Panoramica delle richieste di acquisto

Una richiesta di acquisto è una richiesta interna di acquistare ricambi, materiali di consumo o utensili. Qualcuno la crea, viene esaminata e approvata, poi viene convertita in ordini di acquisto — raggruppati automaticamente per fornitore.

Creare una richiesta

1. Apri Richieste di acquisto e fai clic su Nuova richiesta
2. Aggiungi i ricambi necessari con le quantità
3. Imposta una priorità — Bassa, Media, Alta o Urgente
4. Facoltativamente aggiungi uno scopo, una data richiesta e un ordine di lavoro collegato
5. Allega foto, preventivi o specifiche se utile
6. Salva come bozza o invia per l'approvazione

Cosa puoi registrare

• Scopo / motivo — la giustificazione della richiesta
• Data richiesta — quando serve il materiale
• Ordine di lavoro collegato — collega la richiesta al lavoro che necessita dei ricambi
• Allegati — foto di ricambi danneggiati, preventivi o specifiche
• Priorità — con un livello Urgente dedicato
• Sezione / Unità — mostrata automaticamente dall'ubicazione del richiedente

Dalla bozza all'ordine di acquisto

1. Bozza — crea e modifica la richiesta (le bozze hanno un pulsante Modifica)
2. Inviata — inviata per l'approvazione
3. Approvata — pronta per la conversione
4. Convertita — vengono creati ordini di acquisto raggruppati per fornitore; ricezione e chiusura avvengono poi sull'ordine di acquisto

Catena di approvazione configurabile

Gli amministratori possono richiedere campi e instradare le approvazioni automaticamente, senza codice, per azienda.

1. Vai su Impostazioni azienda → Flussi di lavoro → Richieste di acquisto
2. Richiedi campi prima dell'approvazione — ad esempio uno scopo o un ordine di lavoro collegato
3. Scegli l'approvatore — un ruolo, un utente specifico o il responsabile del reparto del richiedente (risolto automaticamente dalle tue ubicazioni)
4. Oppure applica il modello Approvazione del responsabile di reparto con un clic

Articoli fuori catalogo

Puoi anche richiedere articoli che non sono nel tuo magazzino. Fai clic su «Aggiungi articolo personalizzato» per digitare nome, unità e quantità in testo libero per un'esigenza occasionale. Quando la richiesta diventa un ordine d'acquisto, la riga personalizzata viene riportata come articolo di solo acquisto: non crea mai un articolo di magazzino.

Approvazione da parte del responsabile di sezione

Scegli una Sezione responsabile (un team) nella richiesta. In Impostazioni Azienda → Flussi di lavoro → Richieste di acquisto, applica il modello rapido «Approvazione del responsabile di sezione» (oppure aggiungi un passaggio con approvatore «Responsabile di sezione (capo squadra)») e assegna un responsabile a ogni team in Organizzazione → Team. Il responsabile della sezione approva e riceve una notifica; se la sezione non ha un responsabile, approva il più vicino al livello superiore. Chi richiede non approva mai il proprio acquisto e, senza sezione né responsabile, approva il ruolo Responsabile o Amministratore. Per rendere obbligatoria la sezione, aggiungi a un passaggio il campo obbligatorio «Sezione responsabile».

Giacenza, specifica e link su ogni riga

La pagina della richiesta mostra la giacenza attuale e la scorta minima di ogni ricambio a catalogo, evidenziate quando la giacenza è pari o inferiore al minimo, così chi approva vede perché serve. Ogni riga, a catalogo o libera, ha un campo facoltativo «Specifica / nota» (fino a 1.000 caratteri) per caratteristiche tecniche, un riferimento o il link a un prodotto; i link sono cliccabili.

Costi per riga e totale stimato

Gli utenti autorizzati a vedere i prezzi di magazzino vedono, nella pagina della richiesta di acquisto — sul web e nell'app mobile —, il prezzo unitario stimato e l'importo di ogni riga e il totale stimato, accanto ai pulsanti di approvazione. Una riga usa il costo stimato inserito su di essa; in mancanza, il costo unitario dell'articolo a magazzino, indicato come «Costo unitario dell'articolo». Le righe senza alcun prezzo vengono contate ed escluse dal totale. Quando crei o modifichi una richiesta puoi inserire un costo stimato su qualsiasi riga, ad esempio il preventivo di un fornitore; se lo lasci vuoto, una riga di catalogo usa il costo unitario dell'articolo. Le fasi di approvazione limitate a una fascia di importo usano questo stesso totale.

Esportare una richiesta in Excel

«Esporta (Excel)», nella pagina della richiesta, scarica un foglio di calcolo con un'intestazione (riferimento, stato, richiedente, date, sezione, priorità, scopo) e una riga per ogni voce: codice articolo, descrizione, specifica, unità, quantità, prezzo unitario e importo stimati, nota, fornitore suggerito e link, con un totale. I prezzi compaiono solo agli utenti autorizzati a vedere i prezzi di magazzino.

Esportare più richieste

Nell'elenco delle richieste di acquisto scegli un periodo (data della richiesta) e, se serve, uno stato o una ricerca, poi fai clic su «Esporta (Excel)». Ottieni un unico foglio di calcolo con una riga per ogni voce delle richieste corrispondenti: riferimento, data della richiesta, richiedente, sezione responsabile, stato e motivo, seguiti da codice articolo, descrizione, specifica, unità, quantità, prezzo unitario e importo stimati, fornitore suggerito e link. Fino a 500 richieste per esportazione.

Richiedere un acquisto da un ricambio o dall'app mobile

Nella pagina di un ricambio, «Richiedi acquisto» apre una nuova richiesta con quel ricambio sulla prima riga, sul web e nell'app mobile. Nell'app puoi aggiungere ricambi o voci libere, una specifica per riga, lo scopo, la data di necessità, la priorità, la sezione responsabile, un ordine di lavoro collegato, note e fino a 5 foto o file, poi toccare «Invia per approvazione» o «Salva come bozza». L'invio richiede una connessione. Servono il permesso di creazione, il piano Starter o superiore e il modulo Richieste di acquisto.

Approvare dall'app mobile

Gli approvatori possono approvare o rifiutare una richiesta in attesa dalla sua scheda nell'app mobile. Il loro elenco si apre su tutte le richieste invece che solo sulle proprie, e la schermata iniziale indica quante sono in attesa di approvazione. Il flusso di approvazione resta valido: se non sei l'approvatore previsto, l'app ti spiega il motivo.

Eliminare una richiesta di acquisto

Una richiesta di acquisto può essere eliminata finché è in bozza, rifiutata o annullata. Una volta inviata o approvata, annullala prima.