Projek

Projek mengumpulkan pesanan kerja yang tergolong dalam kerja yang sama — penutupan tahunan, pengubahsuaian bangunan, pemasangan mesin, kempen pencegahan — dan memberi mereka perancangan, bajet serta kemajuan yang sama. Setiap projek membawa rujukannya sendiri (PRJ-1, PRJ-2…), seorang pengurus projek, sebuah pasukan dan seberapa banyak fasa yang diperlukan. Pesanan kerja itu sendiri kekal sebagai pesanan kerja biasa: juruteknik anda bekerja sama seperti hari ini, dan projeklah yang merumuskan status dan kosnya untuk anda.

Ketersediaan

Melihat projek tersedia dalam semua pelan. Mencipta dan mengeditnya — termasuk fasa, bajet dan RFI — memerlukan pelan Business.

Mencipta projek

1. Buka Projek dalam menu sisi dan klik Projek Baharu.
2. Beri nama, kemudian pilih jenis: Umum, Penutupan, Pengubahsuaian, Pemasangan atau Kempen.
3. Tetapkan keutamaan serta tarikh mula dan tamat yang dirancang.
4. Masukkan bajet yang dirancang jika kerja ini mempunyainya — perbelanjaan sebenar dikira untuk anda daripada pesanan kerja yang dipautkan.
5. Pilih pengurus projek, tambah penerangan, dan simpan.

Apa yang ada dalam setiap tab

Memautkan pesanan kerja

Dalam tab Pesanan Kerja, pilih mana-mana pesanan kerja sedia ada untuk memautkannya kepada projek; daripada tab Fasa pula anda boleh memautkannya terus kepada satu fasa tertentu. Pemautan tidak mengubah apa-apa pada pesanan kerja itu, dan menanggalkan pautan tidak pernah memadamkannya. Hidupkan «Kemas kini status fasa daripada pesanan kerja», maka setiap fasa akan mengikut pesanan kerja di dalamnya dan bukan lagi ditetapkan secara manual.

Fasa

Fasa ialah satu peringkat kerja — penyediaan, pembukaan, pemasangan, pentauliahan. Tambahkannya dari tab Fasa dengan nama, tarikh mula dan tarikh tamat; buka “Butiran lanjut (penanggungjawab, kos…)” untuk menetapkan penanggungjawab serta kos dirancang dan sebenar. Fasa disusun mengikut urutan dan setiap satu mempunyai status sendiri: Belum bermula, Sedang berjalan, Selesai atau Ditangguhkan. Senarai memaparkan tarikh setiap fasa beserta namanya, dan hari fasa itu selesai. Penanggungjawab dimaklumkan apabila sesuatu fasa diserahkan kepadanya.

Apa yang dinyatakan oleh arahan kerja tentang sesuatu fasa

Fasa tanpa orang bertanggungjawab atau tanpa tarikh sendiri menunjukkan maklumat arahan kerja yang dipautkan: orang yang ditugaskan, pasukan mereka, serta tarikh mula terawal dan tarikh akhir terlewat, ditanda "daripada perintah kerja". Pasukan dipaparkan walaupun kepada rakan sekerja yang aksesnya tidak meliputi arahan kerja tersebut, supaya semua orang tahu pasukan mana yang mengendalikan setiap fasa. Apa yang anda masukkan pada fasa itu sendiri sentiasa diutamakan, dan tiada apa-apa disalin ke dalamnya. Klik nama fasa untuk membuka arahan kerjanya.

Kemajuan dan status

Peratusan kemajuan mengira kedua-dua pesanan kerja yang dipautkan dan fasa, jadi fasa yang anda selesaikan secara manual tetap dikira walaupun pesanan kerja turut wujud. Sesuatu pesanan kerja dikira selesai sebaik sahaja ia Selesai, Disahkan atau Ditutup. Status projek kekal di tangan anda — Perancangan, Aktif, Ditangguhkan, Selesai, Ditutup atau Dibatalkan — melainkan anda menghidupkan «Kemas kini status projek daripada fasa» dalam tab Gambaran Keseluruhan, yang kemudiannya menerbitkannya daripada fasa. Ditangguhkan dan Dibatalkan sentiasa kekal manual: projek yang dihentikan sementara tidak pernah bermula semula dengan sendirinya.

Bajet

Tetapkan bajet yang dirancang pada projek dan tab Bajet akan membandingkannya dengan apa yang benar-benar dibelanjakan, dikumpulkan daripada kos tenaga kerja dan alat ganti pesanan kerja yang dipautkan. Jadual yang sama memecahkan kedua-dua angka itu fasa demi fasa. Fasa yang tidak disokong oleh pesanan kerja — lot yang disubkontrakkan, sebut harga pembekal — membawa kos dirancang dan kos sebenarnya sendiri, jadi tiada apa-apa yang dikira dua kali. Kos yang dimiliki projek tetapi bukan oleh mana-mana perintah kerja — bahan yang dibeli terus, invois kontraktor, yuran permit — direkodkan dengan Tambah kos di bawah Kos lain di bahagian bawah tab Bajet, dan ditambah kepada jumlah kos projek.

