Ikhtisar permintaan pembelian

Permintaan Pembelian (PR) adalah permintaan internal untuk membeli suku cadang, bahan habis pakai, atau peralatan. Seseorang mengajukannya, permintaan tersebut ditinjau dan disetujui, lalu diubah menjadi Pesanan Pembelian (PO) — dikelompokkan secara otomatis berdasarkan vendor.

Membuat permintaan pembelian

1. Buka menu Permintaan Pembelian dan klik Permintaan Baru
2. Tambahkan suku cadang yang dibutuhkan beserta jumlahnya
3. Tentukan prioritas — Rendah, Sedang, Tinggi, atau Mendesak
4. Tambahkan tujuan, tanggal dibutuhkan, dan Perintah Kerja (WO) terkait jika perlu
5. Lampirkan foto, penawaran vendor, atau spesifikasi jika diperlukan
6. Simpan sebagai draf, atau ajukan untuk persetujuan

Informasi yang dapat dicatat

• Tujuan / alasan — dasar justifikasi permintaan
• Tanggal dibutuhkan — kapan material tersebut diperlukan
• Perintah Kerja (WO) terkait — menghubungkan permintaan dengan pekerjaan yang membutuhkan suku cadang tersebut
• Lampiran — foto suku cadang yang rusak, penawaran vendor, atau spesifikasi
• Prioritas — termasuk tingkat Mendesak khusus
• Bagian / Unit — ditampilkan otomatis berdasarkan lokasi pemohon

Dari draf hingga menjadi pesanan pembelian

1. Draft — susun dan edit permintaan pembelian (draf memiliki tombol Edit)
2. Submitted — telah dikirim untuk disetujui
3. Approved — siap diubah menjadi PO
4. Converted — Pesanan Pembelian dibuat dan dikelompokkan berdasarkan vendor; proses penerimaan barang dan penutupan selanjutnya dilakukan pada Pesanan Pembelian tersebut

Rantai persetujuan yang dapat dikonfigurasi

Admin dapat mewajibkan pengisian kolom tertentu dan mengatur alur persetujuan secara otomatis, tanpa coding, per perusahaan.

1. Buka Pengaturan Perusahaan → Alur Kerja → Permintaan Pembelian
2. Wajibkan pengisian kolom tertentu sebelum persetujuan — misalnya tujuan atau Perintah Kerja (WO) terkait
3. Pilih penyetuju — bisa berupa peran, pengguna tertentu, atau manajer departemen pemohon (ditentukan otomatis berdasarkan lokasi Anda)
4. Atau terapkan preset persetujuan Manajer Departemen dengan satu klik

Item di luar katalog

Anda juga dapat meminta item yang belum ada di inventaris. Klik 'Tambah item khusus' untuk memasukkan nama bebas, satuan, dan jumlah untuk kebutuhan yang bersifat sesekali. Saat permintaan pembelian diubah menjadi Pesanan Pembelian, baris item khusus tersebut akan dibawa sebagai item khusus-pembelian — item ini tidak pernah membuat suku cadang baru di inventaris.

Persetujuan oleh manajer bagian

Pilih Bagian penanggung jawab (sebuah tim) pada permintaan. Di Pengaturan Perusahaan → Alur Kerja → Permintaan Pembelian, terapkan preset cepat "Persetujuan manajer bagian" (atau tambahkan langkah dengan penyetuju "Manajer Bagian (Pemimpin Tim)"), lalu tetapkan pemimpin untuk setiap tim di Organisasi → Tim. Pemimpin bagian yang menyetujui dan menerima notifikasi; jika bagian tidak memiliki pemimpin, pemimpin terdekat di atasnya yang menyetujui. Pemohon tidak pernah menyetujui pembeliannya sendiri, dan tanpa bagian atau pemimpin, peran Manajer atau Admin yang menyetujui. Agar bagian wajib diisi, tambahkan kolom wajib "Bagian penanggung jawab" ke sebuah langkah.

