প্রকল্প

একটি প্রকল্প একই কাজের অন্তর্গত কাজের নির্দেশনাগুলোকে একত্র করে — বার্ষিক শাটডাউন, ভবনের নবীকরণ, যন্ত্র স্থাপন, প্রতিরোধমূলক প্রচারাভিযান — এবং সেগুলোকে একটি অভিন্ন পরিকল্পনা, বাজেট ও অগ্রগতি দেয়। প্রতিটি প্রকল্পের নিজস্ব রেফারেন্স থাকে (PRJ-1, PRJ-2…), একজন প্রকল্প ব্যবস্থাপক, একটি দল এবং কাজের প্রয়োজন অনুযায়ী যত খুশি পর্যায়। কাজের নির্দেশনাগুলো কিন্তু সাধারণ নির্দেশনাই থেকে যায়: আপনার টেকনিশিয়ানরা আজ যেভাবে কাজ করেন ঠিক সেভাবেই করেন, আর প্রকল্প আপনার হয়ে সেগুলোর অবস্থা ও খরচ একত্রে দেখায়।

প্রাপ্যতা

প্রকল্প দেখা সব প্ল্যানেই সম্ভব। সেগুলো তৈরি ও সম্পাদনা — পর্যায়, বাজেট ও RFI সহ — করতে Business প্ল্যান প্রয়োজন।

প্রকল্প তৈরি করা

1. সাইড মেনু থেকে প্রকল্প খুলুন এবং নতুন প্রকল্প-এ ক্লিক করুন।
2. একটি নাম দিন, তারপর ধরন বেছে নিন: সাধারণ, বন্ধ, নবীকরণ, স্থাপন বা প্রচারাভিযান।
3. অগ্রাধিকার এবং পরিকল্পিত শুরু ও শেষের তারিখ নির্ধারণ করুন।
4. কাজটির বাজেট থাকলে পরিকল্পিত বাজেট লিখুন — প্রকৃত ব্যয় যুক্ত কাজের নির্দেশনাগুলো থেকে আপনাআপনি হিসাব হয়।
5. একজন প্রকল্প ব্যবস্থাপক বেছে নিন, বিবরণ যোগ করুন এবং সংরক্ষণ করুন।

প্রতিটি ট্যাবে যা আছে

কাজের নির্দেশনা যুক্ত করা

কাজের নির্দেশনা ট্যাব থেকে বিদ্যমান যেকোনো নির্দেশনা বেছে নিয়ে প্রকল্পের সঙ্গে যুক্ত করুন; পর্যায় ট্যাব থেকে সেটিকে সরাসরি নির্দিষ্ট একটি পর্যায়ের সঙ্গেও যুক্ত করা যায়। যুক্ত করায় নির্দেশনাটিতে কিছুই বদলায় না, আর সংযোগ সরালে সেটি কখনও মুছে যায় না। «কাজের নির্দেশনা থেকে পর্যায়ের অবস্থা হালনাগাদ করুন» চালু করলে প্রতিটি পর্যায় হাতে নির্ধারণের বদলে ভেতরের নির্দেশনাগুলো অনুসরণ করে।

পর্যায়

পর্যায় হলো কাজের একটি ধাপ — প্রস্তুতি, খোলা, জোড়া লাগানো, চালু করা। পর্যায় ট্যাব থেকে নাম, শুরুর তারিখ ও শেষের তারিখ দিয়ে যোগ করুন; দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি এবং পরিকল্পিত ও প্রকৃত খরচ নির্ধারণ করতে “আরও বিবরণ (দায়িত্বপ্রাপ্ত, খরচ…)” খুলুন। পর্যায়গুলো ক্রমানুসারে সাজানো, এবং প্রতিটির নিজস্ব অবস্থা আছে: অপেক্ষমাণ, চলমান, সম্পন্ন বা স্থগিত। তালিকায় প্রতিটি পর্যায়ের তারিখ নামসহ দেখানো হয়, সঙ্গে সম্পন্ন হওয়ার দিনও। কোনো পর্যায় দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির হাতে দেওয়া হলে তিনি বিজ্ঞপ্তি পান।

