Proyek

Proyek mengelompokkan perintah kerja yang termasuk dalam pekerjaan yang sama — penghentian operasi tahunan, renovasi gedung, instalasi mesin, kampanye preventif — dan memberi mereka rencana, anggaran, serta kemajuan bersama. Setiap proyek memiliki referensinya sendiri (PRJ-1, PRJ-2…), seorang manajer proyek, sebuah tim, dan sebanyak apa pun fase yang dibutuhkan pekerjaan itu. Perintah kerjanya sendiri tetap perintah kerja biasa: teknisi Anda bekerja persis seperti hari ini, dan proyeklah yang merangkum status serta biayanya untuk Anda.

Ketersediaan

Melihat proyek tersedia di semua paket. Membuat dan mengubahnya — termasuk fase, anggaran, dan RFI — memerlukan paket Business.

Membuat proyek

1. Buka Proyek di menu samping dan klik Proyek Baru.
2. Beri nama, lalu pilih tipe: Umum, Penghentian Operasi, Renovasi, Instalasi, atau Kampanye.
3. Tetapkan prioritas serta tanggal mulai dan selesai yang direncanakan.
4. Isi anggaran yang direncanakan bila pekerjaan ini memilikinya — pengeluaran nyata dihitung otomatis dari perintah kerja yang tertaut.
5. Pilih manajer proyek, tambahkan deskripsi, lalu simpan.

Isi setiap tab

Menautkan perintah kerja

Di tab Perintah Kerja, pilih perintah kerja mana pun yang sudah ada untuk menautkannya ke proyek; dari tab Fase Anda bisa langsung menautkannya ke fase tertentu. Menautkan tidak mengubah apa pun pada perintah kerja itu, dan melepas tautan tidak pernah menghapusnya. Aktifkan «Perbarui status fase dari perintah kerja», maka setiap fase akan mengikuti perintah kerja di dalamnya alih-alih diatur manual.

Fase

Fase adalah tahapan pekerjaan — persiapan, pembongkaran, perakitan, commissioning. Tambahkan dari tab Fase dengan nama, tanggal mulai, dan tanggal selesai; buka “Detail lainnya (penanggung jawab, biaya…)” untuk menetapkan penanggung jawab serta biaya rencana dan aktual. Fase diurutkan dan masing-masing memiliki status sendiri: Tertunda, Sedang berjalan, Selesai, atau Ditahan. Daftar menampilkan tanggal setiap fase beserta namanya, dan hari fase itu selesai. Penanggung jawab diberi tahu saat sebuah fase diserahkan kepadanya.

Apa yang dikatakan perintah kerja tentang sebuah fase

Fase tanpa penanggung jawab atau tanpa tanggal sendiri menampilkan milik perintah kerja yang tertaut: orang yang ditugaskan, timnya, serta tanggal mulai paling awal dan tenggat paling akhir, ditandai "dari perintah kerja". Tim tetap terlihat bahkan bagi rekan yang aksesnya tidak mencakup perintah kerja tersebut, sehingga semua orang tahu tim mana yang menangani setiap fase. Apa yang Anda isi pada fase itu sendiri selalu diutamakan, dan tidak ada yang disalin ke dalamnya. Klik nama fase untuk membuka perintah kerjanya.

Kemajuan dan status

Persentase kemajuan menghitung baik perintah kerja yang tertaut maupun fase, sehingga fase yang Anda selesaikan manual tetap terhitung meski perintah kerja juga ada. Sebuah perintah kerja dianggap selesai begitu berstatus Selesai, Divalidasi, atau Ditutup. Status proyek tetap Anda yang menentukan — Perencanaan, Aktif, Ditahan, Selesai, Ditutup, atau Dibatalkan — kecuali Anda mengaktifkan «Perbarui status proyek dari fase» di tab Ringkasan, yang menurunkannya dari fase. Ditahan dan Dibatalkan selalu manual: proyek yang dihentikan sementara tidak pernah berjalan sendiri kembali.

Anggaran

Tetapkan anggaran rencana pada proyek, dan tab Anggaran akan membandingkannya dengan yang benar-benar dibelanjakan, dikumpulkan dari biaya tenaga kerja dan suku cadang perintah kerja yang tertaut. Tabel yang sama merinci kedua angka itu per fase. Fase yang tidak ditopang perintah kerja — paket yang disubkontrakkan, penawaran pemasok — justru membawa biaya rencana dan realisasinya sendiri, sehingga tidak ada yang terhitung dua kali. Biaya yang menjadi milik proyek tetapi tidak termasuk perintah kerja mana pun — material yang dibeli langsung, faktur kontraktor, biaya izin — dicatat dengan Tambah biaya di bagian Biaya lainnya di bawah tab Anggaran, dan ditambahkan ke total biaya proyek.

