Visão geral das requisições de compra

Uma requisição de compra é um pedido interno para comprar peças, consumíveis ou ferramentas. Alguém a cria, ela é revisada e aprovada, e depois é convertida em pedidos de compra — agrupados automaticamente por fornecedor.

Criar uma requisição

1. Abra Requisições de compra e clique em Nova requisição
2. Adicione as peças necessárias com quantidades
3. Defina uma prioridade — Baixa, Média, Alta ou Urgente
4. Opcionalmente, adicione uma finalidade, uma data necessária e uma ordem de serviço vinculada
5. Anexe fotos, cotações ou especificações se for útil
6. Salve como rascunho ou envie para aprovação

O que você pode registrar

• Finalidade / motivo — a justificativa do pedido
• Data necessária — quando o material é necessário
• Ordem de serviço vinculada — conecte o pedido ao serviço que precisa das peças
• Anexos — fotos de peças danificadas, cotações ou especificações
• Prioridade — com um nível Urgente dedicado
• Seção / Unidade — exibida automaticamente a partir da localização do solicitante

Do rascunho ao pedido de compra

1. Rascunho — criar e editar a requisição (os rascunhos têm um botão Editar)
2. Enviada — enviada para aprovação
3. Aprovada — pronta para converter
4. Convertida — são criados pedidos de compra agrupados por fornecedor; o recebimento e o fechamento ocorrem depois no pedido de compra

Cadeia de aprovação configurável

Os administradores podem exigir campos e encaminhar as aprovações automaticamente, sem código, por empresa.

1. Acesse Configurações da empresa → Fluxos de trabalho → Requisições de compra
2. Exija campos antes da aprovação — por exemplo uma finalidade ou uma ordem de serviço vinculada
3. Escolha o aprovador — um papel, um usuário específico, ou o gerente do departamento do solicitante (resolvido automaticamente a partir das suas localizações)
4. Ou aplique a predefinição Aprovação do gerente de departamento com um clique

Itens fora do catálogo

Você também pode requisitar itens que não estão no seu estoque. Clique em «Adicionar item avulso» para digitar um nome, unidade e quantidade em texto livre para uma necessidade pontual. Quando a requisição vira um pedido de compra, a linha avulsa é transferida como item apenas de compra: nunca cria um item de estoque.

Aprovação pelo responsável de seção

Escolha uma Seção responsável (uma equipe) na requisição. Em Configurações da empresa → Fluxos de trabalho → Requisições de compra, aplique o modelo rápido “Aprovação do responsável de seção” (ou adicione uma etapa cujo aprovador seja “Responsável de seção (líder de equipe)”) e defina um líder para cada equipe em Organização → Equipes. O líder da seção aprova e é notificado; se a seção não tiver líder, aprova o líder mais próximo acima dela. Um solicitante nunca aprova a própria compra e, sem seção nem líder, aprova a função Gerente ou Administrador. Para tornar a seção obrigatória, adicione o campo obrigatório “Seção responsável” a uma etapa.

Estoque, especificação e links em cada linha

A página da requisição mostra o estoque atual e o estoque mínimo de cada peça do catálogo, destacados quando o estoque está no mínimo ou abaixo, para que o aprovador veja por que ela é necessária. Cada linha, do catálogo ou avulsa, tem um campo opcional “Especificação / observação” (até 1.000 caracteres) para especificações técnicas, uma referência ou um link do produto; os links são clicáveis.

Custos por linha e total estimado

Os usuários autorizados a ver os preços do estoque veem, na página da requisição de compra — na web e no aplicativo móvel —, o preço unitário estimado e o valor de cada linha, além do total estimado, logo ao lado dos botões de aprovação. Uma linha usa o custo estimado informado nela; sem ele, usa o custo unitário da peça no estoque, indicado como "Custo unitário da peça". Linhas sem nenhum preço são contadas e ficam fora do total. Ao criar ou editar uma requisição, você pode informar um custo estimado em qualquer linha, por exemplo a cotação de um fornecedor; se deixar em branco, uma linha do catálogo usa o custo unitário da peça. As etapas de aprovação limitadas a uma faixa de valor usam esse mesmo total.

Exportar uma requisição para o Excel

“Exportar (Excel)”, na página da requisição, baixa uma planilha com um cabeçalho (referência, status, solicitante, datas, seção, prioridade, finalidade) e uma linha por item: código do item, descrição, especificação, unidade, quantidade, preço unitário e valor estimados, observação, fornecedor sugerido e link, com um total. Os preços só aparecem para usuários autorizados a ver os preços do estoque.

Exportar várias requisições

Na lista de requisições de compra, escolha um período (data da solicitação) e, se precisar, um status ou uma busca, e clique em "Exportar (Excel)". Você recebe uma única planilha com uma linha por item de cada requisição encontrada: referência, data da solicitação, solicitante, seção responsável, status e finalidade, seguidos do código do item, descrição, especificação, unidade, quantidade, preço unitário e valor estimados, fornecedor sugerido e link. Até 500 requisições por exportação.

Solicitar uma compra a partir de uma peça ou pelo aplicativo móvel

Na página de uma peça, “Solicitar compra” abre uma nova requisição com essa peça na primeira linha, na web e no aplicativo móvel. No aplicativo você pode adicionar peças ou itens avulsos, uma especificação por linha, a finalidade, a data de necessidade, a prioridade, a seção responsável, uma ordem de serviço vinculada, notas e até 5 fotos ou arquivos, e depois tocar em “Enviar para aprovação” ou “Salvar como rascunho”. O envio exige conexão. É preciso ter a permissão de criação, o plano Starter ou superior e o módulo Requisições de compra.

Aprovar pelo aplicativo

Os aprovadores podem aprovar ou rejeitar uma requisição pendente na página dela no aplicativo. A lista abre com todas as requisições em vez de só as suas, e a tela inicial mostra quantas aguardam aprovação. O fluxo de aprovação continua valendo: se você não for o aprovador esperado, o aplicativo mostra o motivo.

Excluir uma requisição de compra

Uma requisição de compra pode ser excluída enquanto está em rascunho, rejeitada ou cancelada. Depois de enviada ou aprovada, cancele-a primeiro.