কাজের নির্দেশনা একটি পর্যায় সম্পর্কে কী বলে

যে পর্যায়ের নিজস্ব দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি বা তারিখ নেই, সেটি তার পরিবর্তে সংযুক্ত কাজের নির্দেশনাগুলোর তথ্য দেখায়: বরাদ্দ করা ব্যক্তি, তাদের দল এবং সবচেয়ে আগের শুরুর তারিখ ও সবচেয়ে দেরির নির্ধারিত তারিখ, «কাজের নির্দেশনা থেকে» চিহ্নসহ। যার অ্যাক্সেস ওই কাজের নির্দেশনাগুলো কভার করে না, এমন সহকর্মীও দলগুলো দেখতে পান, যাতে সবাই জানে কোন দল কোন পর্যায় সামলায়। পর্যায়ে আপনি যা লেখেন তা সবসময় অগ্রাধিকার পায়, এবং এতে কিছুই কপি করা হয় না। কোনো পর্যায়ের কাজের নির্দেশনা খুলতে তার নামে ক্লিক করুন।

অগ্রগতি ও অবস্থা

অগ্রগতির শতাংশ যুক্ত কাজের নির্দেশনা এবং পর্যায় — দুটোই গোনে, তাই কাজের নির্দেশনা থাকা সত্ত্বেও আপনি হাতে সম্পন্ন করা পর্যায় সবসময়ই গণ্য হয়। কোনো নির্দেশনা সম্পন্ন, যাচাই করা হয়েছে বা বন্ধ হলেই সেটিকে শেষ ধরা হয়। প্রকল্পের অবস্থা আপনারই হাতে থাকে — পরিকল্পনা, সক্রিয়, স্থগিত, সম্পন্ন, বন্ধ বা বাতিল — যদি না আপনি সারসংক্ষেপ ট্যাবে «পর্যায় থেকে প্রকল্পের অবস্থা হালনাগাদ করুন» চালু করেন, তখন সেটি পর্যায় থেকেই নির্ধারিত হয়। স্থগিত ও বাতিল সবসময় হাতেই থাকে: থামানো প্রকল্প কখনও নিজে থেকে আবার শুরু হয় না।

বাজেট

প্রকল্পে একটি পরিকল্পিত বাজেট দিন, আর বাজেট ট্যাব সেটিকে প্রকৃত ব্যয়ের সঙ্গে মিলিয়ে দেখাবে — যা যুক্ত কাজের নির্দেশনাগুলোর শ্রম ও যন্ত্রাংশ খরচ থেকে জমা হয়। একই টেবিল দুটো অঙ্কই পর্যায় ধরে ধরে ভাগ করে দেখায়। যে পর্যায়ের পেছনে কোনো কাজের নির্দেশনা নেই — উপঠিকাদারকে দেওয়া অংশ, সরবরাহকারীর দরপত্র — সেটি বরং নিজের পরিকল্পিত ও প্রকৃত খরচ বহন করে, ফলে কিছুই দুবার গোনা হয় না। যে খরচ প্রকল্পের, কিন্তু কোনো কাজের নির্দেশনার নয় — সরাসরি কেনা উপকরণ, ঠিকাদারের চালান, অনুমতিপত্রের ফি — তা বাজেট ট্যাবের নিচে অন্যান্য খরচ অংশে খরচ যোগ করুন দিয়ে রেকর্ড করা হয় এবং প্রকল্পের মোট খরচে যোগ হয়।

পর্যায়ভিত্তিক বাজেট

কোনো পর্যায়ে কাজের নির্দেশনা যুক্ত থাকুক বা না থাকুক, এর পরিকল্পিত খরচ সবসময় সম্পাদনা করা যায়। এর প্রকৃত খরচ হিসাব করা হয়: এর কাজের নির্দেশনাগুলোর খরচ এবং এতে বরাদ্দ করা সরাসরি খরচ। বাজেট ট্যাবে সরাসরি খরচ যোগ করার সময় — ঠিকাদারের চালান, কাজের নির্দেশনার বাইরে কেনা উপকরণ — সংশ্লিষ্ট পর্যায়টি বেছে নিন; পর্যায়বিহীন সরাসরি খরচ আলাদা লাইনে দেখায়, ফলে সারণি মোটের সঙ্গে মিলে থাকে।

