Projetos

Um projeto agrupa as ordens de serviço que pertencem ao mesmo empreendimento — uma parada anual, a reforma de um prédio, a instalação de uma máquina, uma campanha preventiva — e lhes dá planejamento, orçamento e avanço comuns. Cada projeto carrega sua própria referência (PRJ-1, PRJ-2…), um gerente de projeto, uma equipe e quantas fases o trabalho exigir. As ordens de serviço continuam sendo ordens de serviço comuns: seus técnicos trabalham exatamente como hoje, e o projeto consolida para você o status e o custo de cada uma.

Disponibilidade

Consultar projetos está disponível em todos os planos. Criá-los e editá-los — incluindo fases, orçamento e RFI — exige o plano Business.

Criar um projeto

1. Abra Projetos no menu lateral e clique em Novo projeto.
2. Dê um nome e escolha um tipo: Geral, Encerramento, Renovação, Instalação ou Campanha.
3. Defina a prioridade e as datas previstas de início e de término.
4. Informe um orçamento previsto se o trabalho tiver um — o gasto real é calculado a partir das ordens de serviço vinculadas.
5. Escolha um gerente de projeto, acrescente uma descrição e salve.

O que cada aba contém

Vincular ordens de serviço

Na aba Ordens de Serviço, escolha qualquer ordem existente para vinculá-la ao projeto; pela aba Fases você pode vinculá-la diretamente a uma fase específica. O vínculo não altera nada na ordem de serviço, e desvinculá-la nunca a exclui. Ative «Atualizar o status da fase a partir das ordens de serviço» e cada fase passa a seguir as ordens que contém, em vez de ser definida na mão.

As fases

Uma fase é uma etapa do trabalho — preparação, desmontagem, montagem, partida. Adicione-a na aba Fases com o nome, a data de início e a data de término; abra “Mais detalhes (responsável, custo…)” para definir um responsável e um custo previsto e real. As fases são ordenadas e cada uma tem seu próprio status: Pendente, Em andamento, Concluída ou Em espera. A lista mostra as datas de cada fase com seus nomes, e o dia em que foi concluída. O responsável é notificado quando uma fase é atribuída a ele.

O que as ordens de serviço dizem sobre uma fase

Uma fase sem responsável ou sem datas próprias mostra, no lugar, as das suas ordens de serviço vinculadas: as pessoas atribuídas, suas equipes e a data de início mais cedo e o prazo mais tarde, marcadas como "a partir das ordens". As equipes aparecem até para um colega cujo acesso não cobre essas ordens de serviço, para que todos vejam qual equipe cuida de cada fase. O que você digita na própria fase sempre prevalece, e nada é copiado para ela. Clique no nome de uma fase para abrir suas ordens de serviço.

Progresso e status

O percentual de progresso conta tanto as ordens de serviço vinculadas quanto as fases, de modo que uma fase concluída na mão continua contando mesmo quando também existem ordens de serviço. Uma ordem de serviço é considerada finalizada assim que está Concluída, Validada ou Fechada. O status do projeto continua sendo seu — Planejamento, Ativo, Em espera, Concluído, Fechado ou Cancelado — a menos que você ative «Atualizar o status do projeto a partir das fases» na aba Visão geral, que passa a deduzi-lo das fases. Em espera e Cancelado permanecem sempre manuais: um projeto pausado nunca recomeça sozinho.

O orçamento

Defina um orçamento previsto no projeto e a aba Orçamento o compara com o que foi realmente gasto, reunido dos custos de mão de obra e de peças das ordens de serviço vinculadas. A mesma tabela reparte os dois valores fase a fase. Uma fase que não se apoia em ordens de serviço — um lote terceirizado, um orçamento de fornecedor — carrega então seu próprio custo previsto e real, de modo que nada é contado duas vezes. Um custo que pertence ao projeto, mas a nenhuma ordem de serviço — materiais comprados diretamente, a nota fiscal de um prestador, uma taxa de licença — é registrado com Adicionar custo em Outros custos, no fim da aba Orçamento, e somado ao custo total do projeto.

