ဝယ်ယူတောင်းဆိုလွှာများ ခြုံငုံသုံးသပ်ချက်

ဝယ်ယူတောင်းဆိုလွှာ (Purchase Requisition) သည် အပိုပစ္စည်း၊ သုံးစွဲပစ္စည်း သို့မဟုတ် ကိရိယာများ ဝယ်ယူရန် အတွင်းပိုင်းတောင်းဆိုချက် တစ်ခုဖြစ်သည်။ တစ်ဦးဦးက တင်ပြပြီး၊ စစ်ဆေးအတည်ပြုပြီးနောက် ၎င်းကို ဝယ်ယူအမိန့် (Purchase Order) များအဖြစ် ပြောင်းလဲသည် — ရောင်းချသူအလိုက် အလိုအလျောက် အုပ်စုဖွဲ့ပေးမည်ဖြစ်သည်။

တောင်းဆိုလွှာတစ်ခု ဖန်တီးခြင်း

1. ဝယ်ယူတောင်းဆိုလွှာများ (Purchase Requisitions) ကိုဖွင့်ပြီး တောင်းဆိုလွှာအသစ် (New Requisition) ကို နှိပ်ပါ
2. လိုအပ်သော အပိုပစ္စည်းများကို အရေအတွက်နှင့်တကွ ထည့်သွင်းပါ
3. ဦးစားပေးအဆင့် — အနိမ့်၊ အလယ်အလတ်၊ အမြင့် သို့မဟုတ် အရေးပေါ် ကို သတ်မှတ်ပါ
4. ရွေးချယ်နိုင်သည့်အနေဖြင့် ရည်ရွယ်ချက်၊ လိုအပ်ချိန်ရက်စွဲနှင့် ဆက်စပ်အလုပ်အမိန့်တစ်ခုကို ထည့်နိုင်သည်
5. အသုံးဝင်ပါက ဓာတ်ပုံများ၊ စျေးနှုန်းကမ်းလှမ်းချက်များ (quotes) သို့မဟုတ် သတ်မှတ်ချက်များကို ပူးတွဲပါ
6. မူကြမ်းအဖြစ် သိမ်းဆည်းပါ၊ သို့မဟုတ် အတည်ပြုရန် တင်ပြပါ

မှတ်တမ်းတင်နိုင်သည့်အချက်များ

• ရည်ရွယ်ချက် / အကြောင်းပြချက် — တောင်းဆိုမှုအတွက် ခိုင်လုံသောအကြောင်းပြချက်
• လိုအပ်ချိန်ရက်စွဲ — ပစ္စည်းလိုအပ်သည့်အချိန်
• ဆက်စပ်အလုပ်အမိန့် — ပစ္စည်းလိုအပ်သော အလုပ်နှင့် တောင်းဆိုမှုကို ချိတ်ဆက်ခြင်း
• ပူးတွဲဖိုင်များ — ပျက်စီးနေသော ပစ္စည်းဓာတ်ပုံများ၊ စျေးနှုန်းကမ်းလှမ်းချက်များ သို့မဟုတ် သတ်မှတ်ချက်များ
• ဦးစားပေးအဆင့် — အထူးသီးသန့် အရေးပေါ်အဆင့်အပါအဝင်
• ဌာန / ယူနစ် — တောင်းဆိုသူ၏တည်နေရာမှ အလိုအလျောက်ပြသမည်

မူကြမ်းမှ ဝယ်ယူအမိန့်အထိ

1. မူကြမ်း — တောင်းဆိုလွှာကို တည်ဆောက်ပြီး တည်းဖြတ်ခြင်း (မူကြမ်းများတွင် တည်းဖြတ်ရန် ခလုတ်ရှိသည်)
2. တင်ပြပြီး — အတည်ပြုရန် ပေးပို့ပြီး
3. အတည်ပြုပြီး — ပြောင်းလဲရန် အသင့်ဖြစ်နေပြီ
4. ပြောင်းလဲပြီး — ဝယ်ယူအမိန့်များ ဖန်တီးပြီး ရောင်းချသူအလိုက် အုပ်စုဖွဲ့ထားသည်၊ ပစ္စည်းလက်ခံခြင်းနှင့် ပိတ်သိမ်းခြင်းများကို ဝယ်ယူအမိန့်ပေါ်တွင် ဆက်လက်ဆောင်ရွက်ရမည်

စိတ်ကြိုက်ပြင်ဆင်နိုင်သော အတည်ပြုမှုကွင်းဆက်

စီမံခန့်ခွဲသူများသည် ကုမ္ပဏီတစ်ခုစီအလိုက် ကုဒ်ရေးရန်မလိုဘဲ လိုအပ်သောအကွက်များကို သတ်မှတ်ပြီး အတည်ပြုမှုများကို အလိုအလျောက် ညွှန်းပို့နိုင်သည်။

