Contrats fournisseurs

Un contrat consigne un accord de service avec l'un de vos fournisseurs : sa durée, son montant, les visites auxquelles il donne droit et les équipements qu'il couvre. Les contrats vivent sous un fournisseur — ouvrez la fiche fournisseur, puis l'onglet Contrats.

Ce qu'un contrat consigne

• Référence, intitulé et type (maintenance, service, garantie…)
• Dates de début et de fin, avec un préavis de reconduction
• Montant total et devise
• Fréquence des visites et prochaine visite prévue
• Reconduction tacite, et le préavis de résiliation en jours

Les équipements couverts

Sur le formulaire de contrat, « Équipements couverts » permet de lister les machines concernées par l'accord. Chaque équipement couvert affiche alors le contrat sur sa propre fiche, sous « Contrats couvrant cet équipement » — la question « cette pompe est-elle encore sous contrat ? » se répond donc depuis l'équipement, et pas seulement depuis le fournisseur. La couverture se modifie sur le contrat ; la fiche de l'actif l'affiche en lecture seule.

Les pièces du contrat

Un contrat dispose d'un onglet Documents : l'accord signé, les annexes, une attestation d'assurance. Donnez une date d'expiration à chaque fichier et FreeMaint vous prévient avant qu'il ne périme, plutôt qu'après — le même mécanisme de rappel que le reste de la bibliothèque documentaire. Un fichier peut aussi être rattaché à plusieurs enregistrements, de sorte qu'une même attestation couvre un contrat et un permis de travail sans être chargée deux fois.