Gestion des routines

Ce guide couvre tout le cycle de vie d'une routine : la créer, l'assigner, terminer chaque cycle et consulter l'historique des clôtures.

Créer une routine

Ouvrez Routines dans la barre latérale et cliquez sur « Nouvelle routine ».
Saisissez un titre (par ex. « Réunion mensuelle du comité sécurité ») et, si besoin, une description et une catégorie.
Définissez la fréquence en jours (par ex. 30 pour mensuel, 365 pour annuel).
Choisissez un ancrage de récurrence : « À partir de la complétion (flottant) » compte la prochaine échéance depuis le jour où vous la terminez ; « À partir de la date due (calendaire) » la compte depuis l'échéance d'origine.
Définissez éventuellement une date de début. Laissée vide, la routine est immédiatement due.
Assignez-la à un utilisateur ou à un rôle. L'affectation est facultative mais recommandée pour la responsabilisation.
Définissez éventuellement un rappel d'échéance — combien de jours avant l'échéance notifier, et à quelle heure. Mettez 0 jour pour le désactiver.
Cliquez sur « Nouvelle routine » en bas du formulaire pour enregistrer.

Tâches ponctuelles

Tout ne se répète pas. Choisissez « Ponctuel » dans Récurrence et donnez une date d'échéance : la tâche se comporte comme n'importe quelle routine — assignable, catégorisée, complétée avec des notes — mais une fois terminée elle est marquée comme telle au lieu d'être replanifiée. C'est ce qui transforme la liste des routines en liste de tâches partagée qu'un administrateur rédige et qu'un technicien coche, sans créer un ordre de travail pour chaque petit travail.

Terminer un cycle

Depuis la liste des routines, cliquez sur une routine puis sur « Terminer le cycle ». Une boîte de dialogue s'ouvre où vous pouvez ajouter des notes facultatives sur ce qui a été fait. Cliquez sur « Terminer » pour confirmer. Le système enregistre la clôture (qui, quand, notes) et calcule automatiquement la prochaine échéance selon le mode de récurrence.

Rappels d'échéance proche

Chaque routine peut envoyer un rappel avant son échéance. Dans le formulaire, définissez combien de jours avant notifier et l'heure du rappel. L'utilisateur assigné et les responsables reçoivent une alerte in-app et push à l'ouverture de la fenêtre, un rappel le jour de l'échéance et un récapitulatif quotidien en cas de retard. Mettez 0 jour pour désactiver le rappel anticipé ; l'e-mail est désactivé par défaut et peut être activé par événement dans Paramètres → Notifications.

Routines en retard

Les routines dont l'échéance est dépassée apparaissent en haut de la liste avec un badge rouge « En retard ». Vous pouvez filtrer par en retard, échéance aujourd'hui, sous 7 jours ou sous 30 jours grâce au menu de filtres.

Sur le tableau de bord

Les routines à échéance sous 7 jours ou déjà en retard apparaissent dans la section « À surveiller » du tableau de bord, avec des liens rapides qui ouvrent la liste des routines pré-filtrée. Ces cartes ne sont visibles que par les utilisateurs ayant la permission procedures:read.

Historique des complétions

Chaque clôture est consignée dans l'onglet Historique des clôtures de la page de détail de la routine. Le journal indique la date, la personne qui a terminé le cycle et les notes éventuelles. Cela constitue une piste d'audit à des fins de conformité.

Mettre une routine en pause

Pour suspendre temporairement une routine sans la supprimer, passez-la en Inactive. Une routine inactive est exclue du planning et n'apparaît pas comme en retard. Réactivez-la quand vous êtes prêt à reprendre.

Permissions

procedures:read — voir la liste et les fiches (Technicien, Superviseur, Lecteur, Planificateur de maintenance, Responsable, Administrateur)
procedures:create — créer des routines (Planificateur de maintenance, Responsable, Administrateur)
procedures:update — modifier des routines existantes (Planificateur de maintenance, Responsable, Administrateur)
procedures:delete — supprimer des routines (Responsable, Administrateur)
procedures:complete — marquer un cycle comme terminé (Technicien, Superviseur, Planificateur de maintenance, Responsable, Administrateur)

Listes partagées

Servez-vous du champ Catégorie comme d'un nom de liste — « Salle polyvalente », « Chaufferie », « Tournées hebdomadaires ». Dès qu'un nom est utilisé, un filtre Listes apparaît au-dessus du tableau pour n'ouvrir que celle-là. Le filtre ne propose que les noms réellement employés par votre entreprise : il ne peut jamais rien rendre. La page se met aussi à jour en direct : quand un collègue coche une tâche, elle disparaît de votre écran sans rafraîchir.