Descripción general de las solicitudes de compra

Una solicitud de compra es una petición interna para comprar piezas, consumibles o herramientas. Alguien la crea, se revisa y se aprueba, y luego se convierte en órdenes de compra — agrupadas automáticamente por proveedor.

Crear una solicitud

1. Abra Solicitudes de compra y haga clic en Nueva solicitud
2. Agregue las piezas que necesita con sus cantidades
3. Defina una prioridad — Baja, Media, Alta o Urgente
4. Opcionalmente añada un propósito, una fecha requerida y una orden de trabajo vinculada
5. Adjunte fotos, cotizaciones o especificaciones si es útil
6. Guarde como borrador o envíe para aprobación

Qué puede registrar

• Propósito / motivo — la justificación de la solicitud
• Fecha requerida — cuándo se necesita el material
• Orden de trabajo vinculada — conecte la solicitud con el trabajo que necesita las piezas
• Archivos adjuntos — fotos de piezas dañadas, cotizaciones o especificaciones
• Prioridad — con un nivel Urgente dedicado
• Sección / Unidad — se muestra automáticamente desde la ubicación del solicitante

Del borrador a la orden de compra

1. Borrador — construya y edite la solicitud (los borradores tienen un botón Editar)
2. Enviada — enviada para aprobación
3. Aprobada — lista para convertir
4. Convertida — se crean órdenes de compra agrupadas por proveedor; la recepción y el cierre ocurren luego en la orden de compra

Cadena de aprobación configurable

Los administradores pueden exigir campos y enrutar las aprobaciones automáticamente, sin código, por empresa.

1. Vaya a Configuración de la empresa → Flujos de trabajo → Solicitudes de compra
2. Exija campos antes de la aprobación — por ejemplo un propósito o una orden de trabajo vinculada
3. Elija el aprobador — un rol, un usuario específico, o el jefe del departamento del solicitante (resuelto automáticamente desde sus ubicaciones)
4. O aplique la plantilla Aprobación del jefe de departamento con un clic

Artículos fuera de catálogo

También puede solicitar artículos que no están en su inventario. Haga clic en «Añadir artículo personalizado» para escribir un nombre, una unidad y una cantidad de texto libre para una necesidad puntual. Cuando la solicitud se convierte en orden de compra, la línea personalizada se transfiere como artículo solo de compra: nunca crea un artículo de inventario.

Aprobación por el responsable de sección

Elija una Sección responsable (un equipo) en la solicitud. En Configuración de la empresa → Flujos de trabajo → Solicitudes de compra, aplique la plantilla rápida «Aprobación del responsable de sección» (o añada un paso cuyo aprobador sea «Responsable de sección (líder de equipo)») y asigne un líder a cada equipo en Organización → Equipos. El líder de la sección aprueba y recibe una notificación; si la sección no tiene líder, aprueba el líder más cercano por encima. Un solicitante nunca aprueba su propia compra y, sin sección ni líder, aprueba el rol Gerente o Administrador. Para que la sección sea obligatoria, añada el campo requerido «Sección responsable» a un paso.

Stock, especificación y enlaces en cada línea

La página de la solicitud muestra el stock actual y el stock mínimo de cada pieza del catálogo, resaltados cuando el stock está en el mínimo o por debajo, para que el aprobador vea por qué se necesita. Cada línea, del catálogo o libre, tiene un campo opcional «Especificación / observación» (hasta 1.000 caracteres) para especificaciones técnicas, una referencia o un enlace al producto; los enlaces se pueden abrir.

Costos por línea y total estimado

Los usuarios autorizados a ver los precios del inventario ven, en la página de la solicitud de compra —en la web y en la aplicación móvil—, el precio unitario estimado y el importe de cada línea, así como el total estimado, justo al lado de los botones de aprobación. Una línea usa el costo estimado introducido en ella; si no lo tiene, usa el costo unitario del repuesto en el inventario, indicado como «Costo unitario del repuesto». Las líneas sin ningún precio se cuentan y quedan fuera del total. Al crear o editar una solicitud puede introducir un costo estimado en cualquier línea, por ejemplo la cotización de un proveedor; si lo deja vacío, una línea del catálogo usa el costo unitario del repuesto. Los pasos de aprobación limitados a un rango de importe usan este mismo total.

Exportar una solicitud a Excel

«Exportar (Excel)», en la página de la solicitud, descarga una hoja de cálculo con un encabezado (referencia, estado, solicitante, fechas, sección, prioridad, finalidad) y una fila por línea: código de artículo, descripción, especificación, unidad, cantidad, precio unitario e importe estimados, observación, proveedor sugerido y enlace, con un total. Los precios solo se muestran a los usuarios autorizados a ver los precios del inventario.

Exportar varias solicitudes

En la lista de solicitudes de compra, elija un periodo (fecha de la solicitud) y, si lo necesita, un estado o una búsqueda, y haga clic en «Exportar (Excel)». Obtendrá una sola hoja de cálculo con una fila por línea de cada solicitud que coincida: referencia, fecha de la solicitud, solicitante, sección responsable, estado y motivo, seguidos del código de artículo, descripción, especificación, unidad, cantidad, precio unitario e importe estimados, proveedor sugerido y enlace. Hasta 500 solicitudes por exportación.

Solicitar una compra desde una pieza o desde la aplicación móvil

En la página de una pieza, «Solicitar compra» abre una nueva solicitud con esa pieza en la primera línea, en la web y en la aplicación móvil. En la aplicación puede añadir piezas o artículos libres, una especificación por línea, la finalidad, la fecha de necesidad, la prioridad, la sección responsable, una orden de trabajo vinculada, notas y hasta 5 fotos o archivos, y luego tocar «Enviar para aprobación» o «Guardar como borrador». El envío requiere conexión. Se necesita el permiso de creación, el plan Starter o superior y el módulo Solicitudes de compra.

Aprobar desde la aplicación móvil

Los aprobadores pueden aprobar o rechazar una solicitud pendiente desde su ficha en la aplicación móvil. Su lista se abre con todas las solicitudes en lugar de solo las suyas, y la pantalla de inicio indica cuántas esperan aprobación. El flujo de aprobación sigue aplicándose: si usted no es el aprobador previsto, la aplicación le indica el motivo.

Eliminar una solicitud de compra

Una solicitud de compra puede eliminarse mientras está en borrador, rechazada o cancelada. Una vez enviada o aprobada, cancélela primero.