Projets

Un projet regroupe les ordres de travail qui relèvent du même chantier — un arrêt annuel, la rénovation d'un bâtiment, la mise en place d'une machine, une campagne préventive — et leur donne un planning, un budget et une avancée communs. Chaque projet porte sa propre référence (PRJ-1, PRJ-2…), un chef de projet, une équipe et autant de phases que le chantier l'exige. Les ordres de travail, eux, restent des ordres de travail ordinaires : vos techniciens travaillent exactement comme aujourd'hui, et le projet consolide pour vous leur statut et leur coût.

Disponibilité

La consultation des projets est disponible sur toutes les formules. Leur création et leur modification — phases, budget et RFI compris — nécessitent la formule Business.

Créer un projet

1. Ouvrez Projets dans le menu latéral et cliquez sur Nouveau projet.
2. Donnez-lui un nom, puis choisissez un type : Général, Arrêt, Rénovation, Mise en place ou Campagne.
3. Définissez la priorité ainsi que les dates de début et de fin prévues.
4. Saisissez un budget prévisionnel si le chantier en a un — la dépense réelle est calculée pour vous à partir des ordres de travail liés.
5. Choisissez un chef de projet, ajoutez une description, puis enregistrez.

Ce que contient chaque onglet

Rattacher des ordres de travail

Depuis l'onglet Ordres de travail, choisissez n'importe quel ordre de travail existant pour le rattacher au projet ; depuis l'onglet Phases, vous pouvez le rattacher directement à une phase précise. Le rattachement ne modifie en rien l'ordre de travail, et le détacher ne le supprime jamais. Activez « Mettre à jour le statut de la phase depuis les ordres de travail » et chaque phase suit alors les ordres de travail qu'elle contient au lieu d'être renseignée à la main.

Les phases

Une phase est une étape du chantier — préparation, démontage, remontage, mise en service. Ajoutez-la depuis l'onglet Phases avec son nom, sa date de début et sa date de fin ; ouvrez « Plus de détails (responsable, coût…) » pour fixer un responsable et un coût prévu et réel. Les phases sont ordonnées et chacune porte son propre statut : En attente, En cours, Terminée ou Suspendue. La liste affiche les dates de chaque phase en les nommant, et le jour où elle a été terminée. Le responsable est notifié lorsqu'une phase lui est confiée.

Ce que les ordres de travail disent d'une phase

Une phase sans responsable ou sans dates propres affiche à la place celles de ses ordres de travail liés : les personnes qui y sont affectées, leurs équipes, ainsi que la date de début la plus tôt et l'échéance la plus tardive, marquées « selon les bons de travail ». Les équipes s'affichent même pour un collègue dont l'accès ne couvre pas ces ordres de travail : chacun voit quelle équipe porte chaque phase. Ce que vous saisissez sur la phase prime toujours, et rien n'y est recopié. Cliquez sur le nom d'une phase pour ouvrir ses ordres de travail.

Avancement et statut

Le pourcentage d'avancement compte à la fois les ordres de travail liés et les phases : une phase que vous terminez à la main compte donc toujours, même lorsque des ordres de travail existent aussi. Un ordre de travail est considéré comme achevé dès qu'il est Terminé, Validé ou Fermé. Le statut du projet reste le vôtre — Planification, Actif, En attente, Terminé, Fermé ou Annulé — sauf si vous activez « Mettre à jour le statut du projet depuis les phases » dans l'onglet Vue d'ensemble, qui le déduit alors des phases. En attente et Annulé restent toujours manuels : un projet suspendu ne redémarre jamais tout seul.

Le budget

Renseignez un budget prévisionnel sur le projet et l'onglet Budget le compare à ce qui a réellement été dépensé, agrégé depuis les coûts de main-d'œuvre et de pièces des ordres de travail liés. Le même tableau ventile les deux montants phase par phase. Une phase qui ne repose sur aucun ordre de travail — un lot sous-traité, un devis fournisseur — porte alors son propre coût prévu et réel, si bien que rien n'est jamais compté deux fois. Un coût qui appartient au projet sans relever d'aucun ordre de travail — des matériaux achetés directement, une facture de prestataire, des frais de permis — s'enregistre avec Ajouter un coût, sous Autres coûts en bas de l'onglet Budget, et s'ajoute au coût total du projet.

