La gestione della flotta nello stesso sistema del resto della manutenzione

Perché i mezzi escono dal sistema di manutenzione

In molte aziende la flotta è curata dalle stesse persone che seguono edifici e macchine, ma i suoi dati vivono altrove: i tagliandi in un foglio Excel, le revisioni nell’agenda di qualcuno, le scadenze assicurative in amministrazione, i guasti in una chiacchierata con l’autista. Ogni elenco funziona finché chi lo tiene non va in ferie. I buchi sono sempre gli stessi:

• Un furgone supera di migliaia di chilometri il cambio olio perché nessuno ha letto il contachilometri.
• La revisione o l’assicurazione scade mentre il mezzo è in cantiere.
• Un autista segnala un rumore a fine turno e la segnalazione non diventa mai un ordine di lavoro.
• Un carrello elevatore viene manutenuto a calendario, non in base alle ore che ha davvero lavorato.
• Due persone prenotano lo stesso mezzo per la stessa mattina e una delle due lo trova in officina.

Un sistema di manutenzione per la flotta, non un localizzatore GPS

FreeMaint è un software di manutenzione e conformità per veicoli e mezzi d’opera: pianifica gli interventi, registra riparazioni e controlli e tiene in ordine documenti, autisti, prenotazioni e carburante. Non localizza i mezzi via GPS, non li mostra su una mappa in tempo reale e non legge dati da scatole telematiche o prese OBD. Non pianifica percorsi, non assegna le consegne agli autisti e non si collega alle carte carburante.

Se avete già un localizzatore, tenetelo: vi dice dove si trova il mezzo. FreeMaint vi dice se è in condizione di partire, quando va in officina e cosa gli è stato fatto. Le letture le inseriscono le persone che usano il mezzo: nell’app, durante il controllo pre-uso, alla chiusura di un ordine di lavoro o con un rifornimento. Chi vuole portare i chilometri del localizzatore in FreeMaint può inviarli tramite l’API GraphQL del piano Business, con un’integrazione propria; non esiste un connettore pronto.

Una preventiva che segue l’uso reale dei mezzi

Un mezzo si consuma con i chilometri e le ore motore, non solo con il calendario. Un furgone per le consegne può fare 60.000 km l’anno mentre un’auto in pool ne fa 8.000; un carrello su tre turni lavora molte più ore di uno usato due volte a settimana. Un piano basato solo sulle date sovra-manutiene l’uno e dimentica l’altro.

In FreeMaint un piano preventivo scatta a chilometri, a ore motore, a calendario o alla prima scadenza raggiunta. Quando una lettura supera la soglia l’ordine di lavoro viene creato in automatico, e un preavviso lascia il tempo di ordinare i ricambi. I piani annidati, per esempio un tagliando piccolo ogni 10.000 km e uno grande ogni 40.000 km, sono nel piano Business.

Il margine di miglioramento è concreto: su 448 spazi di lavoro FreeMaint, il 27,1% dei siti non registra alcuna manutenzione preventiva (FreeMaint Research, 2026). I trigger a contatore fanno parte del piano Starter, a 29 USD al mese per azienda.

Documenti, autisti e normativa

In Italia la revisione è dovuta dopo quattro anni dalla prima immatricolazione e poi ogni due anni per le auto, ogni anno per i mezzi pesanti; a questa si aggiungono assicurazione, bollo e carta di circolazione. FreeMaint conserva ogni documento con date, centro o compagnia, numero di polizza o di certificato, esito (regolare, regolare con carenze lievi, ripetere o sospeso), l’eventuale ripetizione e il file scansionato, e avvisa le persone giuste prima della scadenza. Potete creare tipi di documento vostri, come i controlli periodici di un carrello elevatore.

La scheda autista riporta numero di patente, categorie (B, BE, C1, C, CE, D1, D, DE o altra), date di rilascio e di scadenza e l’autorità che l’ha rilasciata. Un autista può essere registrato anche senza un account FreeMaint.

Per i carrelli elevatori e le altre attrezzature di lavoro, il D.Lgs. 81/08 chiede al datore di lavoro di mantenerle efficienti e di sottoporle a controlli. FreeMaint conserva le evidenze e ricorda le scadenze; non certifica alcun mezzo e non sostituisce il centro di revisione, il soggetto abilitato alle verifiche o il vostro controllo delle patenti.

Un prezzo per azienda, non per mezzo

Molti software per flotte fanno pagare per veicolo e per mese, così ogni furgone di scorta o rimorchio in più diventa una riga in fattura. FreeMaint si paga per azienda, a prezzo fisso, in USD: Core gratuito, Starter 29 USD, Business 99 USD ed Enterprise 299 USD al mese. Il modulo Flotta è incluso in Business, che gestiate otto furgoni o ottanta camion, e tutti i piani hanno utenti illimitati. Se in seguito passate a un piano inferiore, i dati della flotta restano consultabili: solo creare e modificare richiede Business.