Orçamento por fase

O custo previsto de uma fase pode sempre ser editado, tenha ou não ordens de serviço vinculadas. Seu custo real é calculado: o custo das suas ordens de serviço mais os custos diretos atribuídos a ela. Ao adicionar um custo direto na aba de orçamento — uma nota de um terceirizado, material comprado fora de uma ordem de serviço —, escolha a fase correspondente; um custo direto sem fase aparece em uma linha própria, para que a tabela continue batendo com os totais.

Todos os seus projetos, local por local

A lista de projetos também funciona como uma carteira dos trabalhos previstos em todos os seus locais. Filtre por Localização para ver um local, com suas sublocalizações, e por Ano previsto para ver o que está previsto em determinado ano. Com Agrupar por (localização, prioridade ou ano previsto) você obtém um bloco por grupo com o número de projetos, o orçamento planejado e o custo real. Os dois cartões de orçamento no topo somam tudo o que os filtros abrangem, não só a página na tela. Os valores são totalizados por moeda: um projeto com moeda própria nunca é somado aos outros.

Projetos na página de uma localização

A aba Projetos de uma localização lista seus projetos, incluindo os das sublocalizações, a menos que você desmarque Incluir sublocalizações. Ver em Projetos abre a lista completa já filtrada por essa localização, com seus totais e seu agrupamento.

Um plano de investimentos para o seu conselho

Relatórios › Modelos oferece o modelo "Plano de investimentos": os projetos a realizar (em planejamento, ativos ou em espera) de todos os seus locais, por localização, por prioridade e por ano previsto, e depois listados por localização, cada um com o orçamento planejado e o custo real até agora. Não depende do período do relatório: mostra sempre o plano como ele está. Os valores ficam na moeda de cada projeto.

1. Abra Relatórios, depois a aba Modelos, e clique em "Clonar para minha conta" em "Plano de investimentos".
2. Na aba Agendados, agende-o mensal ou trimestralmente em PDF, Excel ou CSV. Os destinatários são colegas que podem ler relatórios no FreeMaint; para compartilhar fora, envie o arquivo para você com "Enviar um teste para mim" e encaminhe-o.
3. Use "Limitar a (opcional)" para enviar apenas o plano de um ou vários locais, sublocalizações incluídas.
4. O orçamento planejado é visível para quem pode ler projetos; o custo real, só para as pessoas autorizadas a ver os custos dos relatórios — em um relatório agendado, cada destinatário só o recebe se puder vê-lo.

Os projetos no construtor de relatórios

No plano Business, Relatórios › Construtor também oferece Projetos como fonte de dados: referência, nome, tipo, status, prioridade, localização, início previsto, término previsto, ano previsto, orçamento planejado e custo real. Agrupe por localização, prioridade ou ano previsto e adicione uma soma para montar sua própria visão do plano. As duas colunas de orçamento só aparecem para as pessoas autorizadas a ver os custos dos relatórios.

RFI — solicitações de informação

Uma RFI é uma pergunta formal levantada em um projeto: uma cota faltando, uma especificação ambígua. Ela carrega um responsável, um prazo, os desenhos a que se refere e uma resposta escrita que fica registrada. Cada uma recebe sua referência (RFI-1, RFI-2…) e percorre Rascunho, Enviada, Em análise, Respondida e Fechada, com cancelamento e reabertura possíveis. Atribua-a a um colega ou a um fornecedor; a resposta e seus anexos permanecem com o projeto. As RFI aparecem sob Projetos no menu lateral.