Budget par phase

Le coût prévu d'une phase reste toujours modifiable, qu'elle ait des ordres de travail liés ou non. Son coût réel est calculé : le coût de ses ordres de travail plus les coûts directs qui lui sont affectés. Lorsque vous ajoutez un coût direct depuis l'onglet du budget — une facture de sous-traitant, du matériel acheté hors ordre de travail —, choisissez la phase concernée ; un coût direct sans phase apparaît sur sa propre ligne, et le tableau reste égal aux totaux.

Tous vos projets, site par site

La liste des projets sert aussi de portefeuille des travaux prévus sur l'ensemble de vos sites. Filtrez par Emplacement pour voir un site, sous-emplacements compris, et par Année prévue pour voir ce qui est prévu une année donnée. Avec Grouper par (emplacement, priorité ou année prévue), vous obtenez un bloc par groupe avec son nombre de projets, son budget prévu et son coût réel. Les deux cartes de budget en haut de la page additionnent tout ce que les filtres retiennent, pas seulement la page affichée. Les montants sont totalisés par devise : un projet qui a sa propre devise n'est jamais additionné aux autres.

Les projets sur la page d'un emplacement

L'onglet Projets d'un emplacement liste ses projets, y compris ceux de ses sous-emplacements, sauf si vous décochez Inclure les sous-emplacements. Voir dans Projets ouvre la liste complète déjà filtrée sur cet emplacement, avec ses totaux et ses regroupements.

Un plan d'investissement pour votre conseil

Rapports › Modèles propose le modèle « Plan d'investissement » : les projets à venir (en planification, actifs ou en attente) de tous vos sites, par emplacement, par priorité et par année prévue, puis listés par emplacement, chacun avec son budget prévu et son coût réel à ce jour. Il ne dépend pas de la période du rapport : il montre toujours le plan tel qu'il est. Les montants restent dans la devise de chaque projet.

1. Ouvrez Rapports, puis l'onglet Modèles, et cliquez sur « Cloner dans mon compte » sur « Plan d'investissement ».
2. Dans l'onglet Planifiés, programmez-le chaque mois ou chaque trimestre en PDF, Excel ou CSV. Les destinataires sont des collègues qui peuvent lire les rapports dans FreeMaint ; pour le partager à l'extérieur, envoyez-vous le fichier avec « M'envoyer un test » et transférez-le.
3. Utilisez « Limiter à (facultatif) » pour n'envoyer que le plan d'un ou de plusieurs sites, sous-emplacements compris.
4. Le budget prévu est visible par toute personne qui peut lire les projets ; le coût réel, seulement par les personnes autorisées à voir les coûts des rapports — dans un rapport programmé, chaque destinataire ne le reçoit que s'il peut le voir.

Les projets dans le constructeur de rapports

Avec l'offre Business, Rapports › Constructeur propose aussi Projets comme source de données : référence, nom, type, statut, priorité, emplacement, début prévu, fin prévue, année prévue, budget prévu et coût réel. Groupez par emplacement, priorité ou année prévue et ajoutez une somme pour composer votre propre vue du plan. Les deux colonnes de budget n'apparaissent qu'aux personnes autorisées à voir les coûts des rapports.

Les RFI — demandes d'information

Une RFI est une question formelle soulevée sur un projet : une cote manquante, une spécification ambiguë. Elle porte un destinataire responsable, une échéance, les plans concernés et une réponse écrite qui reste au dossier. Chacune reçoit sa propre référence (RFI-1, RFI-2…) et passe par Brouillon, Soumise, En cours d'examen, Répondue et Clôturée, avec annulation et réouverture possibles. Confiez-la à un collègue ou à un fournisseur ; la réponse et ses pièces jointes restent attachées au projet. Les RFI sont listées sous Projets dans le menu latéral.