Belanjawan setiap fasa

Kos dirancang sesuatu fasa sentiasa boleh disunting, sama ada ia mempunyai arahan kerja yang dipautkan atau tidak. Kos sebenarnya dikira: kos arahan kerjanya ditambah kos langsung yang diperuntukkan kepadanya. Apabila anda menambah kos langsung pada tab belanjawan — invois subkontraktor, bahan yang dibeli di luar arahan kerja — pilih fasa berkenaan; kos langsung tanpa fasa dipaparkan pada barisnya sendiri, jadi jadual tetap sepadan dengan jumlah.

Semua projek anda, lokasi demi lokasi

Senarai projek juga berfungsi sebagai portfolio kerja yang dirancang di semua lokasi anda. Tapis mengikut Lokasi untuk melihat satu lokasi termasuk sub-lokasinya, dan mengikut Tahun dirancang untuk melihat kerja yang dijadualkan pada tahun tertentu. Dengan Kumpulkan mengikut (lokasi, keutamaan atau tahun dirancang), anda mendapat satu blok bagi setiap kumpulan dengan bilangan projek, bajet dirancang dan kos sebenarnya. Dua kad bajet di bahagian atas menjumlahkan semua yang sepadan dengan penapis, bukan hanya halaman yang dipaparkan. Amaun dijumlahkan mengikut mata wang: projek dengan mata wangnya sendiri tidak pernah dicampurkan dengan yang lain.

Projek di halaman lokasi

Tab Projek bagi sesuatu lokasi menyenaraikan projeknya, termasuk projek sub-lokasinya melainkan anda menyahtanda Sertakan sub-lokasi. Lihat dalam Projek membuka senarai penuh yang sudah ditapis pada lokasi itu, bersama jumlah dan kumpulannya.

Pelan pelaburan untuk lembaga anda

Laporan › Templat menyediakan templat "Pelan Pelaburan": projek akan datang (dalam perancangan, aktif atau ditangguhkan) di semua lokasi anda, mengikut lokasi, keutamaan dan tahun dirancang, kemudian disenaraikan mengikut lokasi, setiap satu dengan bajet dirancang dan kos sebenar setakat ini. Ia tidak bergantung pada tempoh laporan: ia sentiasa menunjukkan pelan seperti keadaannya. Amaun kekal dalam mata wang setiap projek.

1. Buka Laporan, kemudian tab Templat, dan klik "Klon ke akaun saya" pada "Pelan Pelaburan".
2. Dalam tab Dijadualkan, jadualkannya setiap bulan atau setiap suku tahun dalam PDF, Excel atau CSV. Penerima ialah rakan sekerja yang boleh membaca laporan dalam FreeMaint; untuk berkongsi di luar, hantar fail kepada diri anda dengan "Hantar ujian kepada saya" dan majukannya.
3. Gunakan "Hadkan kepada (pilihan)" untuk menghantar pelan satu atau beberapa lokasi sahaja, termasuk sub-lokasinya.
4. Bajet dirancang boleh dilihat oleh sesiapa yang boleh membaca projek; kos sebenar hanya oleh orang yang dibenarkan melihat kos laporan — dalam laporan berjadual, setiap penerima hanya menerimanya jika dibenarkan melihatnya.

Projek dalam pembina laporan

Dalam pelan Business, Laporan › Pembina juga menyediakan Projek sebagai sumber data: rujukan, nama, jenis, status, keutamaan, lokasi, mula dirancang, tamat dirancang, tahun dirancang, bajet dirancang dan kos sebenar. Kumpulkan mengikut lokasi, keutamaan atau tahun dirancang dan tambah jumlah untuk membina paparan pelan anda sendiri. Dua lajur bajet hanya dipaparkan kepada orang yang dibenarkan melihat kos laporan.

RFI — permintaan maklumat

RFI ialah soalan rasmi yang dibangkitkan pada sesuatu projek: ukuran yang tiada, spesifikasi yang kabur. Ia membawa pihak bertanggungjawab, tarikh akhir, lukisan yang dirujuk, dan jawapan bertulis yang kekal dalam rekod. Setiap satu menerima rujukannya sendiri (RFI-1, RFI-2…) dan melalui Draf, Dihantar, Dalam Semakan, Dijawab dan Ditutup, dengan pembatalan dan pembukaan semula tersedia. Berikannya kepada rakan sekerja atau kepada pembekal; jawapan dan lampirannya kekal bersama projek. RFI disenaraikan di bawah Projek dalam menu sisi.