সব প্রকল্প, সাইট অনুযায়ী

প্রকল্প তালিকাটি আপনার সব সাইটে পরিকল্পিত কাজের একটি পোর্টফোলিও হিসেবেও কাজ করে। সাব-লোকেশনসহ একটি সাইট দেখতে অবস্থান অনুযায়ী, আর নির্দিষ্ট বছরে কী নির্ধারিত আছে তা দেখতে পরিকল্পিত বছর অনুযায়ী ফিল্টার করুন। গ্রুপ করুন (অবস্থান, অগ্রাধিকার বা পরিকল্পিত বছর) ব্যবহার করলে প্রতিটি গ্রুপের জন্য একটি ব্লক পাবেন, যেখানে প্রকল্পের সংখ্যা, পরিকল্পিত বাজেট ও প্রকৃত খরচ থাকে। ওপরের দুটি বাজেট কার্ড শুধু স্ক্রিনের পৃষ্ঠা নয়, ফিল্টারের সঙ্গে মেলে এমন সবকিছুর যোগফল দেখায়। টাকার অঙ্ক মুদ্রা অনুযায়ী আলাদাভাবে যোগ হয়: নিজস্ব মুদ্রার কোনো প্রকল্প কখনো অন্যগুলোর সঙ্গে যোগ হয় না।

অবস্থানের পৃষ্ঠায় প্রকল্প

কোনো অবস্থানের প্রকল্প ট্যাবে তার প্রকল্পগুলো দেখায়, সাব-লোকেশন অন্তর্ভুক্ত করুন থেকে টিক না সরালে সাব-লোকেশনের প্রকল্পও থাকে। প্রকল্পে দেখুন ওই অবস্থান দিয়ে আগে থেকেই ফিল্টার করা পুরো তালিকা, তার মোট ও গ্রুপিংসহ খোলে।

আপনার পর্ষদের জন্য একটি মূলধন পরিকল্পনা

রিপোর্ট › টেমপ্লেট-এ "মূলধন পরিকল্পনা" টেমপ্লেট আছে: আপনার সব সাইটের সামনের প্রকল্প (পরিকল্পনায়, চলমান বা স্থগিত) অবস্থান, অগ্রাধিকার ও পরিকল্পিত বছর অনুযায়ী, তারপর অবস্থান অনুযায়ী তালিকা আকারে, প্রতিটির পরিকল্পিত বাজেট ও এখন পর্যন্ত প্রকৃত খরচসহ। এটি রিপোর্টের সময়কালের উপর নির্ভর করে না: সবসময় পরিকল্পনার বর্তমান অবস্থা দেখায়। অঙ্কগুলো প্রতিটি প্রকল্পের নিজস্ব মুদ্রায় থাকে।

1. রিপোর্ট খুলুন, তারপর টেমপ্লেট ট্যাবে গিয়ে "মূলধন পরিকল্পনা"-তে "আমার অ্যাকাউন্টে ক্লোন করুন" ক্লিক করুন।
2. নির্ধারিত ট্যাবে এটি মাসিক বা ত্রৈমাসিকভাবে PDF, Excel বা CSV হিসেবে নির্ধারণ করুন। প্রাপকেরা FreeMaint-এ রিপোর্ট পড়তে পারেন এমন সহকর্মী; বাইরে শেয়ার করতে "আমাকে একটি পরীক্ষা পাঠান" দিয়ে ফাইলটি নিজেকে পাঠিয়ে ফরওয়ার্ড করুন।
3. শুধু এক বা একাধিক সাইটের পরিকল্পনা (সাব-লোকেশনসহ) পাঠাতে "সীমাবদ্ধ করুন (ঐচ্ছিক)" ব্যবহার করুন।
4. পরিকল্পিত বাজেট প্রকল্প পড়তে পারেন এমন সবাই দেখেন; প্রকৃত খরচ শুধু রিপোর্টের খরচ দেখার অনুমতিপ্রাপ্তরা দেখেন — নির্ধারিত রিপোর্টে প্রত্যেক প্রাপক তা দেখার অনুমতি থাকলেই কেবল পান।

রিপোর্ট নির্মাতায় প্রকল্প

Business প্ল্যানে রিপোর্ট › নির্মাতা প্রকল্পকেও ডেটা উৎস হিসেবে দেয়: রেফারেন্স, নাম, ধরন, অবস্থা, অগ্রাধিকার, অবস্থান, পরিকল্পিত শুরু, পরিকল্পিত সমাপ্তি, পরিকল্পিত বছর, পরিকল্পিত বাজেট ও প্রকৃত খরচ। পরিকল্পনার নিজস্ব রূপ তৈরি করতে অবস্থান, অগ্রাধিকার বা পরিকল্পিত বছর অনুযায়ী গ্রুপ করে একটি যোগফল যোগ করুন। বাজেটের দুটি কলাম শুধু রিপোর্টের খরচ দেখার অনুমতিপ্রাপ্তদের কাছে দেখা যায়।

