Gestione delle routine

Questa guida copre l'intero ciclo di vita di una routine: crearla, assegnarla, completare ogni ciclo e consultare lo storico dei completamenti.

Creare una routine

Vai su Routine nella barra laterale e fai clic su «Nuova routine».
Inserisci un titolo (es. «Riunione mensile del comitato per la sicurezza») e, facoltativamente, una descrizione e una categoria.
Imposta la frequenza in giorni (es. 30 per mensile, 365 per annuale).
Scegli un Ancoraggio ricorrenza: «Conta dal completamento (mobile)» calcola la scadenza successiva dal giorno in cui la completi; «Conta dalla data di scadenza (ancorata al calendario)» la calcola dalla scadenza originale.
Facoltativamente, imposta una data di inizio. Se la lasci vuota, la procedura è subito in scadenza.
Assegnala a un utente o a un ruolo. L'assegnazione è facoltativa ma consigliata per la responsabilizzazione.
Facoltativamente, imposta un promemoria di scadenza imminente: quanti giorni prima avvisare e a che ora. Imposta 0 giorni per disattivarlo.
Fai clic su «Nuova routine» in fondo al modulo per salvare.

Attività una tantum

Non tutto si ripete. Imposta Ricorrenza su «Una tantum» e assegna una data di scadenza: l'attività si comporta come qualsiasi routine — assegnabile, categorizzata, completata con note — ma una volta conclusa viene contrassegnata come tale invece di essere ripianificata. È così che l'elenco delle routine diventa una lista di cose da fare condivisa, scritta da un amministratore e spuntata da un tecnico, senza creare un ordine di lavoro per ogni piccolo intervento.

Completare un ciclo

Dall'elenco Routine, premi una routine e poi «Completa ciclo». Si apre una finestra in cui puoi aggiungere note facoltative su ciò che è stato fatto. Premi «Completa» per confermare. Il sistema registra il completamento (chi, quando, note) e calcola automaticamente la prossima scadenza in base alla modalità di ricorrenza.

Promemoria di scadenza imminente

Ogni routine può inviare un promemoria anticipato prima della scadenza. Nel modulo, imposta quanti giorni prima avvisare e l'ora del promemoria. L'assegnatario e i manager ricevono un avviso in-app e push all'apertura della finestra, un promemoria il giorno della scadenza e un riepilogo giornaliero quando è scaduta. Imposta 0 giorni per disattivare il promemoria anticipato; l'email è disattivata per impostazione predefinita e può essere attivata per evento in Impostazioni → Notifiche.

Routine in ritardo

Le routine oltre la data di scadenza compaiono in cima all'elenco con un'etichetta rossa «In ritardo». Puoi filtrare per in ritardo, in scadenza oggi, entro 7 giorni o entro 30 giorni usando il menu dei filtri.

Nella dashboard

Le routine in scadenza entro 7 giorni o già scadute compaiono nella sezione «Richiede attenzione» della dashboard, con link rapidi che aprono l'elenco delle routine pre-filtrato. Queste schede sono visibili solo agli utenti con il permesso procedures:read.

Cronologia dei completamenti

Ogni completamento è registrato nella scheda Storico completamenti della pagina di dettaglio della routine. Il registro mostra la data, chi l'ha completata e le note allegate. Questo fornisce una traccia di audit ai fini della conformità.

Mettere in pausa una routine

Per sospendere temporaneamente una routine senza eliminarla, impostala come Inattiva. Una routine inattiva è esclusa dalla pianificazione e non risulta in ritardo. Riattivala quando sei pronto a riprendere.

Permessi

procedures:read — visualizzare l'elenco e le pagine di dettaglio (Tecnico, Supervisore, Osservatore, Pianificatore della manutenzione, Responsabile, Amministratore)
procedures:create — creare nuove procedure (Pianificatore della manutenzione, Responsabile, Amministratore)
procedures:update — modificare le procedure esistenti (Pianificatore della manutenzione, Responsabile, Amministratore)
procedures:delete — eliminare le procedure (Responsabile, Amministratore)
procedures:complete — segnare un ciclo come completato (Tecnico, Supervisore, Pianificatore della manutenzione, Responsabile, Amministratore)

Elenchi condivisi

Usa il campo Categoria come nome di elenco: «Sala comune», «Locale caldaia», «Giri settimanali». Appena un nome è in uso, sopra la tabella compare un filtro Elenchi per aprire solo quello. Il filtro propone solo i nomi realmente usati dalla tua azienda, quindi non può mai restituire nulla. La pagina si aggiorna anche in tempo reale: se un collega spunta qualcosa, sparisce senza ricaricare.