1. ကုမ္ပဏီဆက်တင်များ → Workflows → ဝယ်ယူတောင်းဆိုလွှာများ သို့သွားပါ
2. အတည်ပြုမတိုင်မီ လိုအပ်သောအကွက်များကို သတ်မှတ်ပါ — ဥပမာ ရည်ရွယ်ချက် သို့မဟုတ် ဆက်စပ်အလုပ်အမိန့်
3. အတည်ပြုမည့်သူကို ရွေးချယ်ပါ — အခန်းကဏ္ဍတစ်ခု၊ သီးခြားအသုံးပြုသူတစ်ဦး၊ သို့မဟုတ် တောင်းဆိုသူ၏ဌာနမန်နေဂျာ (သင့်တည်နေရာများမှ အလိုအလျောက် ဖြေရှင်းပေးမည်)
4. သို့မဟုတ် တစ်ချက်နှိပ် ဌာနမန်နေဂျာအတည်ပြုချက် (preset) ကို အသုံးပြုပါ

ကုန်ပစ္စည်းစာရင်းတွင် မပါသောပစ္စည်းများ

သင့်ကုန်ပစ္စည်းစာရင်းတွင် မပါဝင်သောပစ္စည်းများကိုလည်း တောင်းဆိုနိုင်သည်။ ကြာခဏမလိုအပ်သောလိုအပ်ချက်တစ်ခုအတွက် အမည်၊ ယူနစ်နှင့် အရေအတွက်ကို လွတ်လပ်စွာ ရိုက်ထည့်ရန် 'စိတ်ကြိုက်ပစ္စည်း ထည့်ရန်' ကို နှိပ်ပါ။ တောင်းဆိုလွှာသည် ဝယ်ယူအမိန့်ဖြစ်လာသောအခါ စိတ်ကြိုက်ကြောင်းအညွှန်းသည် ဝယ်ယူရန်သီးသန့် (purchase-only) ပစ္စည်းအဖြစ် ဆက်ပါလာမည် — ၎င်းသည် ကုန်ပစ္စည်းစာရင်းတွင် ဘယ်သောအခါမှ အပိုပစ္စည်းတစ်ခု မဖန်တီးပါ။

ဌာနခွဲ မန်နေဂျာ၏ အတည်ပြုချက်

တောင်းဆိုချက်တွင် «တာဝန်ရှိသော ဌာနခွဲ» (အဖွဲ့တစ်ခု) ကို ရွေးပါ။ ကုမ္ပဏီဆက်တင်များ → လုပ်ငန်းစဉ်များ → ဝယ်ယူရန် တောင်းဆိုချက်များ တွင် «ဌာနခွဲ မန်နေဂျာ အတည်ပြုချက်» ကြိုတင်သတ်မှတ်ချက်ကို အသုံးပြုပါ (သို့မဟုတ် အတည်ပြုသူမှာ «ဌာနခွဲ မန်နေဂျာ (အဖွဲ့ခေါင်းဆောင်)» ဖြစ်သော အဆင့်တစ်ခု ထည့်ပါ)၊ ပြီးလျှင် အဖွဲ့အစည်း → အဖွဲ့များ တွင် အဖွဲ့တိုင်းအတွက် ခေါင်းဆောင်တစ်ဦး သတ်မှတ်ပါ။ ဌာနခွဲ၏ ခေါင်းဆောင်က အတည်ပြုပြီး အကြောင်းကြားချက် ရရှိသည်။ ဌာနခွဲတွင် ခေါင်းဆောင် မရှိပါက အထက်ရှိ အနီးဆုံး ခေါင်းဆောင်က အတည်ပြုသည်။ တောင်းဆိုသူသည် မိမိ၏ ဝယ်ယူမှုကို ဘယ်တော့မှ အတည်မပြုရ၊ ဌာနခွဲ သို့မဟုတ် ခေါင်းဆောင် မရှိပါက မန်နေဂျာ သို့မဟုတ် အက်ဒမင် အခန်းကဏ္ဍက အတည်ပြုသည်။ ဌာနခွဲကို မဖြစ်မနေ ဖြည့်ရန် အဆင့်တစ်ခုတွင် «တာဝန်ရှိသော ဌာနခွဲ» လိုအပ်သော ကွက်လပ်ကို ထည့်ပါ။