RFI — তথ্যের অনুরোধ

RFI হলো প্রকল্পে তোলা একটি আনুষ্ঠানিক প্রশ্ন: অনুপস্থিত একটি মাপ, অস্পষ্ট একটি স্পেসিফিকেশন। এতে থাকে দায়িত্বপ্রাপ্ত পক্ষ, সময়সীমা, সংশ্লিষ্ট নকশা এবং লিখিত উত্তর যা নথিতে থেকে যায়। প্রতিটির নিজস্ব রেফারেন্স থাকে (RFI-1, RFI-2…) এবং সেটি খসড়া, জমা দেওয়া, পর্যালোচনাধীন, উত্তর দেওয়া ও বন্ধ — এই ধাপগুলো পেরোয়; বাতিল ও পুনরায় খোলাও যায়। সহকর্মী কিংবা সরবরাহকারীকে দায়িত্ব দিন; উত্তর ও সংযুক্তি প্রকল্পের সঙ্গেই থেকে যায়। RFI সাইড মেনুতে প্রকল্প-এর নিচে তালিকাভুক্ত।

প্রিন্ট ও রপ্তানি

প্রকল্প তালিকা থেকে প্রিন্ট দিয়ে শুধু তালিকা, অথবা প্রতিটি প্রকল্পের নিচে তার কাজের নির্দেশনাসহ তালিকা পাবেন; প্রতিটি প্রকল্পের অবস্থান, পরিকল্পিত বাজেট ও প্রকৃত খরচসহ। তালিকা গ্রুপ করা থাকলে প্রিন্টে গ্রুপ ও তাদের উপ-মোট থাকে এবং শেষে মোট যোগফল থাকে। রপ্তানি প্রতিটি প্রকল্পের পরিকল্পিত বছর, পরিকল্পিত বাজেট ও প্রকৃত খরচসহ একটি Excel বা CSV ফাইল তৈরি করে। দুটোই শুধু স্ক্রিনের পৃষ্ঠা নয়, পুরো ফিল্টার করা সেটকে অন্তর্ভুক্ত করে। আপনার ভূমিকা কাজের নির্দেশনার খরচ দেখতে পারলে তবেই প্রকৃত খরচ দেখা যায়।

প্রকল্প প্রতিবেদন (PDF)

কোনো প্রকল্পের পাতায় «PDF-এ রপ্তানি» ব্যবস্থাপনা পর্যালোচনায় উপস্থাপন বা প্রকল্প ফাইলে রাখার জন্য একটি প্রতিবেদন তৈরি করে: সারসংক্ষেপ ও কাস্টম ফিল্ড, অগ্রগতি, ব্যক্তি ও তারিখসহ পর্যায়, পর্যায় অনুযায়ী সাজানো সংযুক্ত কাজের নির্দেশনা, দল, প্রতি পর্যায়ে পরিকল্পিত বনাম প্রকৃত, এবং ছবিসহ নথি। যে অংশগুলো দরকার নেই সেগুলোর টিক তুলে দিন। প্রতিবেদনে কেবল আপনি যা দেখতে পারেন তা-ই থাকে: আপনার ভূমিকা যে কাজের নির্দেশনা, নথি বা অর্থের পরিমাণ খুলতে পারে না সেগুলো বাদ থাকে। Starter প্ল্যান থেকে উপলব্ধ।

প্রকল্পে অন্তর্ভুক্ত সম্পদ

একটি প্রকল্প একাধিক সম্পদ অন্তর্ভুক্ত করতে পারে। প্রকল্প ফর্মে সেগুলি বেছে নিন; তখন প্রকল্পটি প্রতিটি সম্পদের প্রকল্প ট্যাবে, তার কাজের নির্দেশনার পাশে দেখা যাবে। সম্পদের কাজের নির্দেশনার মাধ্যমে পরোক্ষভাবে যুক্ত প্রকল্পগুলি আলাদা তালিকায় থাকে, সংযোগকারী কাজের নির্দেশনাসহ।

ধাপের টাইমলাইন

পর্যায় ট্যাবে “তালিকা” থেকে “টাইমলাইন”-এ যান: প্রতিটি ধাপ তার শুরুর তারিখ থেকে শেষের তারিখ পর্যন্ত একটি বার হিসেবে দেখাবে, অগ্রগতি অনুযায়ী ভরা, আজকের দিন চিহ্নিত। নিজস্ব তারিখ নেই এমন ধাপ যুক্ত কাজের নির্দেশনার তারিখ নেয় (ড্যাশড বার), আর একটি মাত্র তারিখের ধাপ মাইলফলক হিসেবে দেখায়। কোনো বারে ক্লিক করলে তালিকায় সেই ধাপ খোলে। তারিখ তালিকা থেকে ধাপের সম্পাদনা বোতামে বদলানো হয়। আপনি যদি পর্যায় সম্পাদনা করতে পারেন, ক্লিক করলে তার সম্পাদনা ফর্মও খুলে যায়।

