Progetti

Un progetto raggruppa gli ordini di lavoro che appartengono allo stesso intervento — un arresto annuale, il rinnovamento di un edificio, l'installazione di una macchina, una campagna preventiva — e dà loro pianificazione, budget e avanzamento comuni. Ogni progetto porta il proprio riferimento (PRJ-1, PRJ-2…), un project manager, una squadra e tutte le fasi che il lavoro richiede. Gli ordini di lavoro restano ordini di lavoro ordinari: i tuoi tecnici lavorano esattamente come oggi, e il progetto consolida per te il loro stato e il loro costo.

Disponibilità

Consultare i progetti è disponibile su ogni piano. Crearli e modificarli — fasi, budget e RFI compresi — richiede il piano Business.

Creare un progetto

1. Apri Progetti nel menu laterale e clicca su Nuovo progetto.
2. Assegna un nome e scegli un tipo: Generale, Arresto, Rinnovamento, Installazione o Campagna.
3. Imposta la priorità e le date previste di inizio e fine.
4. Inserisci un budget previsto se il lavoro ne ha uno — la spesa effettiva viene calcolata dagli ordini di lavoro collegati.
5. Scegli un project manager, aggiungi una descrizione e salva.

Cosa contiene ogni scheda

Collegare gli ordini di lavoro

Nella scheda Ordini di Lavoro scegli un ordine esistente per collegarlo al progetto; dalla scheda Fasi puoi invece collegarlo direttamente a una fase precisa. Il collegamento non modifica in alcun modo l'ordine di lavoro, e scollegarlo non lo elimina mai. Attiva «Aggiorna lo stato della fase dagli ordini di lavoro» e ogni fase seguirà allora gli ordini che contiene, invece di essere impostata a mano.

Le fasi

Una fase è una tappa del lavoro: preparazione, smontaggio, montaggio, messa in servizio. Aggiungetela dalla scheda Fasi con il nome, la data di inizio e la data di fine; aprite «Altri dettagli (responsabile, costo…)» per indicare un responsabile e un costo previsto ed effettivo. Le fasi sono ordinate e ognuna ha il proprio stato: In attesa, In corso, Completata o In pausa. L'elenco mostra le date di ogni fase con il loro nome, e il giorno in cui è stata completata. Il responsabile riceve una notifica quando gli viene affidata una fase.

Cosa dicono gli ordini di lavoro di una fase

Una fase senza responsabile o senza date proprie mostra quelle dei suoi ordini di lavoro collegati: le persone assegnate, i loro team e la data di inizio più vicina e la scadenza più lontana, contrassegnate "dagli ordini di lavoro". I team sono visibili anche a un collega il cui accesso non copre quegli ordini di lavoro, così tutti sanno quale team gestisce ogni fase. Ciò che inserisci nella fase ha sempre la precedenza e nulla vi viene copiato. Fai clic sul nome di una fase per aprirne gli ordini di lavoro.

Avanzamento e stato

La percentuale di avanzamento conta sia gli ordini di lavoro collegati sia le fasi, così una fase che completi a mano conta comunque anche quando esistono ordini di lavoro. Un ordine di lavoro è considerato concluso quando è Completato, Validato o Chiuso. Lo stato del progetto resta tuo — Pianificazione, Attivo, In Attesa, Completato, Chiuso o Annullato — a meno che tu non attivi «Aggiorna lo stato del progetto dalle fasi» nella scheda Panoramica, che lo deduce dalle fasi. In Attesa e Annullato restano sempre manuali: un progetto sospeso non riparte mai da solo.

Il budget

Imposta un budget previsto sul progetto e la scheda Budget lo confronta con quanto è stato realmente speso, raccolto dai costi di manodopera e ricambi degli ordini di lavoro collegati. La stessa tabella scompone entrambi gli importi fase per fase. Una fase che non poggia su ordini di lavoro — un lotto subappaltato, un preventivo fornitore — porta invece il proprio costo previsto ed effettivo, così nulla viene mai contato due volte. Un costo che appartiene al progetto ma a nessun ordine di lavoro — materiali acquistati direttamente, la fattura di un fornitore, una tassa per un permesso — si registra con Aggiungi costo in Altri costi, in fondo alla scheda Budget, e si somma al costo totale del progetto.