Imprimer et exporter

Depuis la liste des projets, Imprimer donne soit la liste seule, soit la liste avec les ordres de travail de chaque projet en dessous, avec l'emplacement, le budget prévu et le coût réel de chaque projet. Quand la liste est groupée, l'impression garde les groupes et leurs sous-totaux, puis se termine par le total général. Exporter produit un fichier Excel ou CSV avec l'année prévue, le budget prévu et le coût réel de chaque projet. Les deux couvrent tout l'ensemble filtré, pas seulement la page affichée. Le coût réel n'apparaît que si votre rôle permet de voir les coûts des ordres de travail.

Rapport du projet (PDF)

Sur la page d'un projet, Exporter en PDF produit un rapport à présenter en revue de direction ou à joindre au dossier du projet : vue d'ensemble et champs personnalisés, phases avec leur avancement, leurs personnes et leurs dates, ordres de travail liés regroupés par phase, équipe, prévu par rapport au réel par phase, et documents avec leurs photos. Décochez les sections inutiles. Le rapport ne contient que ce que vous avez le droit de voir : les ordres de travail, documents ou montants que votre rôle n'ouvre pas sont omis. Disponible dès le plan Starter.

Actifs couverts par un projet

Un projet peut couvrir plusieurs actifs. Sélectionnez-les sur le formulaire du projet ; le projet apparaît alors dans l'onglet Projets de chaque actif, à côté de ses ordres de travail. Les projets atteints indirectement par les OT d'un actif sont listés à part, avec les OT qui les relient.

Chronologie des phases

Dans l'onglet Phases, passez de « Liste » à « Chronologie » pour voir chaque phase sous forme de barre, de sa date de début à sa date de fin, remplie selon son avancement, avec la date du jour repérée. Une phase sans dates propres prend celles de ses ordres de travail liés (barre en pointillé) ; une phase à une seule date apparaît comme un jalon. Cliquez sur une barre pour ouvrir la phase dans la liste. Les dates se modifient depuis la liste, avec le bouton Modifier de la phase. Si vous pouvez modifier les phases, le clic ouvre aussi son formulaire de modification.

Prévu et réel

Dans la chronologie, une barre fine sous chaque barre prévue montre ce qui s'est réellement passé : du jour où la phase — ou son premier ordre de travail lié — a commencé jusqu'au jour où elle a été terminée, et jusqu'à aujourd'hui tant qu'elle reste ouverte. Une fois la phase terminée, le nombre de jours de retard ou d'avance s'affiche sous son nom. Si la phase a été marquée Terminée après la fin des travaux, corrigez « Commencée le » et « Terminée le » dans son formulaire de modification : la barre et l'écart suivent.

Historique d'audit

L'onglet « Historique d'audit » liste chaque changement apporté au projet — sa création, chaque modification champ par champ avec l'ancienne et la nouvelle valeur, les phases, les membres de l'équipe, les ordres de travail liés et les coûts — avec son auteur, la date et l'heure. Un changement automatique (le statut d'une phase qui suit ses ordres de travail) est signé « Système ». Quand un projet est supprimé, sa dernière entrée reste dans le journal d'audit de l'entreprise (Paramètres de l'entreprise), filtré sur Project. Disponible à partir de l'offre Business, pour les rôles qui ont la permission d'audit.

Fournisseur d'une phase

Dans les détails d'une phase, choisissez le « Fournisseur » qui réalise les travaux — sous-traitant, bureau d'études, laboratoire d'essais… — à côté de son « Responsable ». Les équipes sont affichées d'après les ordres de travail liés. Le fournisseur figure sur la phase et dans le rapport PDF.

Retirer un ordre de travail

Dans l'onglet Phases, ouvrez une phase et utilisez × à côté d'un ordre de travail pour le retirer de cette phase seulement : il reste dans le projet. Le × de l'onglet Ordres de travail le retire du projet. Les deux se confirment, et aucun ne supprime l'ordre de travail. « Nouvel ordre de travail dans cette phase » indique sur le formulaire le projet et la phase que l'ordre de travail rejoindra, y compris quand vous en créez plusieurs à la fois. Son titre commence par « Phase – Projet », que vous pouvez modifier.

Dates prévues et réelles

Un projet et chacune de ses phases affichent leur Début prévu et leur Fin prévue, puis leur Début réel et leur Fin réelle une fois le travail commencé et terminé. La chronologie dessine le prévu en barre et le réel en trait fin dessous.