Projetos

Um projeto agrupa as ordens de trabalho que pertencem ao mesmo trabalho — uma paragem anual, a renovação de um edifício, a instalação de uma máquina, uma campanha preventiva — e dá-lhes um planeamento, um orçamento e um avanço comuns. Cada projeto tem a sua própria referência (PRJ-1, PRJ-2…), um gestor de projeto, uma equipa e tantas fases quantas o trabalho exigir. As ordens de trabalho continuam a ser ordens de trabalho normais: os seus técnicos trabalham exatamente como hoje, e o projeto consolida por si o estado e o custo de cada uma.

Disponibilidade

Consultar projetos está disponível em todos os planos. Criá-los e editá-los — incluindo fases, orçamento e RFI — exige o plano Business.

Criar um projeto

1. Abra Projetos no menu lateral e clique em Novo projeto.
2. Dê-lhe um nome e escolha um tipo: Geral, Encerramento, Renovação, Instalação ou Campanha.
3. Defina a prioridade e as datas previstas de início e de fim.
4. Introduza um orçamento previsto se o trabalho tiver um — a despesa real é calculada a partir das ordens de trabalho associadas.
5. Escolha um gestor de projeto, acrescente uma descrição e guarde.

O que contém cada separador

Associar ordens de trabalho

No separador Ordens de Trabalho, escolha qualquer ordem existente para a associar ao projeto; a partir do separador Fases pode associá-la diretamente a uma fase concreta. A associação não altera nada na ordem de trabalho, e desassociá-la nunca a elimina. Ative «Atualizar o estado da fase a partir das ordens de trabalho» e cada fase passa a seguir as ordens que contém, em vez de ser definida à mão.

As fases

Uma fase é uma etapa do trabalho — preparação, desmontagem, montagem, arranque. Adicione-a no separador Fases com o nome, a data de início e a data de fim; abra «Mais detalhes (responsável, custo…)» para definir um responsável e um custo previsto e real. As fases são ordenadas e cada uma tem o seu próprio estado: Pendente, Em curso, Concluída ou Em pausa. A lista mostra as datas de cada fase com o respetivo nome, e o dia em que foi concluída. O responsável é notificado quando uma fase lhe é atribuída.

O que as ordens de trabalho dizem de uma fase

Uma fase sem responsável ou sem datas próprias mostra, em vez disso, as das suas ordens de trabalho ligadas: as pessoas atribuídas, as suas equipas e a data de início mais cedo e o prazo mais tardio, assinaladas "a partir das ordens de trabalho". As equipas aparecem mesmo a um colega cujo acesso não cobre essas ordens de trabalho, para que todos vejam que equipa trata cada fase. O que introduzir na própria fase prevalece sempre e nada é copiado para ela. Clique no nome de uma fase para abrir as suas ordens de trabalho.

Progresso e estado

A percentagem de progresso conta tanto as ordens de trabalho associadas como as fases, pelo que uma fase que conclua à mão conta sempre, mesmo quando também existem ordens de trabalho. Uma ordem de trabalho é considerada terminada assim que está Concluída, Validada ou Fechada. O estado do projeto continua a ser seu — Planeamento, Ativo, Em Espera, Concluído, Fechado ou Cancelado — a menos que ative «Atualizar o estado do projeto a partir das fases» no separador Visão Geral, que passa a deduzi-lo das fases. Em Espera e Cancelado permanecem sempre manuais: um projeto suspenso nunca recomeça sozinho.

O orçamento

Defina um orçamento previsto no projeto e o separador Orçamento compara-o com o que foi realmente gasto, recolhido dos custos de mão de obra e de peças das ordens de trabalho associadas. A mesma tabela reparte ambos os valores fase a fase. Uma fase que não assenta em ordens de trabalho — um lote subcontratado, um orçamento de fornecedor — tem então o seu próprio custo previsto e real, de modo que nada é contado duas vezes. Um custo que pertence ao projeto mas a nenhuma ordem de trabalho — materiais comprados diretamente, a fatura de um prestador, uma taxa de licença — regista-se com Adicionar custo em Outros custos, no fundo do separador Orçamento, e soma-se ao custo total do projeto.

