ক্রয় অনুরোধের সারসংক্ষেপ

ক্রয় অনুরোধ হলো যন্ত্রাংশ, ভোগ্যপণ্য বা সরঞ্জাম কেনার জন্য একটি অভ্যন্তরীণ অনুরোধ। কেউ এটি তৈরি করেন, এটি পর্যালোচনা ও অনুমোদিত হয়, এরপর এটি ক্রয় আদেশে রূপান্তরিত হয় — সরবরাহকারী অনুযায়ী স্বয়ংক্রিয়ভাবে গোষ্ঠীবদ্ধ।

একটি অনুরোধ তৈরি করা

1. ক্রয় অনুরোধ খুলুন এবং নতুন অনুরোধ ক্লিক করুন
2. প্রয়োজনীয় যন্ত্রাংশ পরিমাণসহ যোগ করুন
3. একটি অগ্রাধিকার নির্ধারণ করুন — নিম্ন, মাঝারি, উচ্চ বা জরুরি
4. ঐচ্ছিকভাবে একটি উদ্দেশ্য, প্রয়োজনের তারিখ ও সংযুক্ত কাজের নির্দেশনা যোগ করুন
5. প্রয়োজনে ছবি, কোটেশন বা স্পেসিফিকেশন সংযুক্ত করুন
6. খসড়া হিসেবে সংরক্ষণ করুন বা অনুমোদনের জন্য জমা দিন

আপনি যা নথিভুক্ত করতে পারেন

• উদ্দেশ্য / কারণ — অনুরোধের যৌক্তিকতা
• প্রয়োজনের তারিখ — কখন উপকরণটি প্রয়োজন
• সংযুক্ত কাজের নির্দেশনা — যে কাজের জন্য যন্ত্রাংশ দরকার তার সাথে অনুরোধ যুক্ত করুন
• সংযুক্তি — ক্ষতিগ্রস্ত যন্ত্রাংশের ছবি, কোটেশন বা স্পেসিফিকেশন
• অগ্রাধিকার — একটি ডেডিকেটেড জরুরি স্তরসহ
• বিভাগ / ইউনিট — অনুরোধকারীর অবস্থান থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রদর্শিত

খসড়া থেকে ক্রয় আদেশ পর্যন্ত

1. খসড়া — অনুরোধ তৈরি ও সম্পাদনা করুন (খসড়ায় একটি সম্পাদনা বোতাম আছে)
2. জমা দেওয়া হয়েছে — অনুমোদনের জন্য পাঠানো হয়েছে
3. অনুমোদিত — রূপান্তরের জন্য প্রস্তুত
4. রূপান্তরিত — সরবরাহকারী অনুযায়ী গোষ্ঠীবদ্ধ ক্রয় আদেশ তৈরি হয়; গ্রহণ ও সমাপ্তি এরপর ক্রয় আদেশে ঘটে

কনফিগারযোগ্য অনুমোদন চেইন

অ্যাডমিনরা কোড ছাড়াই, প্রতিটি কোম্পানির জন্য, ক্ষেত্রগুলি বাধ্যতামূলক করতে এবং অনুমোদন স্বয়ংক্রিয়ভাবে রুট করতে পারেন।

1. কোম্পানি সেটিংস → ওয়ার্কফ্লো → ক্রয় অনুরোধ-এ যান
2. অনুমোদনের আগে ক্ষেত্র বাধ্যতামূলক করুন — যেমন একটি উদ্দেশ্য বা সংযুক্ত কাজের নির্দেশনা
3. অনুমোদনকারী নির্বাচন করুন — একটি ভূমিকা, একজন নির্দিষ্ট ব্যবহারকারী, বা অনুরোধকারীর বিভাগীয় ব্যবস্থাপক (আপনার অবস্থান থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্ধারিত)
4. অথবা এক ক্লিকে বিভাগীয় ব্যবস্থাপকের অনুমোদন প্রিসেট প্রয়োগ করুন