Budget per fase

Il costo previsto di una fase è sempre modificabile, che abbia o meno ordini di lavoro collegati. Il suo costo effettivo è calcolato: il costo dei suoi ordini di lavoro più i costi diretti assegnati. Quando aggiungi un costo diretto nella scheda del budget — una fattura di un subappaltatore, materiale acquistato al di fuori di un ordine di lavoro — scegli la fase a cui appartiene; un costo diretto senza fase compare su una riga a parte, così la tabella torna con i totali.

Tutti i progetti, sede per sede

L'elenco dei progetti funge anche da portafoglio dei lavori previsti in tutte le vostre sedi. Filtrate per Ubicazione per vedere una sede, ubicazioni secondarie comprese, e per Anno previsto per vedere cosa è previsto in un dato anno. Con Raggruppa per (ubicazione, priorità o anno previsto) ottenete un blocco per gruppo con il numero di progetti, il budget pianificato e il costo effettivo. Le due schede del budget in alto sommano tutto ciò che corrisponde ai filtri, non solo la pagina visualizzata. Gli importi sono totalizzati per valuta: un progetto con una propria valuta non viene mai sommato agli altri.

I progetti nella pagina di un'ubicazione

La scheda Progetti di un'ubicazione elenca i suoi progetti, compresi quelli delle ubicazioni secondarie, a meno che non deselezioniate Includi le ubicazioni secondarie. Vedi in Progetti apre l'elenco completo già filtrato su quell'ubicazione, con i suoi totali e il suo raggruppamento.

Un piano degli investimenti per il vostro consiglio

Rapporti › Modelli propone il modello «Piano degli investimenti»: i progetti da realizzare (in pianificazione, attivi o in attesa) di tutte le vostre sedi, per ubicazione, per priorità e per anno previsto, poi elencati per ubicazione, ciascuno con il budget pianificato e il costo effettivo a oggi. Non dipende dal periodo del rapporto: mostra sempre il piano così com'è. Gli importi restano nella valuta di ciascun progetto.

1. Aprite Rapporti, poi la scheda Modelli, e cliccate su «Clona nel mio account» su «Piano degli investimenti».
2. Nella scheda Programmati, pianificatelo ogni mese o ogni trimestre in PDF, Excel o CSV. I destinatari sono colleghi che possono leggere i rapporti in FreeMaint; per condividerlo all'esterno, inviatevi il file con «Inviami una prova» e inoltratelo.
3. Usate «Limita a (facoltativo)» per inviare solo il piano di una o più sedi, ubicazioni secondarie comprese.
4. Il budget pianificato è visibile a chiunque possa leggere i progetti; il costo effettivo solo alle persone autorizzate a vedere i costi dei rapporti: in un report pianificato, ogni destinatario lo riceve solo se può vederlo.

I progetti nel costruttore di rapporti

Con il piano Business, Rapporti › Costruttore propone anche Progetti come fonte di dati: riferimento, nome, tipo, stato, priorità, ubicazione, inizio previsto, fine prevista, anno previsto, budget pianificato e costo effettivo. Raggruppate per ubicazione, priorità o anno previsto e aggiungete una somma per comporre la vostra vista del piano. Le due colonne del budget compaiono solo alle persone autorizzate a vedere i costi dei rapporti.

RFI — richieste di informazioni

Una RFI è una domanda formale sollevata su un progetto: una quota mancante, una specifica ambigua. Porta un responsabile, una scadenza, i disegni a cui si riferisce e una risposta scritta che resta agli atti. Ognuna riceve il proprio riferimento (RFI-1, RFI-2…) e attraversa Bozza, Inviata, In esame, Risposta e Chiusa, con annullamento e riapertura possibili. Assegnala a un collega o a un fornitore; la risposta e i suoi allegati restano con il progetto. Le RFI sono elencate sotto Progetti nel menu laterale.