Orçamento por fase

O custo previsto de uma fase pode sempre ser editado, tenha ou não ordens de trabalho ligadas. O seu custo real é calculado: o custo das suas ordens de trabalho mais os custos diretos atribuídos. Ao adicionar um custo direto no separador do orçamento — uma fatura de um subempreiteiro, material comprado fora de uma ordem de trabalho —, escolha a fase a que pertence; um custo direto sem fase aparece numa linha própria, para que a tabela continue a bater com os totais.

Todos os projetos, local a local

A lista de projetos serve também de carteira dos trabalhos previstos em todos os seus locais. Filtre por Localização para ver um local, com as suas sublocalizações, e por Ano previsto para ver o que está previsto num determinado ano. Com Agrupar por (localização, prioridade ou ano previsto) obtém um bloco por grupo com o número de projetos, o orçamento planeado e o custo real. Os dois cartões de orçamento no topo somam tudo o que os filtros abrangem, não apenas a página no ecrã. Os montantes são totalizados por moeda: um projeto com moeda própria nunca é somado aos outros.

Projetos na página de uma localização

O separador Projetos de uma localização lista os seus projetos, incluindo os das sublocalizações, a menos que desmarque Incluir sublocalizações. Ver em Projetos abre a lista completa já filtrada por essa localização, com os seus totais e o seu agrupamento.

Um plano de investimentos para o seu conselho

Relatórios › Modelos propõe o modelo «Plano de investimentos»: os projetos por realizar (em planeamento, ativos ou em espera) de todos os seus locais, por localização, por prioridade e por ano previsto, e depois listados por localização, cada um com o orçamento planeado e o custo real até à data. Não depende do período do relatório: mostra sempre o plano tal como está. Os montantes ficam na moeda de cada projeto.

1. Abra Relatórios, depois o separador Modelos, e clique em «Clonar para a minha conta» em «Plano de investimentos».
2. No separador Agendados, agende-o mensal ou trimestralmente em PDF, Excel ou CSV. Os destinatários são colegas que podem ler relatórios no FreeMaint; para o partilhar fora, envie-se o ficheiro com «Enviar-me um teste» e reencaminhe-o.
3. Use «Limitar a (opcional)» para enviar apenas o plano de um ou vários locais, sublocalizações incluídas.
4. O orçamento planeado é visível para quem pode ler projetos; o custo real, apenas para as pessoas autorizadas a ver os custos dos relatórios — num relatório agendado, cada destinatário só o recebe se o puder ver.

Os projetos no construtor de relatórios

No plano Business, Relatórios › Construtor também propõe Projetos como fonte de dados: referência, nome, tipo, estado, prioridade, localização, início previsto, fim previsto, ano previsto, orçamento planeado e custo real. Agrupe por localização, prioridade ou ano previsto e adicione uma soma para criar a sua própria vista do plano. As duas colunas de orçamento só aparecem às pessoas autorizadas a ver os custos dos relatórios.

RFI — pedidos de informação

Uma RFI é uma questão formal levantada num projeto: uma cota em falta, uma especificação ambígua. Tem um responsável, um prazo, os desenhos a que se refere e uma resposta escrita que fica registada. Cada uma recebe a sua referência (RFI-1, RFI-2…) e percorre Rascunho, Submetida, Em análise, Respondida e Fechada, com cancelamento e reabertura possíveis. Atribua-a a um colega ou a um fornecedor; a resposta e os seus anexos ficam com o projeto. As RFI aparecem sob Projetos no menu lateral.