စာကြောင်းတိုင်းရှိ လက်ကျန်၊ သတ်မှတ်ချက်နှင့် လင့်ခ်များ

တောင်းဆိုချက် စာမျက်နှာတွင် ကတ်တလောက်ရှိ အစိတ်အပိုင်းတိုင်း၏ လက်ရှိလက်ကျန်နှင့် အနည်းဆုံးလက်ကျန်ကို ပြသပြီး လက်ကျန်သည် အနည်းဆုံးအဆင့် သို့မဟုတ် ထို့အောက်ရောက်လျှင် မီးမောင်းထိုးပြသဖြင့် အတည်ပြုသူက ဘာကြောင့်လိုအပ်သည်ကို မြင်နိုင်သည်။ ကတ်တလောက် သို့မဟုတ် စိတ်ကြိုက် စာကြောင်းတိုင်းတွင် နည်းပညာသတ်မှတ်ချက်၊ ရည်ညွှန်းနံပါတ် သို့မဟုတ် ထုတ်ကုန်လင့်ခ်အတွက် «သတ်မှတ်ချက် / မှတ်ချက်» ကွက်လပ် (စာလုံး ၁,၀၀၀ အထိ) ရှိပြီး လင့်ခ်များကို နှိပ်၍ ဖွင့်နိုင်သည်။

စာကြောင်းအလိုက် ကုန်ကျစရိတ်နှင့် ခန့်မှန်း စုစုပေါင်း

ကုန်လက်ကျန်ဈေးနှုန်းများကို ကြည့်ခွင့်ရှိသော အသုံးပြုသူများသည် ဝယ်ယူမှု တောင်းဆိုချက် စာမျက်နှာတွင် — ဝဘ်နှင့် မိုဘိုင်းအက်ပ်တွင် — အတည်ပြုခလုတ်များ၏ ဘေးတွင်ပင် စာကြောင်းတစ်ခုစီ၏ ခန့်မှန်း ယူနစ်ဈေးနှင့် ပမာဏ၊ တောင်းဆိုချက်၏ ခန့်မှန်း စုစုပေါင်းကို မြင်ရသည်။ စာကြောင်းတစ်ခုသည် ၎င်းတွင် ထည့်သွင်းထားသော ခန့်မှန်းကုန်ကျစရိတ်ကို အသုံးပြုသည်။ မရှိပါက ကုန်လက်ကျန်ရှိ အပိုပစ္စည်း၏ ယူနစ်ကုန်ကျစရိတ်ကို အသုံးပြုပြီး "အပိုပစ္စည်း၏ ယူနစ်ကုန်ကျစရိတ်" ဟု ဖော်ပြထားသည်။ ဈေးနှုန်း လုံးဝမရှိသော စာကြောင်းများကို ရေတွက်ထားပြီး စုစုပေါင်းတွင် မထည့်ပါ။ တောင်းဆိုချက် ဖန်တီးစဉ် သို့မဟုတ် ပြင်ဆင်စဉ် မည်သည့်စာကြောင်းတွင်မဆို ခန့်မှန်းကုန်ကျစရိတ် ထည့်နိုင်သည် (ဥပမာ- ပေးသွင်းသူ၏ ဈေးနှုန်းကမ်းလှမ်းချက်)။ ဗလာထားပါက ကတ်တလောက် စာကြောင်းသည် အပိုပစ္စည်း၏ ယူနစ်ကုန်ကျစရိတ်ကို အသုံးပြုသည်။ ပမာဏ အပိုင်းအခြားဖြင့် ကန့်သတ်ထားသော အတည်ပြုအဆင့်များသည်လည်း ဤစုစုပေါင်းကိုပင် အသုံးပြုသည်။

တောင်းဆိုချက်ကို Excel သို့ ထုတ်ယူခြင်း

တောင်းဆိုချက် စာမျက်နှာရှိ «ထုတ်ယူရန် (Excel)» သည် ခေါင်းစီး (ရည်ညွှန်းနံပါတ်၊ အခြေအနေ၊ တောင်းဆိုသူ၊ ရက်စွဲများ၊ ဌာနခွဲ၊ ဦးစားပေးအဆင့်၊ ရည်ရွယ်ချက်) နှင့် စာကြောင်းတစ်ကြောင်းစီအတွက် အတန်းတစ်တန်း (ပစ္စည်းကုဒ်၊ ဖော်ပြချက်၊ သတ်မှတ်ချက်၊ ယူနစ်၊ အရေအတွက်၊ ခန့်မှန်း ယူနစ်ဈေးနှင့် ပမာဏ၊ မှတ်ချက်၊ အကြံပြု ရောင်းချသူ နှင့် လင့်ခ်) ပါဝင်ပြီး စုစုပေါင်းပါသော spreadsheet ကို ဒေါင်းလုဒ်ဆွဲပေးသည်။ ဈေးနှုန်းများကို စတော့ဈေးနှုန်း ကြည့်ခွင့်ရှိသူများသာ မြင်ရသည်။

