Vue d'ensemble des demandes d'achat

Une demande d'achat est une demande interne d'acheter des pièces, des consommables ou de l'outillage. Quelqu'un la crée, elle est examinée et approuvée, puis elle est convertie en bons de commande — regroupés automatiquement par fournisseur.

Créer une demande d'achat

1. Ouvrez Demandes d'achat et cliquez sur Nouvelle demande
2. Ajoutez les pièces nécessaires avec leurs quantités
3. Définissez une priorité — Basse, Moyenne, Haute ou Urgente
4. Ajoutez si besoin un objet, une date requise et un ordre de travail lié
5. Joignez des photos, des devis ou des spécifications si utile
6. Enregistrez en brouillon, ou soumettez pour approbation

Ce que vous pouvez renseigner

• Objet / motif — la justification de la demande
• Date requise — quand le matériel est nécessaire
• Ordre de travail lié — relier la demande au travail qui a besoin des pièces
• Pièces jointes — photos de pièces endommagées, devis ou spécifications
• Priorité — avec un niveau Urgent dédié
• Section / Unité — affichée automatiquement depuis l'emplacement du demandeur

Du brouillon au bon de commande

1. Brouillon — construire et modifier la demande (les brouillons ont un bouton Modifier)
2. Soumise — envoyée pour approbation
3. Approuvée — prête à convertir
4. Convertie — des bons de commande sont créés et regroupés par fournisseur ; la réception et la clôture se font ensuite sur le bon de commande

Chaîne d'approbation configurable

Les administrateurs peuvent exiger des champs et acheminer les approbations automatiquement, sans code, par entreprise.

1. Allez dans Paramètres de l'entreprise → Workflows → Demandes d'achat
2. Exigez des champs avant approbation — par exemple un objet ou un ordre de travail lié
3. Choisissez l'approbateur — un rôle, un utilisateur précis, ou le responsable du département du demandeur (résolu automatiquement depuis vos emplacements)
4. Ou appliquez le préréglage Approbation du responsable de département en un clic

Articles hors catalogue

Vous pouvez aussi demander des articles absents de votre inventaire. Cliquez sur « Ajouter un article libre » pour saisir un nom, une unité et une quantité en texte libre pour un besoin occasionnel. Lorsque la demande devient un bon de commande, la ligne libre est reportée en tant qu'article d'achat uniquement : elle ne crée jamais d'article d'inventaire.

Approbation par le responsable de section

Choisissez une Section responsable (une équipe) sur la demande. Dans Paramètres de l'entreprise → Flux de travail → Demandes d'achat, appliquez le modèle rapide « Approbation par le responsable de section » (ou ajoutez une étape dont l'approbateur est « Responsable de section (chef d'équipe) »), puis donnez un chef à chaque équipe dans Organisation → Équipes. Le chef de la section approuve et reçoit une notification ; si la section n'a pas de chef, c'est le chef le plus proche au-dessus d'elle. Un demandeur n'approuve jamais son propre achat, et sans section ni chef, c'est le rôle Responsable ou Administrateur qui approuve. Pour rendre la section obligatoire, ajoutez le champ requis « Section responsable » à une étape.

Stock, spécification et liens sur chaque ligne

La page de la demande affiche le stock actuel et le stock minimum de chaque pièce du catalogue, mis en évidence quand le stock est au minimum ou en dessous : l'approbateur voit pourquoi l'achat est nécessaire. Chaque ligne, du catalogue ou libre, a un champ facultatif « Spécification / remarque » (jusqu'à 1 000 caractères) pour les caractéristiques techniques, une référence ou un lien vers le produit ; les liens sont cliquables.

Coûts par ligne et total estimé

Les utilisateurs autorisés à voir les prix de l'inventaire voient, sur la page de la demande d'achat — sur le web et dans l'application mobile —, le prix unitaire estimé et le montant de chaque ligne ainsi que le total estimé, juste à côté des boutons d'approbation. Une ligne utilise le coût estimé saisi sur elle ; à défaut, le coût unitaire de la pièce dans l'inventaire, signalé par « Coût unitaire de la pièce ». Les lignes sans aucun prix sont comptées et exclues du total. À la création ou à la modification d'une demande, vous pouvez saisir un coût estimé sur n'importe quelle ligne, par exemple le devis d'un fournisseur ; laissé vide, une ligne du catalogue utilise le coût unitaire de la pièce. Les étapes d'approbation limitées à une tranche de montant utilisent ce même total.

Exporter une demande vers Excel

« Exporter (Excel) », sur la page de la demande, télécharge un tableur avec un en-tête (référence, statut, demandeur, dates, section, priorité, objet) et une ligne par article : code article, désignation, spécification, unité, quantité, prix unitaire et montant estimés, remarque, fournisseur suggéré et lien, avec un total. Les prix ne s'affichent que pour les utilisateurs autorisés à voir les prix du stock.

Exporter plusieurs demandes

Dans la liste des demandes d'achat, choisissez une période (date de la demande) et, si besoin, un statut ou une recherche, puis cliquez sur « Exporter (Excel) ». Vous obtenez un seul tableur avec une ligne par article de chaque demande retenue : référence, date de la demande, demandeur, section responsable, statut et objet, puis le code article, la désignation, la spécification, l'unité, la quantité, le prix unitaire et le montant estimés, le fournisseur suggéré et le lien. Jusqu'à 500 demandes par export.

Demander un achat depuis une pièce ou depuis l'application mobile

Sur la page d'une pièce, « Demander un achat » ouvre une nouvelle demande avec cette pièce en première ligne, sur le web comme dans l'application mobile. Dans l'application, vous pouvez ajouter des pièces ou des articles libres, une spécification par ligne, l'objet, la date de besoin, la priorité, la section responsable, un ordre de travail lié, des notes et jusqu'à 5 photos ou fichiers, puis toucher « Soumettre pour approbation » ou « Enregistrer comme brouillon ». L'envoi demande une connexion. Il faut le droit de création, l'offre Starter ou supérieure et le module Demandes d'achat.

Approuver depuis l'application mobile

Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter une demande en attente depuis sa fiche dans l'application mobile. Leur liste s'ouvre sur toutes les demandes plutôt que sur les leurs seulement, et l'accueil indique combien attendent une approbation. Le workflow d'approbation s'applique toujours : si vous n'êtes pas l'approbateur attendu, l'application vous en donne la raison.

Supprimer une demande d'achat

Une demande d'achat peut être supprimée tant qu'elle est en brouillon, rejetée ou annulée. Une fois soumise ou approuvée, annulez-la d'abord.