Imprimir e exportar

Na lista de projetos, Imprimir dá-lhe a lista sozinha ou a lista com as ordens de trabalho de cada projeto por baixo, com a localização, o orçamento planeado e o custo real de cada projeto. Quando a lista está agrupada, a impressão mantém os grupos e os respetivos subtotais e termina com o total geral. Exportar gera um ficheiro Excel ou CSV com o ano previsto, o orçamento planeado e o custo real de cada projeto. Ambos abrangem todo o conjunto filtrado, não apenas a página no ecrã. O custo real só aparece se a sua função puder ver os custos das ordens de trabalho.

Relatório do projeto (PDF)

Na página de um projeto, Exportar para PDF gera um relatório para apresentar numa revisão de gestão ou guardar no processo do projeto: visão geral e campos personalizados, fases com progresso, pessoas e datas, ordens de trabalho ligadas agrupadas por fase, equipa, previsto versus real por fase, e documentos com as suas fotos. Desmarque as secções de que não precisa. O relatório só contém o que pode ver: as ordens de trabalho, os documentos ou os montantes que a sua função não abre são omitidos. Disponível a partir do plano Starter.

Ativos abrangidos por um projeto

Um projeto pode abranger vários ativos. Selecione-os no formulário do projeto; o projeto passa então a aparecer no separador Projetos de cada ativo, junto às suas ordens de trabalho. Os projetos alcançados indiretamente através das ordens do ativo são listados à parte, com as ordens que os ligam.

Cronologia das fases

No separador Fases, passe de «Lista» para «Cronologia» para ver cada fase como uma barra da data de início à data de fim, preenchida conforme o progresso, com o dia de hoje assinalado. Uma fase sem datas próprias usa as das ordens associadas (barra tracejada); uma fase com uma só data aparece como um marco. Clique numa barra para abrir a fase na lista. As datas alteram-se a partir da lista, com o botão Editar da fase. Se pode editar as fases, o clique abre também o respetivo formulário de edição.

Previsto e real

Na cronologia, uma barra fina sob cada barra prevista mostra o que realmente aconteceu: desde o dia em que a fase — ou a sua primeira ordem de trabalho associada — começou até ao dia em que foi concluída, e até hoje enquanto estiver aberta. Quando a fase termina, os dias de atraso ou de antecedência aparecem sob o seu nome. Se a fase foi marcada como Concluída depois do fim dos trabalhos, corrija «Iniciada em» e «Concluída em» no respetivo formulário de edição: a barra e a diferença acompanham.

Histórico de auditoria

O separador «Histórico de auditoria» lista cada alteração feita ao projeto — a criação, cada edição campo a campo com o valor antigo e o novo, as fases, os membros da equipa, as ordens de trabalho associadas e os custos — com o autor, a data e a hora. Uma alteração automática (o estado de uma fase que segue as suas ordens de trabalho) aparece como «Sistema». Quando um projeto é eliminado, a sua última entrada fica no registo de auditoria da empresa (Definições da Empresa), filtrado por Project. Disponível a partir do plano Business, para as funções com a permissão de auditoria.

Fornecedor de uma fase

Nos detalhes de uma fase, escolha o «Fornecedor» que executa os trabalhos — um empreiteiro, um consultor, um laboratório de ensaios… — ao lado do «Responsável». As equipas são mostradas a partir das ordens de trabalho ligadas. O fornecedor aparece na fase e no relatório PDF.

Retirar uma ordem de trabalho

No separador Fases, abra uma fase e use × junto a uma ordem de trabalho para a retirar apenas dessa fase: continua no projeto. O × do separador Ordens de Trabalho retira-a do projeto. Ambos são confirmados e nenhum elimina a ordem de trabalho. «Nova ordem de trabalho nesta fase» indica no formulário a que projeto e fase a ordem se juntará, também quando cria várias de uma vez. O título começa como «Fase – Projeto», que pode alterar.

Datas previstas e reais

Um projeto e cada uma das suas fases mostram o Início previsto e o Fim previsto, e depois o Início real e o Fim real quando o trabalho começa e termina. A cronologia desenha o previsto como barra e o real como uma linha fina por baixo.