La gestión de flotas en el mismo sistema que el resto de su mantenimiento

Por qué los vehículos se salen del sistema de mantenimiento

En muchas empresas, la flota la mantienen las mismas personas que cuidan los edificios y las máquinas, pero sus datos viven en otra parte: los servicios en una hoja de cálculo, las fechas de inspección técnica en la agenda de alguien, las renovaciones del seguro en contabilidad y las fallas en una conversación con el conductor. Cada lista funciona hasta que quien la lleva se va de vacaciones. Los huecos se repiten:

• Una furgoneta rebasa en más de 3.000 km su cambio de aceite porque nadie leyó el odómetro.
• La inspección técnica o el seguro vence mientras el vehículo está en una obra.
• Un conductor comenta un ruido al final del turno y el comentario nunca se convierte en orden de trabajo.
• Un montacargas se mantiene por calendario, no por las horas que realmente trabajó.
• Dos personas reservan el mismo vehículo para la misma mañana y una de ellas lo encuentra en el taller.

Un sistema de mantenimiento para flotas, no un rastreador GPS

FreeMaint es un software de mantenimiento y cumplimiento para vehículos y equipos móviles: planifica los servicios, registra reparaciones e inspecciones y mantiene al día documentos, conductores, reservas y combustible. No rastrea vehículos por GPS, no los muestra en un mapa en tiempo real y no lee datos de equipos telemáticos ni de conectores OBD. No planifica rutas, no despacha conductores ni se conecta a tarjetas de combustible.

Si su empresa ya tiene un rastreador, consérvelo: le dice dónde está el vehículo. FreeMaint le dice si está en condiciones de salir, cuándo le toca el siguiente servicio y qué se le hizo. Las lecturas las ingresan quienes usan el vehículo: en la app, durante el checklist de uso, al cerrar una orden de trabajo o con una carga de combustible. Un equipo que quiera traer los kilometrajes de su rastreador puede enviarlos por la API GraphQL del plan Business, con su propia integración; no existe un conector listo para usar.

Un preventivo que sigue el uso real de cada vehículo

Un vehículo se desgasta con los kilómetros y las horas de motor, no solo con el calendario. Una camioneta de reparto puede recorrer 60.000 km al año mientras un auto de uso compartido recorre 8.000; un montacargas en tres turnos trabaja muchas más horas que uno que se usa dos veces por semana. Un plan basado solo en fechas sobremantiene a uno y olvida al otro.

En FreeMaint, un plan preventivo se dispara por kilometraje, por horas de motor, por calendario o con lo que ocurra primero. Cuando una lectura cruza el umbral, la orden de trabajo se crea sola, y un aviso anticipado deja tiempo para pedir los repuestos. Los planes anidados, por ejemplo un servicio menor cada 10.000 km y uno mayor cada 40.000 km, están en el plan Business.

Hay margen de mejora: en 448 espacios de FreeMaint, el 27,1 % de los sitios no registra ningún mantenimiento preventivo (FreeMaint Research, 2026). Los disparadores por lectura forman parte del plan Starter, por 29 USD al mes por empresa.

Documentos, conductores y normativa local

Cada país tiene su propio papeleo: la ITV en España, la revisión técnico-mecánica y el SOAT en Colombia, la verificación vehicular en México, la revisión técnica en Perú. FreeMaint guarda cada documento con sus fechas, el proveedor, el número de póliza o de certificado, el resultado (favorable, favorable con defectos, desfavorable o negativo), la reinspección si corresponde y el archivo escaneado, y avisa a las personas indicadas antes del vencimiento. Puede crear sus propios tipos, como la etiqueta ambiental de la DGT o la revisión periódica de un montacargas.

La ficha del conductor guarda el número de licencia, las categorías (la lista europea B, BE, C1, C, CE, D1, D, DE, más “otra” para las categorías de cada país), las fechas de expedición y vencimiento y la autoridad que la emitió. Un conductor puede registrarse sin cuenta en FreeMaint.

FreeMaint conserva la evidencia y recuerda las fechas. No certifica ningún vehículo ni empresa, y no reemplaza al centro de inspección ni la verificación de licencias que exija su normativa.

Un precio por empresa, no por vehículo

Muchas herramientas de flotas cobran por vehículo y por mes, así que cada camioneta de reserva o remolque adicional suma una línea a la factura. FreeMaint se cobra por empresa, con precio fijo, en USD: Core gratis, Starter 29 USD, Business 99 USD y Enterprise 299 USD al mes. El módulo de flota viene con Business tanto si maneja ocho furgonetas como ochenta camiones, y todos los planes incluyen usuarios ilimitados. Si más adelante baja de plan, los datos de la flota siguen visibles: solo crear y editar requiere Business.