Vom Vorfall zum Notfall-Arbeitsauftrag

Wenn ein Betriebsmittel unerwartet ausfällt — etwa wenn der Motor einer Pumpe Feuer fängt — kommen mehrere FreeMaint-Funktionen ins Spiel: Anlagenvorfälle, Arbeitsaufträge, HSE-Vorfälle und Arbeitserlaubnisse. Diese Anleitung zeigt die empfohlene Reihenfolge, damit jede Aktion genau einmal an der richtigen Stelle erfasst und nichts dupliziert wird.

Die goldene Regel: ein Ereignis, eine Kette

Erfassen Sie das Ereignis einmal als übergeordneten Datensatz und lassen Sie es die nachfolgenden Arbeiten steuern. Der Anlagenvorfall ist der übergeordnete Datensatz; der Arbeitsauftrag ist die Ausführung. Wenn Sie beide verknüpfen, trägt der Vorfall die Vorgeschichte und der Arbeitsauftrag die Reparatur — Sie geben dasselbe nie zweimal ein.

Empfohlener Ablauf (Pumpenmotorbrand)

1. Absichern und die Sicherheitsseite erfassen — Bei Brand, Verletzung oder Beinaheunfall zuerst einen HSE-Vorfall anlegen — Verletzte, Zeugen, Sofortmaßnahmen. Das ist der Datensatz für Mensch und Umwelt.
2. Den Anlagenvorfall melden — An der betroffenen Anlage einen Vorfall erstellen: was die Anlage tat, der Schaden, Fotos, Schweregrad. Er wird zur einzigen verlässlichen Quelle für das Anlagenereignis.
3. Den Vorfall den Arbeitsauftrag erstellen lassen — Tippen Sie auf der Seite des Vorfalls auf „Korrektiven Arbeitsauftrag erstellen“: Der Arbeitsauftrag wird für dieselbe Anlage, denselben Standort und dieselbe Kategorie angelegt, mit einer Priorität nach dem Schweregrad und der Beschreibung des Vorfalls, in der Sprache Ihres Unternehmens verfasst – und mit dem Vorfall verknüpft. Damit er bei jedem neuen Vorfall automatisch entsteht, aktivieren Sie „Für jeden neuen Vorfall einen korrektiven Arbeitsauftrag erstellen“ auf der Einstellungsseite „Systemweit“.
4. Die Anlage außer Betrieb nehmen — Setzen Sie den Anlagenstatus auf Ausgefallen, damit die Ausfallzeit zu laufen beginnt. Mit Abschluss des Arbeitsauftrags wird sie wieder auf Betriebsbereit gesetzt. Das Anlegen des Arbeitsauftrags erledigt das nie für Sie: Ein Beinahe-Unfall oder ein Sicherheitsvorfall bringt die Maschine nicht immer zum Stillstand.
5. Hochriskante Arbeiten absichern — Für Heißarbeiten nach einem Brand oder für Elektroarbeiten hängen Sie eine Arbeitserlaubnis und eine Verriegelung/Kennzeichnung (LOTO) an den Arbeitsauftrag. Die Arbeit darf erst beginnen, wenn die Erlaubnis genehmigt und die Verriegelung verifiziert ist.
6. Die Reparatur im Arbeitsauftrag ausführen — Erfassen Sie Zeit, Ersatzteile, die Fehlerkategorie und die Grundursache. Setzen Sie den Wartungstyp auf Notfall oder Korrektiv, damit er in die Zuverlässigkeitskennzahlen einfließt.
7. Den Kreis beim Vorfall schließen — Vervollständigen Sie im Vorfall die Grundursachenanalyse sowie die Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen und führen Sie ihn dann durch Überwachung, Verifiziert und Geschlossen.

Automatische gegenüber manuellen Arbeitsaufträgen

Die automatische Erstellung ist eine optionale Unternehmenseinstellung und standardmäßig aus: „Für jeden neuen Vorfall einen korrektiven Arbeitsauftrag erstellen“ auf der Einstellungsseite „Systemweit“. Ist sie an, erhält jeder gemeldete Vorfall genau einen verknüpften korrektiven Arbeitsauftrag. Ist sie aus, tippen Sie am Vorfall auf „Korrektiven Arbeitsauftrag erstellen“, sobald Sie eine Reparatur für nötig halten; die Schaltfläche erfordert die Berechtigungen, den Vorfall zu bearbeiten und Arbeitsaufträge anzulegen. In beiden Fällen hat ein Vorfall höchstens einen aktiven Arbeitsauftrag: Ist einer verknüpft, weicht die Schaltfläche diesem Auftrag, und ein Auftrag im Papierkorb zählt nicht mehr.

So vermeiden Sie doppelte oder überlappende Datensätze

• Ein Vorfall je Ereignis. Lassen Sie ihn den einen verknüpften Arbeitsauftrag erzeugen, statt beide von Hand anzulegen.
• Verwenden Sie Interventionsanfragen nur für den Eingangskanal — wenn jemand ein Problem meldet, das ein Planer anschließend in einen Arbeitsauftrag umwandelt. Für einen Vorfall, den Sie an einer Anlage beobachtet haben, legen Sie direkt einen Anlagenvorfall an, keine Anfrage.
• Ein HSE-Vorfall und ein Anlagenvorfall können beide für dasselbe Ereignis bestehen, aber nur ein Arbeitsauftrag führt die physische Reparatur aus. Verknüpfen Sie diesen Arbeitsauftrag mit dem auslösenden Datensatz und verweisen Sie auf den anderen.

Wo Interventionsanfragen hineinpassen

Eine Interventionsanfrage dient dazu, ein Problem zu melden, das jemand bearbeiten soll — typischerweise von einem Bediener oder Antragsteller. Sie kann als Notfall gekennzeichnet werden, was sie (sofern Ihr Workflow es erlaubt) automatisch genehmigt und sofort einen Notfall-Arbeitsauftrag erstellt. Nutzen Sie Anfragen für den Kanal „jemandem melden“; nutzen Sie Anlagenvorfälle für Ereignisse, die Sie an einer bestimmten Anlage untersuchen.