Software di manutenzione per i Comuni e la gestione del patrimonio comunale

Il vero problema: patrimonio diffuso e squadra piccola

Un ufficio tecnico comunale non segue quasi mai un solo sito. Si occupa del municipio, di più plessi scolastici, della palestra, della piscina, del cimitero, della biblioteca, di centinaia di punti luce, delle aree verdi e di una decina di mezzi. La squadra che tiene in piedi tutto questo conta spesso da cinque a dieci persone, nei piccoli Comuni anche meno. Secondo FreeMaint Research, 2026, il team di manutenzione mediano ha due persone per quindici asset, e il 27,1% dei siti non registra alcuna manutenzione preventiva.

Con questo rapporto il rischio non è la mancanza di competenza. È che il lavoro si organizzi in base a chi chiama più forte e che le verifiche periodiche slittino finché qualcosa si rompe davanti ai cittadini. Un sistema di manutenzione dà alla squadra un’unica lista di ciò che è aperto, in scadenza e dove.

• Una sola coda di segnalazioni al posto di appunti, e-mail e post-it
• Uno storico per edificio leggibile anche da chi arriva dopo
• Piani preventivi che creano da soli gli ordini di lavoro

Segnalazioni che non si perdono più

Il custode della palestra nota una perdita, un’insegnante segnala una tapparella rotta, un cittadino chiama per un lampione spento. Oggi queste segnalazioni arrivano per telefono, per e-mail o in corridoio, e alcune non vengono mai scritte. In FreeMaint ognuna diventa una richiesta con ubicazione, descrizione e foto.

I moduli di segnalazione pubblici funzionano con i QR code: si stampano, si affiggono nell’edificio o sull’impianto, e chi vede il guasto lo segnala direttamente, senza credenziali. Un responsabile esamina la richiesta, la approva come ordine di lavoro e la assegna. Chi ha segnalato riceve un’e-mail quando la richiesta viene approvata e quando l’intervento è concluso, con un link per confermare la chiusura.

Rendere conto a Giunta e Consiglio: cosa è stato fatto e quanto è costato

Assessori e commissioni bilancio fanno domande semplici: quanto abbiamo speso quest’anno per la palestra, quante segnalazioni sono ancora aperte nelle scuole, perché la stessa caldaia si guasta ogni inverno. Rispondere a memoria o sfogliando le fatture richiede giorni.

Ogni ordine di lavoro in FreeMaint registra chi è intervenuto, per quanto tempo, i ricambi utilizzati e gli eventuali costi aggiuntivi. Poiché gli ordini sono legati a ubicazioni e asset, lo storico di un edificio è a un filtro di distanza, e le dashboard mostrano a colpo d’occhio il lavoro aperto, scaduto e completato. L’esportazione dei report in PDF o Excel per una commissione fa parte del piano Starter.

Un bilancio senza licenze per postazione

Il prezzo per utente si adatta male a un Comune: la squadra comprende stagionali, un custode per plesso, il responsabile del parco mezzi e dipendenti che si limitano a segnalare. Pagare una licenza per ciascuno porta di solito a dare accesso a pochi, mentre gli altri tornano al telefono.

FreeMaint si paga per organizzazione, a tariffa fissa, mai per utente. Il piano Core è gratuito per sempre, con utenti, asset, ordini di lavoro e richieste illimitati. I piani a pagamento (Starter 29 USD, Business 99 USD, Enterprise 299 USD al mese) aggiungono ispezioni, parco mezzi o energia quando servono. I dati sono ospitati nell’Unione europea, presso OVH in Francia.