Gambaran Keseluruhan Permintaan Belian

Permintaan belian ialah permintaan dalaman untuk membeli alat ganti, bahan guna habis atau alat perkakas. Seseorang menaikkannya, ia disemak dan diluluskan, kemudian ditukarkan kepada pesanan belian — dikumpulkan secara automatik mengikut vendor.

Mencipta permintaan belian

1. Buka Permintaan Belian dan klik Permintaan Baharu
2. Tambah alat ganti yang anda perlukan berserta kuantiti
3. Tetapkan keutamaan — Rendah, Sederhana, Tinggi atau Mendesak
4. Jika mahu, tambah tujuan, tarikh diperlukan-menjelang dan perintah kerja yang dihubungkan
5. Lampirkan foto, sebut harga atau spesifikasi jika berguna
6. Simpan sebagai draf, atau hantar untuk kelulusan

Apa yang boleh anda rekodkan

• Tujuan / sebab — justifikasi bagi permintaan tersebut
• Tarikh diperlukan-menjelang — bila bahan tersebut diperlukan
• Perintah kerja yang dihubungkan — hubungkan permintaan itu dengan kerja yang memerlukan alat ganti tersebut
• Lampiran — foto bahagian rosak, sebut harga atau spesifikasi
• Keutamaan — termasuk tahap Mendesak yang khusus
• Bahagian / Unit — dipaparkan secara automatik daripada lokasi pemohon

Daripada draf hingga pesanan belian

1. Draf — bina dan edit permintaan (draf mempunyai butang Edit)
2. Dihantar — dihantar untuk kelulusan
3. Diluluskan — sedia untuk ditukar
4. Ditukar — pesanan belian dicipta dan dikumpulkan mengikut vendor; penerimaan dan penutupan kemudiannya berlaku pada pesanan belian

Rantaian kelulusan boleh dikonfigurasi

Pentadbir boleh mewajibkan medan dan menghalakan kelulusan secara automatik, tanpa kod, mengikut setiap syarikat.

1. Pergi ke Tetapan Syarikat → Aliran Kerja → Permintaan Belian
2. Wajibkan medan sebelum kelulusan — contohnya tujuan atau perintah kerja yang dihubungkan
3. Pilih pelulus — satu peranan, pengguna tertentu, atau pengurus jabatan pemohon (diselesaikan secara automatik daripada lokasi anda)
4. Atau gunakan praset satu-klik Kelulusan pengurus jabatan

Item bukan katalog

Anda juga boleh memohon item yang tiada dalam inventori anda. Klik 'Tambah item tersuai' untuk menaip nama teks bebas, unit dan kuantiti bagi keperluan sekali-sekala. Apabila permintaan belian itu menjadi pesanan belian, baris tersuai itu akan dibawa sebagai item untuk pembelian sahaja — ia tidak sesekali mencipta alat ganti inventori.

Kelulusan oleh pengurus seksyen

Pilih Bahagian bertanggungjawab (satu pasukan) pada permohonan. Dalam Tetapan Syarikat → Aliran Kerja → Permohonan Belian, gunakan praset pantas "Kelulusan pengurus seksyen" (atau tambah langkah dengan pelulus "Pengurus Seksyen (Ketua Pasukan)"), dan tetapkan ketua bagi setiap pasukan dalam Organisasi → Pasukan. Ketua seksyen meluluskan dan menerima pemberitahuan; jika seksyen tiada ketua, ketua terdekat di atasnya yang meluluskan. Pemohon tidak pernah meluluskan pembeliannya sendiri, dan tanpa seksyen atau ketua, peranan Pengurus atau Pentadbir yang meluluskan. Untuk menjadikan seksyen wajib, tambah medan wajib "Bahagian bertanggungjawab" pada satu langkah.

