Que sont les routines ?

Toutes les tâches récurrentes ne demandent pas un technicien sur le terrain. Revues budgétaires mensuelles, renouvellements d'assurance annuels, comités sécurité trimestriels : ce sont des activités administratives et de conformité qui exigent un calendrier et une responsabilité, mais ni ordre de travail ni actif. Le module Routines est conçu exactement pour ce vide.

Qu'est-ce qu'une routine ?

Une routine est une activité administrative ou de conformité récurrente. Vous définissez un titre, une catégorie facultative, une fréquence (en jours) et une affectation (utilisateur ou rôle). À chaque cycle, la personne désignée la marque comme terminée — avec des notes facultatives — et le système planifie automatiquement la prochaine échéance.

Quand utiliser les routines

• Réunion mensuelle du comité sécurité
• Revue budgétaire trimestrielle
• Renouvellement annuel de la police d'assurance
• Rapport KPI mensuel pour la direction
• Audit de conformité réglementaire (OSHA, ISO, GMP)
• Exercice d'évacuation incendie et exercice d'urgence
• Revue des accès aux systèmes informatiques
• Renouvellement d'abonnement logiciel

Routines et maintenance préventive

La maintenance préventive (PM) concerne les équipements : elle génère des ordres de travail, suit la main-d'œuvre et les pièces, et se clôture par la validation d'un technicien. Les routines concernent le travail administratif et de conformité : aucun ordre de travail n'est créé, aucun actif n'est requis, et la clôture se fait en un clic avec des notes facultatives. Utilisez la PM pour vos machines, les routines pour vos réunions, audits et renouvellements.

Modes de récurrence

• À partir de la complétion (FROM_COMPLETION) : la prochaine échéance est calculée à partir de la date à laquelle vous terminez réellement le cycle. Si vous le terminez avec 10 jours de retard, le cycle suivant démarre aussi 10 jours plus tard. Idéal pour les tâches souples qui peuvent glisser.
• À partir de la date due (FROM_DUE_DATE) : la prochaine échéance est calculée à partir de l'échéance d'origine, quelle que soit la date de complétion. Le calendrier est ainsi conservé — un rapport mensuel dû le 1er restera toujours dû le 1er. Idéal pour les obligations à date fixe.

Disponibilité

Le module Routines est disponible à partir de l'offre Starter. Les administrateurs peuvent l'activer ou le désactiver à tout moment depuis les Paramètres de l'entreprise.