Anggaran per fase

Biaya rencana sebuah fase selalu dapat diubah, baik ada perintah kerja yang tertaut maupun tidak. Biaya aktualnya dihitung: biaya perintah kerjanya ditambah biaya langsung yang ditetapkan ke fase tersebut. Saat menambahkan biaya langsung di tab anggaran — faktur subkontraktor, material yang dibeli di luar perintah kerja — pilih fase yang sesuai; biaya langsung tanpa fase tampil di barisnya sendiri, sehingga tabel tetap sesuai dengan total.

Semua proyek Anda, per lokasi

Daftar proyek juga berfungsi sebagai portofolio pekerjaan yang direncanakan di semua lokasi Anda. Filter menurut Lokasi untuk melihat satu lokasi beserta sub-lokasinya, dan menurut Tahun rencana untuk melihat pekerjaan yang dijadwalkan pada tahun tertentu. Dengan Kelompokkan berdasarkan (lokasi, prioritas, atau tahun rencana), Anda mendapatkan satu blok per kelompok berisi jumlah proyek, anggaran yang direncanakan, dan biaya aktualnya. Dua kartu anggaran di bagian atas menjumlahkan semua yang cocok dengan filter, bukan hanya halaman yang tampil. Jumlah dihitung per mata uang: proyek dengan mata uangnya sendiri tidak pernah dijumlahkan dengan yang lain.

Proyek di halaman lokasi

Tab Proyek pada sebuah lokasi menampilkan proyek-proyeknya, termasuk proyek sub-lokasinya kecuali Anda menghapus centang Sertakan sub-lokasi. Lihat di Proyek membuka daftar lengkap yang sudah difilter pada lokasi tersebut, beserta total dan pengelompokannya.

Rencana investasi untuk dewan Anda

Laporan › Templat menyediakan templat "Rencana Investasi": proyek mendatang (dalam perencanaan, aktif, atau ditunda) di semua lokasi Anda, per lokasi, per prioritas, dan per tahun rencana, lalu dicantumkan per lokasi, masing-masing dengan anggaran yang direncanakan dan biaya aktual hingga saat ini. Tidak bergantung pada periode laporan: selalu menampilkan rencana sebagaimana adanya. Jumlah tetap dalam mata uang masing-masing proyek.

1. Buka Laporan, lalu tab Templat, dan klik "Klon ke akun saya" pada "Rencana Investasi".
2. Di tab Terjadwal, jadwalkan setiap bulan atau setiap kuartal dalam PDF, Excel, atau CSV. Penerimanya adalah rekan yang dapat membaca laporan di FreeMaint; untuk membagikannya ke luar, kirim file ke diri Anda dengan "Kirimi saya uji coba" lalu teruskan.
3. Gunakan "Batasi pada (opsional)" untuk mengirim rencana satu atau beberapa lokasi saja, termasuk sub-lokasinya.
4. Anggaran yang direncanakan terlihat oleh siapa saja yang dapat membaca proyek; biaya aktual hanya oleh orang yang berwenang melihat biaya laporan — dalam laporan terjadwal, setiap penerima hanya menerimanya jika boleh melihatnya.

Proyek di pembuat laporan

Pada paket Business, Laporan › Pembuat juga menyediakan Proyek sebagai sumber data: referensi, nama, jenis, status, prioritas, lokasi, rencana mulai, rencana selesai, tahun rencana, anggaran yang direncanakan, dan biaya aktual. Kelompokkan per lokasi, prioritas, atau tahun rencana lalu tambahkan jumlah untuk menyusun tampilan rencana Anda sendiri. Dua kolom anggaran hanya muncul bagi orang yang berwenang melihat biaya laporan.

RFI — permintaan informasi

RFI adalah pertanyaan resmi yang diajukan pada sebuah proyek: ukuran yang hilang, spesifikasi yang tidak jelas. Ia membawa pihak penanggung jawab, tenggat, gambar yang dirujuk, dan jawaban tertulis yang tersimpan sebagai catatan. Masing-masing mendapat referensinya sendiri (RFI-1, RFI-2…) dan melewati Draf, Diajukan, Sedang Ditinjau, Dijawab, dan Ditutup, dengan pembatalan dan pembukaan kembali yang tersedia. Tugaskan kepada rekan kerja atau pemasok; jawaban dan lampirannya tetap menyatu dengan proyek. RFI terdaftar di bawah Proyek pada menu samping.