Stok, spesifikasi dan pautan pada setiap baris

Halaman permohonan memaparkan stok semasa dan stok minimum setiap alat ganti katalog, diserlahkan apabila stok berada pada atau di bawah minimum, supaya pelulus nampak sebab ia diperlukan. Setiap baris, daripada katalog atau tersuai, mempunyai medan pilihan "Spesifikasi / catatan" (sehingga 1,000 aksara) untuk spesifikasi teknikal, rujukan atau pautan produk; pautan boleh diklik.

Kos setiap baris dan anggaran jumlah keseluruhan

Pengguna yang dibenarkan melihat harga inventori dapat melihat, pada halaman permohonan pembelian — di web dan dalam aplikasi mudah alih — betul-betul di sebelah butang kelulusan, anggaran harga seunit dan amaun setiap baris serta anggaran jumlah keseluruhan permohonan. Sesuatu baris menggunakan anggaran kos yang dimasukkan padanya; jika tiada, ia menggunakan kos seunit alat ganti daripada inventori, ditanda "Kos seunit alat ganti". Baris yang langsung tiada harga dikira dan tidak dimasukkan ke dalam jumlah. Semasa mencipta atau menyunting permohonan, anda boleh memasukkan anggaran kos pada mana-mana baris, contohnya sebut harga pembekal; jika dibiarkan kosong, baris katalog menggunakan kos seunit alat ganti. Langkah kelulusan yang terhad kepada julat amaun tertentu menggunakan jumlah yang sama ini.

Mengeksport permohonan ke Excel

"Eksport (Excel)" pada halaman permohonan memuat turun hamparan dengan pengepala (rujukan, status, pemohon, tarikh, seksyen, keutamaan, tujuan) dan satu baris bagi setiap item: kod item, perihalan, spesifikasi, unit, kuantiti, anggaran harga seunit dan jumlah, catatan, vendor dicadangkan dan pautan, beserta jumlah keseluruhan. Harga hanya dipaparkan kepada pengguna yang dibenarkan melihat harga inventori.

Mengeksport beberapa permohonan pembelian

Dalam senarai Permohonan Pembelian, pilih tempoh (tarikh permohonan) dan, jika perlu, status atau carian, kemudian klik "Eksport (Excel)". Anda akan mendapat satu hamparan dengan satu baris bagi setiap item daripada setiap permohonan yang sepadan: rujukan, tarikh permohonan, pemohon, seksyen bertanggungjawab, status dan tujuan, diikuti kod item, penerangan, spesifikasi, unit, kuantiti, anggaran harga seunit dan jumlah, pembekal dicadangkan serta pautan. Sehingga 500 permohonan bagi setiap eksport.

Memohon pembelian daripada alat ganti atau daripada aplikasi mudah alih

Pada halaman alat ganti, "Mohon pembelian" membuka permohonan baharu dengan alat ganti itu pada baris pertama, di web dan dalam aplikasi mudah alih. Dalam aplikasi anda boleh menambah alat ganti atau item tersuai, spesifikasi bagi setiap baris, tujuan, tarikh diperlukan, keutamaan, bahagian bertanggungjawab, perintah kerja berkaitan, nota dan sehingga 5 foto atau fail, kemudian ketik "Hantar untuk kelulusan" atau "Simpan sebagai draf". Penghantaran memerlukan sambungan. Kebenaran mencipta, pelan Starter atau lebih tinggi dan modul Permohonan Belian diperlukan.

Meluluskan dari aplikasi mudah alih

Pelulus boleh meluluskan atau menolak permohonan yang belum selesai dari halamannya dalam aplikasi mudah alih. Senarai mereka dibuka pada semua permohonan, bukan hanya milik mereka sendiri, dan skrin utama menunjukkan bilangan yang menunggu kelulusan. Aliran kerja kelulusan tetap terpakai: jika anda bukan pelulus yang dijangka, aplikasi akan menerangkan sebabnya.

Memadam permohonan pembelian

Permohonan pembelian boleh dipadam selagi ia draf, ditolak atau dibatalkan. Selepas dihantar atau diluluskan, batalkan dahulu.