ক্যাটালগ-বহির্ভূত আইটেম

আপনি ইনভেন্টরিতে না থাকা আইটেমও অনুরোধ করতে পারেন। একটি মাঝেমধ্যের প্রয়োজনে 'কাস্টম আইটেম যোগ করুন'-এ ক্লিক করে ফ্রি-টেক্সট নাম, একক ও পরিমাণ লিখুন। অনুরোধটি ক্রয় আদেশে রূপান্তরিত হলে কাস্টম লাইনটি শুধু ক্রয়ের আইটেম হিসেবে বহন করা হয় — এটি কখনো ইনভেন্টরি পার্ট তৈরি করে না।

বিভাগ ম্যানেজারের অনুমোদন

অনুরোধে একটি «দায়িত্বপ্রাপ্ত বিভাগ» (একটি দল) বেছে নিন। কোম্পানি সেটিংস → কর্মপ্রবাহ → ক্রয় অনুরোধ-এ «বিভাগ ম্যানেজার অনুমোদন» দ্রুত প্রিসেটটি প্রয়োগ করুন (অথবা এমন একটি ধাপ যোগ করুন যার অনুমোদনকারী «বিভাগ ম্যানেজার (টিম লিডার)»), এবং সংগঠন → দল-এ প্রতিটি দলের একজন লিডার নির্ধারণ করুন। বিভাগের লিডার অনুমোদন করেন এবং বিজ্ঞপ্তি পান; বিভাগের কোনো লিডার না থাকলে তার উপরের নিকটতম লিডার অনুমোদন করেন। অনুরোধকারী কখনো নিজের ক্রয় অনুমোদন করেন না, আর বিভাগ বা লিডার না থাকলে Manager বা Admin ভূমিকা অনুমোদন করে। বিভাগ বাধ্যতামূলক করতে কোনো ধাপে «দায়িত্বপ্রাপ্ত বিভাগ» আবশ্যক ফিল্ডটি যোগ করুন।

প্রতিটি লাইনে স্টক, স্পেসিফিকেশন ও লিঙ্ক

অনুরোধের পাতায় ক্যাটালগের প্রতিটি যন্ত্রাংশের বর্তমান স্টক ও ন্যূনতম স্টক দেখানো হয়; স্টক ন্যূনতমে বা তার নিচে থাকলে তা হাইলাইট হয়, যাতে অনুমোদনকারী বুঝতে পারেন কেন দরকার। ক্যাটালগের হোক বা কাস্টম, প্রতিটি লাইনে প্রযুক্তিগত বিবরণ, রেফারেন্স বা পণ্যের লিঙ্কের জন্য একটি ঐচ্ছিক «স্পেসিফিকেশন / মন্তব্য» ফিল্ড (সর্বোচ্চ ১,০০০ অক্ষর) আছে; লিঙ্কগুলোতে ক্লিক করা যায়।

লাইনভিত্তিক খরচ ও আনুমানিক মোট

যেসব ব্যবহারকারী ইনভেন্টরির মূল্য দেখার অনুমতি পান, তাঁরা ক্রয় অনুরোধের পাতায় — ওয়েবে ও মোবাইল অ্যাপে — অনুমোদনের বোতামের ঠিক পাশে প্রতিটি লাইনের আনুমানিক একক মূল্য ও পরিমাণ এবং অনুরোধের আনুমানিক মোট দেখতে পান। কোনো লাইনে আনুমানিক খরচ লেখা থাকলে সেটিই ব্যবহৃত হয়; না থাকলে ইনভেন্টরির পার্টের একক খরচ ব্যবহৃত হয় এবং তা "পার্টের একক খরচ" হিসেবে চিহ্নিত থাকে। যেসব লাইনের কোনো মূল্যই নেই, সেগুলো গণনা করা হয় কিন্তু মোটে ধরা হয় না। অনুরোধ তৈরি বা সম্পাদনার সময় যেকোনো লাইনে আনুমানিক খরচ লিখতে পারেন, যেমন সরবরাহকারীর কোটেশন; খালি রাখলে ক্যাটালগের লাইনে পার্টের একক খরচ ব্যবহৃত হয়। নির্দিষ্ট পরিমাণ-সীমায় আবদ্ধ অনুমোদন ধাপগুলোও এই একই মোট ব্যবহার করে।

