Projekty

Projekt grupuje zlecenia pracy należące do tego samego przedsięwzięcia — roczne wyłączenie, renowacja budynku, instalacja maszyny, kampania prewencyjna — i nadaje im wspólny plan, budżet oraz postęp. Każdy projekt ma własne oznaczenie (PRJ-1, PRJ-2…), kierownika projektu, zespół i tyle faz, ile wymaga praca. Same zlecenia pozostają zwykłymi zleceniami pracy: technicy pracują dokładnie tak jak dziś, a projekt zbiera dla Ciebie ich status i koszt.

Dostępność

Przeglądanie projektów jest dostępne w każdym planie. Ich tworzenie i edycja — łącznie z fazami, budżetem i RFI — wymaga planu Business.

Tworzenie projektu

1. Otwórz Projekty w menu bocznym i kliknij Nowy projekt.
2. Nadaj nazwę, a następnie wybierz typ: Ogólne, Wyłączenie, Renowacja, Instalacja lub Kampania.
3. Ustaw priorytet oraz planowane daty rozpoczęcia i zakończenia.
4. Wpisz planowany budżet, jeśli praca go ma — rzeczywisty wydatek zostanie policzony z powiązanych zleceń pracy.
5. Wybierz kierownika projektu, dodaj opis i zapisz.

Co zawiera każda zakładka

Powiązanie zleceń pracy

W zakładce Zlecenia pracy wybierz dowolne istniejące zlecenie, aby powiązać je z projektem; z zakładki Fazy możesz powiązać je od razu z konkretną fazą. Powiązanie niczego w zleceniu nie zmienia, a jego odłączenie nigdy go nie usuwa. Włącz „Aktualizuj status fazy na podstawie zleceń pracy”, a każda faza będzie podążać za zleceniami, które zawiera, zamiast być ustawiana ręcznie.

Fazy

Etap to część prac — przygotowanie, demontaż, montaż, uruchomienie. Dodaj go na karcie Etapy, podając nazwę, datę rozpoczęcia i datę zakończenia; otwórz „Więcej szczegółów (osoba odpowiedzialna, koszt…)”, aby wskazać osobę odpowiedzialną oraz koszt planowany i rzeczywisty. Etapy są uporządkowane, a każdy ma własny status: Oczekujący, W toku, Ukończony lub Wstrzymany. Lista pokazuje opisane daty każdego etapu oraz dzień jego ukończenia. Osoba odpowiedzialna otrzymuje powiadomienie, gdy powierzono jej etap.

Co zlecenia pracy mówią o fazie

Faza bez własnej osoby odpowiedzialnej lub bez własnych dat pokazuje zamiast nich dane powiązanych zleceń pracy: przypisane osoby, ich zespoły oraz najwcześniejszą datę rozpoczęcia i najpóźniejszy termin, oznaczone „ze zleceń pracy”. Zespoły są widoczne nawet dla współpracownika, którego dostęp nie obejmuje tych zleceń, aby każdy wiedział, który zespół prowadzi daną fazę. To, co wpiszesz w samej fazie, zawsze ma pierwszeństwo i nic nie jest do niej kopiowane. Kliknij nazwę fazy, aby otworzyć jej zlecenia pracy.

Postęp i status

Procent postępu liczy zarówno powiązane zlecenia pracy, jak i fazy, więc faza ukończona ręcznie liczy się także wtedy, gdy istnieją zlecenia. Zlecenie pracy uznaje się za zakończone, gdy jest Ukończone, Zwalidowane lub Zamknięte. Status projektu pozostaje w Twoich rękach — Planowanie, Aktywny, Wstrzymane, Ukończone, Zamknięty lub Anulowane — chyba że w zakładce Przegląd włączysz „Aktualizuj status projektu na podstawie faz”, który wyprowadzi go z faz. Wstrzymane i Anulowane zawsze pozostają ręczne: wstrzymany projekt nigdy nie rusza sam z siebie.