পরিকল্পিত ও প্রকৃত

টাইমলাইনে প্রতিটি পরিকল্পিত বারের নিচে একটি সরু বার দেখায় আসলে কী ঘটেছে: পর্যায়টি — বা এর প্রথম সংযুক্ত কাজের নির্দেশনা — যেদিন শুরু হয়েছে সেদিন থেকে যেদিন সম্পন্ন হয়েছে সেদিন পর্যন্ত, আর খোলা থাকলে আজ পর্যন্ত। পর্যায় শেষ হলে এর নামের নিচে কত দিন দেরি বা আগে শেষ হয়েছে তা দেখায়। কাজ শেষ হওয়ার পরে পর্যায়টি সম্পন্ন হিসেবে চিহ্নিত করা হলে, এর সম্পাদনা ফর্মে “শুরু হয়েছে” ও “সম্পন্ন হয়েছে” সংশোধন করুন: বার ও ব্যবধান সেই অনুযায়ী হালনাগাদ হবে।

নিরীক্ষা ইতিহাস

“নিরীক্ষা ইতিহাস” ট্যাবে প্রকল্পে করা প্রতিটি পরিবর্তনের তালিকা থাকে — এটি তৈরি, প্রতিটি সম্পাদনা ক্ষেত্র ধরে পুরোনো ও নতুন মানসহ, পর্যায়, দলের সদস্য, সংযুক্ত কাজের নির্দেশনা ও খরচ — কে করেছেন, তারিখ ও সময়সহ। স্বয়ংক্রিয় পরিবর্তন (কাজের নির্দেশনা অনুসরণ করে কোনো পর্যায়ের অবস্থা) “সিস্টেম” হিসেবে দেখায়। প্রকল্প মুছে ফেলা হলে এর শেষ এন্ট্রি কোম্পানির নিরীক্ষা লগে (কোম্পানি সেটিংস) Project ফিল্টারে থেকে যায়। Business পরিকল্পনা ও তার ওপরে, নিরীক্ষা অনুমতিপ্রাপ্ত ভূমিকার জন্য উপলব্ধ।

পর্যায়ের সরবরাহকারী

পর্যায়ের বিবরণে, «দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি»-এর পাশে কাজটি সম্পাদনকারী «সরবরাহকারী» বেছে নিন — একজন ঠিকাদার, পরামর্শক, পরীক্ষাগার… । দলগুলো যুক্ত কাজের নির্দেশনা থেকে দেখানো হয়। সরবরাহকারী পর্যায়ে ও PDF রিপোর্টে দেখা যায়।

কাজের নির্দেশনা সরানো

পর্যায় ট্যাবে একটি পর্যায় খুলুন এবং কাজের নির্দেশনার পাশে × দিয়ে শুধু সেই পর্যায় থেকে সরান: এটি প্রকল্পে থাকে। কাজের নির্দেশনা ট্যাবের × এটিকে প্রকল্প থেকে সরায়। দুটোই নিশ্চিত করতে হয়, এবং কোনোটিই কাজের নির্দেশনা মুছে ফেলে না। «এই ফেজে নতুন কাজের নির্দেশনা» ফর্মে দেখায় কাজের নির্দেশনাটি কোন প্রকল্প ও পর্যায়ে যুক্ত হবে, একসঙ্গে কয়েকটি তৈরি করলেও। এর শিরোনাম “পর্যায় – প্রকল্প” দিয়ে শুরু হয়, যা আপনি বদলাতে পারেন।

পরিকল্পিত ও প্রকৃত তারিখ

একটি প্রকল্প ও তার প্রতিটি পর্যায় পরিকল্পিত শুরু ও পরিকল্পিত সমাপ্তি দেখায়, আর কাজ শুরু ও শেষ হলে প্রকৃত শুরু ও প্রকৃত সমাপ্তি। টাইমলাইন পরিকল্পনাকে বার হিসেবে এবং প্রকৃত ঘটনাকে তার নিচে সরু রেখা হিসেবে আঁকে।