Stampare ed esportare

Dall'elenco dei progetti, Stampa produce l'elenco da solo oppure l'elenco con gli ordini di lavoro di ogni progetto sotto, con l'ubicazione, il budget pianificato e il costo effettivo di ciascun progetto. Se l'elenco è raggruppato, la stampa mantiene i gruppi e i loro subtotali e termina con il totale generale. Esporta genera un file Excel o CSV con l'anno previsto, il budget pianificato e il costo effettivo di ogni progetto. Entrambi coprono l'intero insieme filtrato, non solo la pagina visualizzata. Il costo effettivo compare solo se il vostro ruolo può vedere i costi degli ordini di lavoro.

Report del progetto (PDF)

Nella pagina di un progetto, Esporta in PDF produce un report da presentare in una revisione direzionale o da conservare nel fascicolo di progetto: panoramica e campi personalizzati, fasi con avanzamento, persone e date, ordini di lavoro collegati raggruppati per fase, team, previsto rispetto all'effettivo per fase e documenti con le loro foto. Deseleziona le sezioni che non ti servono. Il report contiene solo ciò che puoi vedere: gli ordini di lavoro, i documenti o gli importi che il tuo ruolo non apre vengono omessi. Disponibile dal piano Starter.

Asset coperti da un progetto

Un progetto può coprire più asset. Selezionali nel modulo del progetto: il progetto comparirà poi nella scheda Progetti di ciascun asset, accanto ai suoi ordini di lavoro. I progetti raggiunti indirettamente tramite gli ordini dell'asset sono elencati a parte, con gli ordini che li collegano.

Cronologia delle fasi

Nella scheda Fasi, passate da «Elenco» a «Cronologia» per vedere ogni fase come una barra dalla data di inizio alla data di fine, riempita secondo l'avanzamento, con il giorno di oggi segnato. Una fase senza date proprie usa quelle degli ordini di lavoro collegati (barra tratteggiata); una fase con una sola data appare come una milestone. Fate clic su una barra per aprire la fase nell'elenco. Le date si modificano dall'elenco, con il pulsante Modifica della fase. Se potete modificare le fasi, il clic apre anche il suo modulo di modifica.

Previsto ed effettivo

Nella cronologia, una barra sottile sotto ogni barra prevista mostra ciò che è realmente accaduto: dal giorno in cui la fase — o il suo primo ordine di lavoro collegato — è iniziata al giorno in cui è stata completata, fino a oggi finché resta aperta. Quando la fase è terminata, i giorni di ritardo o di anticipo compaiono sotto il suo nome. Se la fase è stata segnata come Completata dopo la fine dei lavori, correggete «Iniziata il» e «Completata il» nel suo modulo di modifica: la barra e lo scarto si aggiornano.

Cronologia di controllo

La scheda «Cronologia di controllo» elenca ogni modifica apportata al progetto — la creazione, ogni modifica campo per campo con il valore precedente e quello nuovo, le fasi, i membri del team, gli ordini di lavoro collegati e i costi — con l'autore, la data e l'ora. Una modifica automatica (lo stato di una fase che segue i suoi ordini di lavoro) è indicata come «Sistema». Quando un progetto viene eliminato, la sua ultima voce resta nel registro di audit dell'azienda (Impostazioni Azienda), filtrato su Project. Disponibile dal piano Business, per i ruoli con il permesso di audit.

Fornitore di una fase

Nei dettagli di una fase, scegli il «Fornitore» che esegue i lavori — un appaltatore, un consulente, un laboratorio di prove… — accanto al «Responsabile». I team sono mostrati in base agli ordini di lavoro collegati. Il fornitore compare sulla fase e nel report PDF.

Rimuovere un ordine di lavoro

Nella scheda Fasi, apri una fase e usa × accanto a un ordine di lavoro per toglierlo solo da quella fase: resta nel progetto. La × della scheda Ordini di Lavoro lo toglie dal progetto. Entrambe vanno confermate e nessuna elimina l'ordine di lavoro. «Nuovo ordine di lavoro in questa fase» indica nel modulo a quale progetto e fase si unirà l'ordine, anche quando ne crei diversi insieme. Il suo titolo parte come «Fase – Progetto», che potete modificare.

Date previste ed effettive

Un progetto e ciascuna delle sue fasi mostrano Inizio previsto e Fine prevista, poi Inizio effettivo e Fine effettiva quando il lavoro è iniziato e terminato. La timeline disegna il previsto come barra e l'effettivo come linea sottile sotto.