Mencetak dan mengekspor

Dari daftar proyek, Cetak memberi Anda daftar saja atau daftar dengan perintah kerja setiap proyek di bawahnya, lengkap dengan lokasi, anggaran yang direncanakan, dan biaya aktual setiap proyek. Bila daftar dikelompokkan, hasil cetak mempertahankan kelompok dan subtotalnya, lalu diakhiri dengan total keseluruhan. Ekspor menghasilkan file Excel atau CSV berisi tahun rencana, anggaran yang direncanakan, dan biaya aktual setiap proyek. Keduanya mencakup seluruh hasil filter, bukan hanya halaman yang tampil. Biaya aktual hanya muncul jika peran Anda dapat melihat biaya perintah kerja.

Laporan proyek (PDF)

Di halaman proyek, Ekspor ke PDF menghasilkan laporan untuk dipresentasikan dalam tinjauan manajemen atau disimpan bersama berkas proyek: ringkasan dan bidang kustom, fase beserta progres, orang, dan tanggalnya, perintah kerja tertaut yang dikelompokkan per fase, tim, rencana dibandingkan aktual per fase, serta dokumen beserta fotonya. Hapus centang bagian yang tidak Anda perlukan. Laporan hanya berisi apa yang boleh Anda lihat: perintah kerja, dokumen, atau angka biaya yang tidak dibuka oleh peran Anda tidak disertakan. Tersedia mulai paket Starter.

Aset yang dicakup sebuah proyek

Satu proyek dapat mencakup beberapa aset. Pilih aset tersebut pada formulir proyek; proyek kemudian muncul di tab Proyek setiap aset, bersama perintah kerjanya. Proyek yang dijangkau secara tidak langsung melalui perintah kerja aset dicantumkan terpisah, beserta perintah kerja yang menghubungkannya.

Linimasa fase

Di tab Fase, beralih dari “Daftar” ke “Linimasa” untuk melihat setiap fase sebagai bilah dari tanggal mulai hingga tanggal selesainya, terisi sesuai kemajuan, dengan hari ini ditandai. Fase tanpa tanggal sendiri memakai tanggal perintah kerja yang ditautkan (bilah putus-putus), dan fase dengan satu tanggal ditampilkan sebagai tonggak. Klik sebuah bilah untuk membuka fase itu di daftar. Tanggal diubah dari daftar, dengan tombol Edit fase. Jika Anda dapat mengubah fase, klik juga membuka formulir editnya.

Rencana dan aktual

Di linimasa, bilah tipis di bawah setiap bilah rencana menunjukkan apa yang benar-benar terjadi: dari hari fase — atau perintah kerja tertaut pertamanya — dimulai hingga hari fase itu selesai, dan sampai hari ini selama fase masih terbuka. Setelah fase selesai, jumlah hari terlambat atau lebih awal muncul di bawah namanya. Jika fase ditandai Selesai setelah pekerjaan berakhir, perbaiki “Dimulai pada” dan “Selesai pada” di formulir editnya: bilah dan selisihnya ikut menyesuaikan.

Riwayat audit

Tab “Riwayat audit” mencantumkan setiap perubahan pada proyek — pembuatannya, setiap suntingan per kolom dengan nilai lama dan baru, fase, anggota tim, perintah kerja tertaut, dan biaya — beserta pelakunya, tanggal, dan jam. Perubahan otomatis (status fase yang mengikuti perintah kerjanya) ditampilkan sebagai “Sistem”. Bila proyek dihapus, entri terakhirnya tetap ada di log audit perusahaan (Pengaturan Perusahaan), dengan filter Project. Tersedia mulai paket Business, untuk peran yang memiliki izin audit.

Vendor sebuah fase

Di detail fase, pilih «Vendor» yang mengerjakannya — kontraktor, konsultan, laboratorium pengujian… — di samping «Penanggung jawab». Tim ditampilkan dari perintah kerja yang terhubung. Vendor muncul pada fase dan di laporan PDF.

Mengeluarkan perintah kerja

Di tab Fase, buka fase dan gunakan × di samping perintah kerja untuk mengeluarkannya dari fase itu saja: tetap ada di proyek. × di tab Perintah Kerja mengeluarkannya dari proyek. Keduanya meminta konfirmasi, dan tidak ada yang menghapus perintah kerja. «Perintah kerja baru di fase ini» menunjukkan di formulir proyek dan fase yang akan dimasuki perintah kerja, termasuk saat Anda membuat beberapa sekaligus. Judulnya dimulai dengan “Fase – Proyek”, yang dapat Anda ubah.

Tanggal rencana dan aktual

Proyek dan setiap fasenya menampilkan Rencana mulai dan Rencana selesai, lalu Mulai aktual dan Selesai aktual setelah pekerjaan dimulai dan selesai. Linimasa menggambar rencana sebagai batang dan yang benar-benar terjadi sebagai garis tipis di bawahnya.