Imprimir e exportar

Na lista de projetos, Imprimir gera a lista sozinha ou a lista com as ordens de serviço de cada projeto embaixo, com a localização, o orçamento planejado e o custo real de cada projeto. Quando a lista está agrupada, a impressão mantém os grupos e seus subtotais e termina com o total geral. Exportar gera um arquivo Excel ou CSV com o ano previsto, o orçamento planejado e o custo real de cada projeto. Ambos cobrem todo o conjunto filtrado, não só a página na tela. O custo real só aparece se a sua função puder ver os custos das ordens de serviço.

Relatório do projeto (PDF)

Na página de um projeto, Exportar para PDF gera um relatório para apresentar numa reunião de gestão ou guardar com a documentação do projeto: visão geral e campos personalizados, fases com progresso, pessoas e datas, ordens de serviço vinculadas agrupadas por fase, equipe, previsto versus real por fase, e documentos com suas fotos. Desmarque as seções de que não precisa. O relatório só contém o que você pode ver: ordens de serviço, documentos ou valores que sua função não abre ficam de fora. Disponível a partir do plano Starter.

Ativos cobertos por um projeto

Um projeto pode cobrir vários ativos. Selecione-os no formulário do projeto; o projeto passa a aparecer na aba Projetos de cada ativo, ao lado de suas ordens de serviço. Projetos alcançados indiretamente pelas ordens do ativo são listados à parte, com as ordens que os conectam.

Linha do tempo das fases

Na aba Fases, passe de «Lista» para «Linha do tempo» para ver cada fase como uma barra da data de início à data de término, preenchida conforme o progresso, com o dia de hoje marcado. Uma fase sem datas próprias usa as das ordens vinculadas (barra tracejada); uma fase com uma só data aparece como um marco. Clique em uma barra para abrir a fase na lista. As datas são alteradas na lista, com o botão Editar da fase. Se você pode editar as fases, o clique também abre o formulário de edição dela.

Previsto e real

Na linha do tempo, uma barra fina sob cada barra prevista mostra o que realmente aconteceu: desde o dia em que a fase — ou sua primeira ordem de serviço vinculada — começou até o dia em que foi concluída, e até hoje enquanto estiver aberta. Quando a fase termina, os dias de atraso ou de antecedência aparecem sob o nome dela. Se a fase foi marcada como Concluída depois do fim do trabalho, corrija «Iniciada em» e «Concluída em» no formulário de edição dela: a barra e a diferença acompanham.

Histórico de auditoria

A aba “Histórico de auditoria” lista cada alteração feita no projeto — a criação, cada edição campo a campo com o valor antigo e o novo, as fases, os membros da equipe, as ordens de serviço vinculadas e os custos — com o autor, a data e a hora. Uma alteração automática (o status de uma fase que acompanha suas ordens de serviço) aparece como “Sistema”. Quando um projeto é excluído, sua última entrada permanece no log de auditoria da empresa (Configurações da empresa), filtrado por Project. Disponível a partir do plano Business, para as funções com a permissão de auditoria.

Fornecedor de uma fase

Nos detalhes de uma fase, escolha o “Fornecedor” que executa o trabalho — um empreiteiro, um consultor, um laboratório de ensaios… — ao lado do “Responsável”. As equipes são mostradas a partir das ordens de serviço vinculadas. O fornecedor aparece na fase e no relatório PDF.

Remover uma ordem de serviço

Na aba Fases, abra uma fase e use × ao lado de uma ordem de serviço para tirá-la apenas dessa fase: ela continua no projeto. O × da aba Ordens de Serviço a remove do projeto. Os dois pedem confirmação e nenhum exclui a ordem de serviço. “Nova ordem de serviço nesta fase” mostra no formulário a qual projeto e fase a ordem será adicionada, inclusive quando você cria várias de uma vez. O título começa como «Fase – Projeto», que você pode alterar.

Datas previstas e reais

Um projeto e cada uma de suas fases mostram o Início previsto e o Término previsto, e depois o Início real e o Término real quando o trabalho começa e termina. A linha do tempo desenha o previsto como barra e o real como uma linha fina abaixo.