ဝယ်ယူရန် တောင်းခံလွှာ အများအပြားကို ထုတ်ယူခြင်း

ဝယ်ယူရန် တောင်းခံလွှာ စာရင်းတွင် ကာလ (တောင်းခံသည့်ရက်) နှင့် လိုအပ်ပါက အခြေအနေ သို့မဟုတ် ရှာဖွေမှုကို ရွေးပြီး "ထုတ်ယူရန် (Excel)" ကို နှိပ်ပါ။ ကိုက်ညီသော တောင်းခံလွှာတိုင်း၏ ပစ္စည်းတစ်ခုစီအတွက် တစ်တန်းစီပါသည့် စာရင်းဇယားတစ်ခု ရရှိမည် — ရည်ညွှန်းနံပါတ်၊ တောင်းခံသည့်ရက်၊ တောင်းခံသူ၊ တာဝန်ခံဌာနခွဲ၊ အခြေအနေနှင့် ရည်ရွယ်ချက်၊ ထို့နောက် ပစ္စည်းကုဒ်၊ ဖော်ပြချက်၊ သတ်မှတ်ချက်၊ ယူနစ်၊ အရေအတွက်၊ ခန့်မှန်း ယူနစ်စျေးနှုန်းနှင့် ပမာဏ၊ အကြံပြု ပေးသွင်းသူနှင့် လင့်ခ်။ ထုတ်ယူမှုတစ်ကြိမ်လျှင် တောင်းခံလွှာ ၅၀၀ အထိ။

အစိတ်အပိုင်း စာမျက်နှာ သို့မဟုတ် မိုဘိုင်းအက်ပ်မှ ဝယ်ယူရန် တောင်းဆိုခြင်း

အစိတ်အပိုင်း စာမျက်နှာတွင် «ဝယ်ယူရန် တောင်းဆိုမည်» ကို နှိပ်လျှင် ထိုအစိတ်အပိုင်းကို ပထမစာကြောင်းတွင် ထည့်ထားသော တောင်းဆိုချက်အသစ် ပွင့်လာသည် — ဝဘ်နှင့် မိုဘိုင်းအက်ပ် နှစ်ခုလုံးတွင်။ အက်ပ်တွင် အစိတ်အပိုင်းများ သို့မဟုတ် စိတ်ကြိုက်ပစ္စည်းများ၊ စာကြောင်းတစ်ကြောင်းစီ၏ သတ်မှတ်ချက်၊ ရည်ရွယ်ချက်၊ လိုအပ်သည့်ရက်၊ ဦးစားပေးအဆင့်၊ တာဝန်ရှိသော ဌာနခွဲ၊ ချိတ်ဆက်ထားသော လုပ်ငန်းအမိန့်၊ မှတ်စုများနှင့် ဓာတ်ပုံ သို့မဟုတ် ဖိုင် ၅ ခုအထိ ထည့်ပြီး «အတည်ပြုရန် တင်သွင်းရန်» သို့မဟုတ် «မူကြမ်းအဖြစ် သိမ်းဆည်းရန်» ကို နှိပ်နိုင်သည်။ ပေးပို့ရန် အင်တာနက်ချိတ်ဆက်မှု လိုအပ်သည်။ ဖန်တီးခွင့်၊ Starter သို့မဟုတ် အထက် အစီအစဉ်နှင့် ဝယ်ယူရန် တောင်းဆိုချက်များ မော်ဂျူး လိုအပ်သည်။

မိုဘိုင်းအက်ပ်မှ အတည်ပြုခြင်း

အတည်ပြုသူများသည် ဆိုင်းငံ့ထားသော တောင်းခံလွှာကို မိုဘိုင်းအက်ပ်ရှိ ၎င်း၏စာမျက်နှာမှ အတည်ပြုခြင်း သို့မဟုတ် ငြင်းပယ်ခြင်း ပြုလုပ်နိုင်သည်။ ၎င်းတို့၏စာရင်းသည် မိမိတောင်းခံလွှာများသာမက အားလုံးကို ပြသပြီး ပင်မမျက်နှာပြင်တွင် အတည်ပြုရန် စောင့်နေသည့် အရေအတွက်ကို ပြသသည်။ အတည်ပြုလုပ်ငန်းစဉ်သည် ဆက်လက်သက်ရောက်သည် — မျှော်မှန်းထားသော အတည်ပြုသူ မဟုတ်ပါက အက်ပ်က အကြောင်းရင်းကို ပြသပေးမည်။

ဝယ်ယူမှု တောင်းဆိုချက်ကို ဖျက်ခြင်း

ဝယ်ယူမှု တောင်းဆိုချက်သည် မူကြမ်း၊ ငြင်းပယ်ထား သို့မဟုတ် ပယ်ဖျက်ထားဆဲ ဖြစ်နေစဉ် ဖျက်နိုင်သည်။ တင်သွင်းပြီး သို့မဟုတ် အတည်ပြုပြီးပါက ဦးစွာ ပယ်ဖျက်ပါ။