…— junto a su «Responsable». Los equipos se muestran a partir de las órdenes de trabajo vinculadas. El proveedor aparece en la fase y en el informe PDF.

Quitar una orden de trabajo

En la pestaña Fases, abra una fase y use × junto a una orden de trabajo para quitarla solo de esa fase: sigue en el proyecto. La × de la pestaña Órdenes de trabajo la quita del proyecto. Ambas se confirman y ninguna elimina la orden de trabajo. «Nueva orden de trabajo en esta fase» indica en el formulario a qué proyecto y fase se unirá la orden, también cuando crea varias a la vez. Su título empieza como «Fase – Proyecto», que puede modificar.

Fechas previstas y reales

Un proyecto y cada una de sus fases muestran su Inicio previsto y su Fin previsto, y luego su Inicio real y su Fin real cuando el trabajo ha empezado y terminado. La cronología dibuja lo previsto como una barra y lo real como una línea fina debajo.