Mencetak dan mengeksport

Dari senarai projek, Cetak memberi anda senarai sahaja atau senarai dengan arahan kerja setiap projek di bawahnya, berserta lokasi, bajet dirancang dan kos sebenar setiap projek. Apabila senarai dikumpulkan, cetakan mengekalkan kumpulan dan subjumlahnya serta diakhiri dengan jumlah keseluruhan. Eksport menghasilkan fail Excel atau CSV dengan tahun dirancang, bajet dirancang dan kos sebenar setiap projek. Kedua-duanya meliputi keseluruhan set yang ditapis, bukan hanya halaman yang dipaparkan. Kos sebenar hanya dipaparkan jika peranan anda boleh melihat kos arahan kerja.

Laporan projek (PDF)

Di halaman projek, Eksport ke PDF menghasilkan laporan untuk dibentangkan dalam semakan pengurusan atau disimpan bersama fail projek: gambaran keseluruhan dan medan tersuai, fasa beserta kemajuan, orang dan tarikhnya, arahan kerja dipautkan yang dikumpulkan mengikut fasa, pasukan, dirancang berbanding sebenar bagi setiap fasa, serta dokumen dengan fotonya. Nyahtanda bahagian yang tidak diperlukan. Laporan hanya mengandungi apa yang anda dibenarkan lihat: arahan kerja, dokumen atau amaun yang tidak dibuka oleh peranan anda ditinggalkan. Tersedia mulai pelan Starter.

Aset yang dilindungi sesuatu projek

Satu projek boleh merangkumi beberapa aset. Pilih aset tersebut dalam borang projek; projek itu kemudian muncul dalam tab Projek bagi setiap aset, di sebelah perintah kerjanya. Projek yang dicapai secara tidak langsung melalui perintah kerja aset disenaraikan berasingan, berserta perintah kerja yang menghubungkannya.

Garis masa fasa

Dalam tab Fasa, tukar daripada “Senarai” kepada “Garis masa” untuk melihat setiap fasa sebagai bar dari tarikh mula hingga tarikh tamatnya, diisi mengikut kemajuan, dengan hari ini ditanda. Fasa tanpa tarikh sendiri menggunakan tarikh perintah kerja yang dipautkan (bar putus-putus), dan fasa dengan satu tarikh dipaparkan sebagai pencapaian. Klik bar untuk membuka fasa itu dalam senarai. Tarikh diubah dari senarai, dengan butang Edit fasa. Jika anda boleh menyunting fasa, klik itu juga membuka borang suntingannya.

Dirancang dan sebenar

Dalam garis masa, bar nipis di bawah setiap bar dirancang menunjukkan apa yang benar-benar berlaku: dari hari fasa — atau perintah kerja terpaut pertamanya — bermula hingga hari fasa itu selesai, dan hingga hari ini selagi fasa masih terbuka. Selepas fasa selesai, bilangan hari lewat atau awal dipaparkan di bawah namanya. Jika fasa ditanda Selesai selepas kerja tamat, betulkan “Dimulakan pada” dan “Selesai pada” dalam borang suntingannya: bar dan jurangnya akan mengikut.

Sejarah audit

Tab “Sejarah audit” menyenaraikan setiap perubahan pada projek — penciptaannya, setiap suntingan medan demi medan dengan nilai lama dan baharu, fasa, ahli pasukan, perintah kerja terpaut dan kos — bersama pelakunya, tarikh dan masa. Perubahan automatik (status fasa yang mengikut perintah kerjanya) dipaparkan sebagai “Sistem”. Apabila projek dipadam, entri terakhirnya kekal dalam log audit syarikat (Tetapan Syarikat), ditapis pada Project. Tersedia mulai pelan Business, untuk peranan yang mempunyai kebenaran audit.

Vendor sesuatu fasa

Dalam butiran fasa, pilih «Vendor» yang melaksanakan kerja — kontraktor, perunding, makmal ujian… — di sebelah «Orang bertanggungjawab». Pasukan dipaparkan daripada perintah kerja yang dipautkan. Vendor dipaparkan pada fasa dan dalam laporan PDF.

Mengeluarkan perintah kerja

Dalam tab Fasa, buka fasa dan gunakan × di sebelah perintah kerja untuk mengeluarkannya daripada fasa itu sahaja: ia kekal dalam projek. × dalam tab Pesanan Kerja mengeluarkannya daripada projek. Kedua-duanya perlu disahkan dan tiada satu pun memadam perintah kerja. «Pesanan kerja baharu dalam fasa ini» menunjukkan dalam borang projek dan fasa yang akan disertai perintah kerja, termasuk apabila anda mencipta beberapa sekali gus. Tajuknya bermula sebagai “Fasa – Projek”, yang boleh anda ubah.

Tarikh dirancang dan sebenar

Projek dan setiap fasanya memaparkan Mula dirancang dan Tamat dirancang, kemudian Mula sebenar dan Tamat sebenar apabila kerja telah bermula dan selesai. Garis masa melukis rancangan sebagai bar dan apa yang sebenarnya berlaku sebagai garis nipis di bawahnya.