একটি অনুরোধ Excel-এ রপ্তানি করা

অনুরোধের পাতায় «রপ্তানি (Excel)» একটি স্প্রেডশিট ডাউনলোড করে, যাতে একটি হেডার (রেফারেন্স, অবস্থা, অনুরোধকারী, তারিখ, বিভাগ, অগ্রাধিকার, উদ্দেশ্য) এবং প্রতিটি লাইনের জন্য একটি সারি থাকে: আইটেম কোড, বিবরণ, স্পেসিফিকেশন, একক, পরিমাণ, আনুমানিক একক মূল্য ও পরিমাণ, মন্তব্য, প্রস্তাবিত সরবরাহকারী ও লিঙ্ক, সঙ্গে মোট। দাম কেবল সেই ব্যবহারকারীরাই দেখেন যাঁদের ইনভেন্টরির দাম দেখার অনুমতি আছে।

একাধিক রিকুইজিশন এক্সপোর্ট করা

ক্রয় রিকুইজিশনের তালিকায় একটি সময়কাল (অনুরোধের তারিখ) এবং প্রয়োজনে একটি স্ট্যাটাস বা অনুসন্ধান বেছে নিন, তারপর "এক্সপোর্ট (Excel)"-এ ক্লিক করুন। আপনি একটি স্প্রেডশিট পাবেন, যেখানে মিলে যাওয়া প্রতিটি রিকুইজিশনের প্রতিটি লাইনের জন্য একটি সারি থাকবে: রেফারেন্স, অনুরোধের তারিখ, অনুরোধকারী, দায়িত্বপ্রাপ্ত বিভাগ, স্ট্যাটাস ও উদ্দেশ্য, তারপর আইটেম কোড, বিবরণ, স্পেসিফিকেশন, একক, পরিমাণ, আনুমানিক একক মূল্য ও মোট, প্রস্তাবিত সরবরাহকারী এবং লিংক। প্রতি এক্সপোর্টে সর্বোচ্চ ৫০০টি রিকুইজিশন।

যন্ত্রাংশের পাতা বা মোবাইল অ্যাপ থেকে ক্রয়ের অনুরোধ

যন্ত্রাংশের পাতায় «ক্রয়ের অনুরোধ» প্রথম লাইনে সেই যন্ত্রাংশসহ একটি নতুন অনুরোধ খোলে — ওয়েবে ও মোবাইল অ্যাপে। অ্যাপে আপনি যন্ত্রাংশ বা কাস্টম আইটেম, প্রতি লাইনের স্পেসিফিকেশন, উদ্দেশ্য, প্রয়োজনের তারিখ, অগ্রাধিকার, দায়িত্বপ্রাপ্ত বিভাগ, একটি সংযুক্ত কাজের নির্দেশনা, নোট এবং সর্বোচ্চ ৫টি ছবি বা ফাইল যোগ করে «অনুমোদনের জন্য জমা দিন» বা «খসড়া হিসেবে সংরক্ষণ করুন» চাপতে পারেন। পাঠাতে সংযোগ লাগে। তৈরি করার অনুমতি, Starter বা তার উপরের প্ল্যান এবং ক্রয় অনুরোধ মডিউল প্রয়োজন।

মোবাইল অ্যাপ থেকে অনুমোদন

অনুমোদনকারীরা মোবাইল অ্যাপে রিকুইজিশনের পাতা থেকেই অপেক্ষমাণ রিকুইজিশন অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করতে পারেন। তাঁদের তালিকা শুধু নিজেদের নয়, সব রিকুইজিশন দেখিয়ে খোলে, আর হোম স্ক্রিনে দেখায় কতগুলো অনুমোদনের অপেক্ষায় আছে। অনুমোদনের ওয়ার্কফ্লো আগের মতোই প্রযোজ্য: আপনি প্রত্যাশিত অনুমোদনকারী না হলে অ্যাপ কারণটি জানায়।

ক্রয় অনুরোধ মুছে ফেলা

ক্রয় অনুরোধ খসড়া, প্রত্যাখ্যাত বা বাতিল থাকা অবস্থায় মুছা যায়। জমা দেওয়া বা অনুমোদনের পর আগে বাতিল করুন।