Routinen verwalten

Diese Anleitung beschreibt den gesamten Lebenszyklus einer Routine: anlegen, zuweisen, jeden Zyklus abschließen und die Abschlusshistorie prüfen.

Eine Routine anlegen

1. Öffnen Sie Routinen in der Seitenleiste und klicken Sie auf „Neue Routine“.
2. Geben Sie einen Titel ein (z. B. „Monatliche Sitzung des Arbeitsschutzausschusses“) und optional eine Beschreibung und Kategorie.
3. Legen Sie die Häufigkeit in Tagen fest (z. B. 30 für monatlich, 365 für jährlich).
4. Wählen Sie einen Wiederholungsanker: „Ab Abschluss rechnen (gleitend)“ zählt die nächste Fälligkeit ab dem Tag, an dem Sie die Routine erledigen; „Ab Fälligkeitsdatum rechnen (kalendergebunden)“ zählt sie ab dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum.
5. Legen Sie optional ein Startdatum fest. Bleibt es leer, ist das Verfahren sofort fällig.
6. Weisen Sie es einem Benutzer oder einer Rolle zu. Die Zuweisung ist optional, für klare Verantwortlichkeit aber empfohlen.
7. Legen Sie optional eine Erinnerung vor Fälligkeit fest – wie viele Tage vorher benachrichtigt wird und zu welcher Uhrzeit. 0 Tage deaktiviert sie.
8. Klicken Sie zum Speichern unten im Formular auf „Neue Routine“.

Einmalige Aufgaben

Nicht alles wiederholt sich. Wählen Sie bei Wiederholung „Einmalig“ und setzen Sie ein Fälligkeitsdatum: Die Aufgabe verhält sich wie jede andere Routine — zuweisbar, kategorisiert, mit Notizen abschließbar — wird aber nach dem Abschluss als erledigt markiert statt neu geplant. So wird aus der Routinenliste eine gemeinsame Aufgabenliste, die eine Verwaltung schreibt und eine Technikerin abhakt, ohne für jede Kleinigkeit einen Arbeitsauftrag anzulegen.

Einen Zyklus abschließen

Klicken Sie in der Routinenliste auf eine Routine und dann auf „Zyklus abschließen“. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie optionale Notizen zum Erledigten hinterlassen können. Mit „Abschließen“ bestätigen Sie. Das System hält den Abschluss fest (wer, wann, Notizen) und berechnet die nächste Fälligkeit automatisch nach dem Wiederholungsmodus.

Erinnerungen vor Fälligkeit

Jede Routine kann vor ihrer Fälligkeit eine Vorab-Erinnerung senden. Legen Sie im Formular fest, wie viele Tage vorher benachrichtigt wird und zu welcher Uhrzeit. Die zugewiesene Person und die Verantwortlichen erhalten eine In-App- und Push-Benachrichtigung beim Öffnen des Fensters, eine Erinnerung am Fälligkeitstag und eine tägliche Zusammenfassung bei Überfälligkeit. Mit 0 Tagen wird die Vorab-Erinnerung deaktiviert; E-Mail ist standardmäßig aus und kann pro Ereignis unter Einstellungen → Benachrichtigungen aktiviert werden.

Overdue Routinen

Routinen, deren Fälligkeit überschritten ist, stehen oben in der Liste mit einem roten Kennzeichen „Überfällig“. Über das Filtermenü können Sie nach überfällig, heute fällig, in 7 Tagen oder in 30 Tagen fällig filtern.

Im Dashboard

Routinen, die innerhalb von 7 Tagen fällig oder bereits überfällig sind, erscheinen im Dashboard-Bereich „Benötigt Aufmerksamkeit“ mit Schnelllinks, die die vorgefilterte Routinenliste öffnen. Diese Karten sind nur für Benutzer mit der Berechtigung procedures:read sichtbar.

Erledigungshistorie

Jeder Abschluss wird im Reiter Abschlusshistorie auf der Detailseite der Routine protokolliert. Das Protokoll zeigt Datum, Person und angehängte Notizen. Das ergibt einen Audit-Trail für Compliance-Zwecke.

Eine Routine pausieren

Um eine Routine vorübergehend auszusetzen, ohne sie zu löschen, setzen Sie sie auf Inaktiv. Eine inaktive Routine ist vom Plan ausgenommen und erscheint nicht als überfällig. Aktivieren Sie sie wieder, wenn Sie fortfahren wollen.

Berechtigungen

• procedures:read — Liste und Detailseiten anzeigen (Techniker, Teamleiter, Betrachter, Wartungsplaner, Verantwortlicher, Administrator)
• procedures:create — neue Verfahren erstellen (Wartungsplaner, Verantwortlicher, Administrator)
• procedures:update — bestehende Verfahren bearbeiten (Wartungsplaner, Verantwortlicher, Administrator)
• procedures:delete — Verfahren löschen (Verantwortlicher, Administrator)
• procedures:complete — einen Zyklus als erledigt markieren (Techniker, Teamleiter, Wartungsplaner, Verantwortlicher, Administrator)

Gemeinsame Listen

Nutzen Sie das Feld Kategorie als Listenname – „Gemeindesaal“, „Heizraum“, „Wöchentliche Rundgänge“. Sobald ein Name verwendet wird, erscheint über der Tabelle ein Listen-Filter, mit dem Sie nur diese Liste öffnen. Der Filter bietet nur Namen an, die Ihr Unternehmen tatsächlich verwendet – er kann also nie leer ausgehen. Die Seite aktualisiert sich zudem live: Hakt eine Kollegin etwas ab, verschwindet es ohne Neuladen.