Budżet

Ustaw w projekcie planowany budżet, a zakładka Budżet zestawi go z tym, co faktycznie wydano, zebranym z kosztów robocizny i części powiązanych zleceń pracy. Ta sama tabela rozbija obie kwoty faza po fazie. Faza, za którą nie stoją zlecenia pracy — podzlecony zakres, oferta dostawcy — ma wtedy własny koszt planowany i rzeczywisty, więc nic nie jest liczone dwa razy. Koszt, który należy do projektu, ale nie do żadnego zlecenia pracy — materiały kupione bezpośrednio, faktura wykonawcy, opłata za pozwolenie — zapisuje się przyciskiem Dodaj koszt w sekcji Inne koszty na dole karty Budżet; jest on doliczany do całkowitego kosztu projektu.

Budżet na fazę

Planowany koszt fazy można zawsze edytować, niezależnie od tego, czy ma powiązane zlecenia pracy. Jej koszt rzeczywisty jest obliczany: koszt jej zleceń pracy plus przypisane do niej koszty bezpośrednie. Dodając koszt bezpośredni na karcie budżetu — fakturę podwykonawcy, materiały kupione poza zleceniem pracy — wybierz fazę, do której należy; koszt bezpośredni bez fazy pojawia się w osobnym wierszu, więc tabela nadal zgadza się z sumami.

Wszystkie projekty, obiekt po obiekcie

Lista projektów służy też jako portfel prac zaplanowanych we wszystkich obiektach. Filtruj według pola Lokalizacja, aby zobaczyć jeden obiekt wraz z podlokalizacjami, oraz według pola Planowany rok, aby zobaczyć, co zaplanowano na dany rok. Opcja Grupuj według (lokalizacja, priorytet lub planowany rok) daje jeden blok na grupę z liczbą projektów, zaplanowanym budżetem i rzeczywistym kosztem. Dwie karty budżetu u góry sumują wszystko, co spełnia filtry, a nie tylko widoczną stronę. Kwoty są sumowane według waluty: projekt we własnej walucie nigdy nie jest dodawany do pozostałych.

Projekty na stronie lokalizacji

Karta Projekty lokalizacji wyświetla jej projekty, w tym projekty podlokalizacji, chyba że odznaczysz Uwzględnij podlokalizacje. Zobacz w Projektach otwiera pełną listę już przefiltrowaną według tej lokalizacji, z jej sumami i grupowaniem.

Plan inwestycji dla zarządu

Raporty › Szablony oferują szablon „Plan inwestycji”: nadchodzące projekty (w planowaniu, aktywne lub wstrzymane) ze wszystkich Twoich obiektów — według lokalizacji, priorytetu i planowanego roku, a następnie lista według lokalizacji, każdy z zaplanowanym budżetem i dotychczasowym rzeczywistym kosztem. Nie zależy od okresu raportu: zawsze pokazuje bieżący stan planu. Kwoty pozostają w walucie każdego projektu.

1. Otwórz Raporty, następnie kartę Szablony i kliknij „Klonuj na moje konto” przy „Plan inwestycji”.
2. Na karcie Zaplanowane zaplanuj go co miesiąc lub co kwartał jako PDF, Excel lub CSV. Odbiorcami są współpracownicy, którzy mogą czytać raporty w FreeMaint; aby udostępnić go na zewnątrz, wyślij sobie plik przyciskiem „Wyślij mi test” i przekaż go dalej.
3. Użyj „Ogranicz do (opcjonalnie)”, aby wysłać plan tylko jednego lub kilku obiektów wraz z podlokalizacjami.
4. Zaplanowany budżet widzi każdy, kto może czytać projekty; rzeczywisty koszt — tylko osoby uprawnione do oglądania kosztów w raportach; w zaplanowanym raporcie każdy odbiorca otrzymuje go tylko wtedy, gdy może go widzieć.

Projekty w kreatorze raportów

W planie Business Raporty › Kreator oferują również Projekty jako źródło danych: numer, nazwa, typ, status, priorytet, lokalizacja, planowany początek, planowany koniec, planowany rok, zaplanowany budżet i rzeczywisty koszt. Grupuj według lokalizacji, priorytetu lub planowanego roku i dodaj sumę, aby zbudować własne ujęcie planu. Dwie kolumny budżetu widzą tylko osoby uprawnione do oglądania kosztów w raportach.

