Visão geral das requisições de compra

Uma requisição de compra é um pedido interno para comprar peças, consumíveis ou ferramentas. Alguém a cria, é revista e aprovada, e depois é convertida em ordens de compra — agrupadas automaticamente por fornecedor.

Criar uma requisição

1. Abra Requisições de compra e clique em Nova requisição
2. Adicione as peças necessárias com quantidades
3. Defina uma prioridade — Baixa, Média, Alta ou Urgente
4. Opcionalmente, adicione uma finalidade, uma data necessária e uma ordem de trabalho associada
5. Anexe fotos, orçamentos ou especificações se for útil
6. Guarde como rascunho ou submeta para aprovação

O que pode registar

• Finalidade / motivo — a justificação do pedido
• Data necessária — quando o material é necessário
• Ordem de trabalho associada — ligue o pedido ao trabalho que precisa das peças
• Anexos — fotos de peças danificadas, orçamentos ou especificações
• Prioridade — com um nível Urgente dedicado
• Secção / Unidade — apresentada automaticamente a partir da localização do requisitante

Do rascunho à ordem de compra

1. Rascunho — criar e editar a requisição (os rascunhos têm um botão Editar)
2. Submetida — enviada para aprovação
3. Aprovada — pronta para converter
4. Convertida — são criadas ordens de compra agrupadas por fornecedor; a receção e o fecho ocorrem depois na ordem de compra

Cadeia de aprovação configurável

Os administradores podem exigir campos e encaminhar as aprovações automaticamente, sem código, por empresa.

1. Vá a Definições da empresa → Fluxos de trabalho → Requisições de compra
2. Exija campos antes da aprovação — por exemplo uma finalidade ou uma ordem de trabalho associada
3. Escolha o aprovador — um perfil, um utilizador específico, ou o gestor do departamento do requisitante (resolvido automaticamente a partir das suas localizações)
4. Ou aplique a predefinição Aprovação do gestor de departamento com um clique

Itens fora do catálogo

Também pode requisitar itens que não estão no seu inventário. Clique em «Adicionar item avulso» para escrever um nome, unidade e quantidade em texto livre para uma necessidade pontual. Quando a requisição se torna uma ordem de compra, a linha avulsa é transferida como item apenas de compra: nunca cria um item de inventário.

Aprovação pelo responsável de secção

Escolha uma Secção responsável (uma equipa) na requisição. Em Definições da Empresa → Fluxos de trabalho → Requisições de compra, aplique o modelo rápido «Aprovação do responsável de secção» (ou adicione um passo cujo aprovador seja «Responsável de secção (líder de equipa)») e atribua um líder a cada equipa em Organização → Equipas. O líder da secção aprova e é notificado; se a secção não tiver líder, aprova o líder mais próximo acima dela. Um requerente nunca aprova a sua própria compra e, sem secção nem líder, aprova a função Gestor ou Administrador. Para tornar a secção obrigatória, adicione o campo obrigatório «Secção responsável» a um passo.

Stock, especificação e ligações em cada linha

A página da requisição mostra o stock atual e o stock mínimo de cada peça do catálogo, destacados quando o stock está no mínimo ou abaixo, para que o aprovador veja porque é necessária. Cada linha, do catálogo ou livre, tem um campo opcional «Especificação / observação» (até 1000 caracteres) para especificações técnicas, uma referência ou uma ligação para o produto; as ligações podem ser abertas.

Custos por linha e total estimado

Os utilizadores autorizados a ver os preços do inventário veem, na página da requisição de compra — na web e na aplicação móvel —, o preço unitário estimado e o montante de cada linha, bem como o total estimado, mesmo ao lado dos botões de aprovação. Uma linha usa o custo estimado nela introduzido; na sua falta, usa o custo unitário da peça no inventário, assinalado como «Custo unitário da peça». As linhas sem qualquer preço são contadas e ficam fora do total. Ao criar ou editar uma requisição pode introduzir um custo estimado em qualquer linha, por exemplo o orçamento de um fornecedor; se o deixar vazio, uma linha do catálogo usa o custo unitário da peça. Os passos de aprovação limitados a um intervalo de montante usam este mesmo total.

Exportar uma requisição para Excel

«Exportar (Excel)», na página da requisição, descarrega uma folha de cálculo com um cabeçalho (referência, estado, requerente, datas, secção, prioridade, finalidade) e uma linha por artigo: código do artigo, descrição, especificação, unidade, quantidade, preço unitário e montante estimados, observação, fornecedor sugerido e ligação, com um total. Os preços só aparecem aos utilizadores autorizados a ver os preços do inventário.

Exportar várias requisições

Na lista de requisições de compra, escolha um período (data do pedido) e, se necessário, um estado ou uma pesquisa, e clique em «Exportar (Excel)». Obtém uma única folha de cálculo com uma linha por cada item de todas as requisições correspondentes: referência, data do pedido, requerente, secção responsável, estado e finalidade, seguidos do código do artigo, descrição, especificação, unidade, quantidade, preço unitário e montante estimados, fornecedor sugerido e ligação. Até 500 requisições por exportação.

Pedir uma compra a partir de uma peça ou da aplicação móvel

Na página de uma peça, «Pedir compra» abre uma nova requisição com essa peça na primeira linha, na web e na aplicação móvel. Na aplicação pode adicionar peças ou artigos livres, uma especificação por linha, a finalidade, a data de necessidade, a prioridade, a secção responsável, uma ordem de trabalho associada, notas e até 5 fotos ou ficheiros, e depois tocar em «Submeter para aprovação» ou «Guardar como rascunho». O envio exige ligação. É necessária a permissão de criação, o plano Starter ou superior e o módulo Requisições de compra.

Aprovar a partir da aplicação móvel

Os aprovadores podem aprovar ou rejeitar uma requisição pendente a partir da sua página na aplicação móvel. A lista abre com todas as requisições em vez de apenas as suas, e o ecrã inicial indica quantas aguardam aprovação. O fluxo de aprovação continua a aplicar-se: se não for o aprovador previsto, a aplicação indica o motivo.

Eliminar uma requisição de compra

Uma requisição de compra pode ser eliminada enquanto está em rascunho, rejeitada ou cancelada. Depois de submetida ou aprovada, cancele-a primeiro.