Stok, spesifikasi, dan tautan di setiap baris

Halaman permintaan menampilkan stok saat ini dan stok minimum setiap suku cadang katalog, disorot bila stok berada di atau di bawah minimum, sehingga penyetuju tahu mengapa dibutuhkan. Setiap baris, dari katalog maupun kustom, memiliki kolom opsional "Spesifikasi / keterangan" (hingga 1.000 karakter) untuk spesifikasi teknis, referensi, atau tautan produk; tautannya dapat diklik.

Biaya per baris dan estimasi total

Pengguna yang diizinkan melihat harga inventaris dapat melihat, di halaman permintaan pembelian — di web dan di aplikasi seluler — tepat di samping tombol persetujuan, estimasi harga satuan dan jumlah setiap baris serta estimasi total permintaan. Sebuah baris memakai estimasi biaya yang diisikan padanya; jika tidak ada, baris memakai biaya satuan suku cadang dari inventaris, ditandai "Biaya satuan suku cadang". Baris yang sama sekali tidak memiliki harga dihitung dan tidak dimasukkan ke dalam total. Saat membuat atau mengedit permintaan, Anda dapat mengisi estimasi biaya di baris mana pun, misalnya penawaran pemasok; jika dibiarkan kosong, baris katalog memakai biaya satuan suku cadang. Langkah persetujuan yang dibatasi pada rentang nilai tertentu memakai total yang sama ini.

Mengekspor permintaan ke Excel

"Ekspor (Excel)" di halaman permintaan mengunduh spreadsheet berisi kepala (referensi, status, pemohon, tanggal, bagian, prioritas, tujuan) dan satu baris per item: kode barang, deskripsi, spesifikasi, satuan, jumlah, perkiraan harga satuan dan total, keterangan, vendor yang disarankan, dan tautan, beserta total. Harga hanya tampil bagi pengguna yang berhak melihat harga inventaris.

Mengekspor beberapa permintaan pembelian

Di daftar Permintaan Pembelian, pilih periode (tanggal permintaan) dan, bila perlu, status atau pencarian, lalu klik "Ekspor (Excel)". Anda mendapatkan satu spreadsheet dengan satu baris untuk setiap item dari setiap permintaan yang cocok: referensi, tanggal permintaan, pemohon, seksi penanggung jawab, status dan tujuan, lalu kode barang, deskripsi, spesifikasi, satuan, jumlah, perkiraan harga satuan dan total, pemasok yang disarankan, serta tautan. Maksimal 500 permintaan per ekspor.

Mengajukan pembelian dari suku cadang atau dari aplikasi seluler

Di halaman suku cadang, "Ajukan pembelian" membuka permintaan baru dengan suku cadang tersebut di baris pertama, di web maupun di aplikasi seluler. Di aplikasi Anda dapat menambahkan suku cadang atau item kustom, spesifikasi per baris, tujuan, tanggal dibutuhkan, prioritas, bagian penanggung jawab, perintah kerja terkait, catatan, dan hingga 5 foto atau berkas, lalu mengetuk "Kirim untuk persetujuan" atau "Simpan sebagai draf". Pengiriman memerlukan koneksi. Dibutuhkan izin membuat, paket Starter atau lebih tinggi, dan modul Permintaan Pembelian.

Menyetujui dari aplikasi seluler

Pemberi persetujuan dapat menyetujui atau menolak permintaan yang tertunda dari halamannya di aplikasi seluler. Daftar mereka terbuka pada semua permintaan, bukan hanya milik mereka sendiri, dan layar beranda menampilkan berapa banyak yang menunggu persetujuan. Alur kerja persetujuan tetap berlaku: jika Anda bukan pemberi persetujuan yang diharapkan, aplikasi menjelaskan alasannya.

Menghapus permintaan pembelian

Permintaan pembelian dapat dihapus selama berstatus draf, ditolak, atau dibatalkan. Setelah diajukan atau disetujui, batalkan dulu.