استيراد CSV

استورد الأصول وقطع الغيار والمواقع والمستخدمين والموردين والعملاء وأوامر العمل وخطط الصيانة الوقائية والطلبات عبر CSV.

الأنواع المدعومة

• الأصول
• الأجزاء
• المواقع
• المستخدمون
• الموردون
• العملاء
• أوامر العمل
• خطط الصيانة الوقائية
• الطلبات
• حوادث الأصول

العملية

1. نزّل القالب
2. املأه بالبيانات
3. احفظه بصيغة CSV UTF-8
4. ارفع الملف
5. راجع نتائج التحقق
6. أكّد الاستيراد

ما حجم الملف المسموح به

حتى 8000 صف لكل ملف. هذا الحد يخص ملفًا واحدًا، لا حسابك: لا يوجد سقف لعدد الأصول أو قطع الغيار أو المواقع أو أي سجلات أخرى يمكنك الاحتفاظ بها، في أي خطة، بما فيها خطة Core المجانية. تُقسَّم مجموعة البيانات الأكبر ببساطة إلى عدة ملفات تستوردها واحدًا تلو الآخر، وكل عملية استيراد تُضاف إلى الموجود. كما أن الملفات الكبيرة جدًا تستغرق وقتًا أطول وتنتج تقرير أخطاء أطول، لذا فإن 2000 إلى 5000 صف لكل ملف عادةً ما تكون أسهل في التعامل من ملف واحد عند الحد الأقصى. استثناء: ملف القطع الذي تحدّد صفوفه الكمية والموقع معًا، والمستورد بوضع «تحديث الموجود فقط» أو «تحديث الموجود وإنشاء الباقي»، يحدّث المخزون موقعًا تلو الآخر ويقتصر على 2500 صف لكل ملف، لأن حفظ كل صف من هذه الصفوف يستغرق وقتًا أطول.

تحديث السجلات الموجودة

صدّر بياناتك وعدّلها ثم أعد رفع الملف. يطابق FreeMaint كل صف بسجله الموجود عبر عمود المعرف (أو المرجع)، بحيث يتم تحديث السجلات بدلاً من تكرارها. في خطوة المعاينة، اختر كيفية تطبيق الاستيراد:

التصدير والتعديل في Excel وإعادة الاستيراد

أصبح الملف المُصدَّر وقالب الاستيراد يستخدمان الأعمدة نفسها، لذا يمكنك تصدير بياناتك وتعديلها في Excel وإعادة رفعها مباشرة دون إضافة أعمدة أو إعادة تسميتها. لا تُعدِّل عمود المعرّف (ID): فهو ما يربط كل صف بالسجل الموجود ليتم التحديث بدل التكرار. الأعمدة التي لا يمكن استيرادها (المتوفر، قيد الطلب، التكلفة الإجمالية، التواريخ) تظهر ضمن الأعمدة المتجاهَلة في خطوة الربط.

أي عمود تحذفه من الملف، أو خلية تتركها فارغة، يحتفظ بقيمته المخزَّنة. هكذا تحدِّث بيانًا دون المساس بآخر: لإدخال تكلفة الوحدة لمئات قطع الغيار دون تغيير الكميات، احذف عمود الكمية قبل الرفع. تُحتسب القيمة الإجمالية تلقائيًا من تكلفة الوحدة الجديدة.

لمسح قيمة محفوظة بدلًا من ذلك، اكتب NONE في الخلية (بأحرف كبيرة أو صغيرة). يعمل ذلك في الأصول للأعمدة الطراز والشركة المصنّعة والوصف والمنطقة والباركود، وفي القطع للأعمدة الوصف ورقم القطعة والشركة المصنّعة ومكان التخزين؛ أما NONE في عمود الموقع (الاسم) فيفصل القطعة عن موقعها، وNONE في عمود العميل (الاسم) يفصل الأصل عن عميله. لا يمسح NONE إلا في صف يحدِّث سجلًا موجودًا، أما في صف ينشئ سجلًا جديدًا فيُتجاهَل ويبقى الحقل فارغًا. ولا تُقرأ الشَّرطة (-) على أنها NONE، بل تُحفظ كما كُتبت.

باركودات أصول مستخدمة بالفعل

قبل استيراد الأصول، تُبيّن لك المعاينة الصفوف التي تتشارك باركودًا مع صف آخر في الملف، والصفوف التي تحمل باركودًا يملكه أصل آخر بالفعل. إنشاء هذه الصفوف سيمنح أصلين الرمز نفسه، أما تحديث الأصل الذي يحمل الرمز فلا. وإذا فعّلت شركتك «باركودات فريدة للأصول»، تُرفض هذه الصفوف وتُدرج مع السبب، ويُستورد باقي الملف.

الحقول المخصصة في الاستيراد

تظهر حقولك المخصصة كأعمدة cf_ في التصدير ويمكن تعبئتها وإعادة استيرادها. احذف عمود cf_ من ملفك للإبقاء على القيمة المحفوظة؛ وأدرجه مع خلية فارغة لمسحها.

جهات اتصال المورّد

تدعم جهات التوريد جهات الاتصال الفردية مباشرةً في الاستيراد والتصدير. أضِف أعمدة مرقّمة — Contact 1 Name وContact 1 Email وContact 1 Phone وContact 1 Role وContact 1 Primary — ثم كرّر مع Contact 2 وContact 3 وهكذا لأي عدد تحتاجه من جهات الاتصال. الاسم وحده مطلوب، ويمكن ترك البريد الإلكتروني فارغًا. يتضمّن تصدير المورّدين هذه الأعمدة بالفعل، لذا يمكنك التصدير والتعديل وإعادة الرفع. عند التحديث، وجود أي عمود Contact يستبدل جهات اتصال ذلك المورّد؛ واترك أعمدة Contact لإبقاء الموجودة كما هي.

استيراد التسلسل الهرمي للمواقع

يمكن تداخل المواقع إلى أي عمق تحتاجه. في عمود الموقع الأصل، اكتب اسم الموقع الأصل — أو، عندما تحمل المواقع الفرعية الاسم نفسه في فروع مختلفة، المسار الكامل مع فصل كل مستوى بعلامة « > » (على سبيل المثال: الموقع A > المبنى 1 > الطابق 2). يتيح لك ذلك إعادة استخدام اسم مثل «مكتب» أو «ممر» ضمن مواقع أصل مختلفة دون أي تعارض. تملأ عمليات التصدير هذا العمود بالفعل بالمسار الكامل، لذا يُعاد استيراد الملف المُصدَّر كما كان تمامًا.

يتم مطابقة الأشخاص، ولا تُنشأ نسخ مكرّرة أبدًا

يُطابَق الشخص بالمعرّف، ثم بالبريد الإلكتروني، ثم باسم المستخدم؛ لذا فإن إعادة استيراد ملف تصدير للموظفين لا تُنشئ أبدًا حسابًا ثانيًا لشخص موجود لديك. في وضع «إنشاء الجديد فقط» تُتخطّى هذه الصفوف وتُدرَج بالاسم. وفي وضعَي التحديث لا يتغيّر من الملف سوى الاسم الأول واسم العائلة: الدور والبريد واسم المستخدم وكلمة المرور لا تُعدَّل أبدًا عبر الاستيراد. شخصان يحملان الاسم نفسه يظلّان شخصين — فالاسم ليس هوية.