RFI — zapytania o informacje

RFI to formalne pytanie zadane w projekcie: brakujący wymiar, niejasna specyfikacja. Ma stronę odpowiedzialną, termin, rysunki, do których się odnosi, oraz pisemną odpowiedź, która zostaje w aktach. Każde otrzymuje własne oznaczenie (RFI-1, RFI-2…) i przechodzi przez Szkic, Wysłane, W przeglądzie, Odpowiedziane i Zamknięte, z możliwością anulowania i ponownego otwarcia. Przypisz je koledze lub dostawcy; odpowiedź i jej załączniki zostają przy projekcie. RFI są wymienione w menu bocznym pod Projektami.

Drukowanie i eksport

Na liście projektów opcja Drukuj daje samą listę albo listę ze zleceniami pracy każdego projektu pod spodem, z lokalizacją, zaplanowanym budżetem i rzeczywistym kosztem każdego projektu. Gdy lista jest zgrupowana, wydruk zachowuje grupy i ich sumy częściowe i kończy się sumą całkowitą. Eksportuj tworzy plik Excel lub CSV z planowanym rokiem, zaplanowanym budżetem i rzeczywistym kosztem każdego projektu. Oba obejmują cały przefiltrowany zbiór, a nie tylko widoczną stronę. Rzeczywisty koszt pojawia się tylko wtedy, gdy Twoja rola pozwala widzieć koszty zleceń pracy.

Raport projektu (PDF)

Na stronie projektu „Eksportuj do PDF” tworzy raport do przedstawienia na przeglądzie kierownictwa lub dołączenia do dokumentacji projektu: przegląd i pola niestandardowe, fazy z postępem, osobami i datami, powiązane zlecenia pracy pogrupowane według faz, zespół, plan w porównaniu z wykonaniem dla każdej fazy oraz dokumenty ze zdjęciami. Odznacz sekcje, których nie potrzebujesz. Raport zawiera tylko to, co możesz zobaczyć: zlecenia pracy, dokumenty lub kwoty niedostępne dla Twojej roli są pomijane. Dostępne od planu Starter.

Zasoby objęte projektem

Projekt może obejmować kilka zasobów. Wybierz je w formularzu projektu; projekt pojawi się wtedy w zakładce Projekty każdego zasobu, obok jego zleceń. Projekty osiągnięte pośrednio przez zlecenia zasobu są wymienione osobno, wraz ze zleceniami, które je łączą.

Oś czasu faz

Na karcie Fazy przełącz z „Lista” na „Oś czasu”, aby zobaczyć każdą fazę jako pasek od daty rozpoczęcia do daty zakończenia, wypełniony według postępu, z zaznaczonym dniem dzisiejszym. Faza bez własnych dat korzysta z dat powiązanych zleceń (pasek przerywany), a faza z jedną datą jest pokazana jako kamień milowy. Kliknij pasek, aby otworzyć fazę na liście. Daty zmienia się na liście przyciskiem Edytuj fazy. Jeśli możesz edytować etapy, kliknięcie otwiera też formularz edycji etapu.

Plan i wykonanie

Na osi czasu cienki pasek pod każdym planowanym paskiem pokazuje, co faktycznie się wydarzyło: od dnia rozpoczęcia etapu — lub jego pierwszego powiązanego zlecenia — do dnia ukończenia, a dopóki etap jest otwarty, do dziś. Po ukończeniu etapu pod jego nazwą pojawia się liczba dni opóźnienia lub wyprzedzenia. Jeśli etap oznaczono jako ukończony już po zakończeniu prac, popraw pola „Rozpoczęto” i „Ukończono” w formularzu edycji: pasek i odchylenie dostosują się.

Historia audytu

Karta „Historia audytu” wymienia każdą zmianę w projekcie — jego utworzenie, każdą edycję pole po polu ze starą i nową wartością, etapy, członków zespołu, powiązane zlecenia i koszty — z autorem, datą i godziną. Zmiana automatyczna (status etapu podążający za jego zleceniami) jest podpisana „System”. Gdy projekt zostanie usunięty, jego ostatni wpis pozostaje w dzienniku audytu firmy (Ustawienia firmy) z filtrem Project. Dostępne od planu Business, dla ról z uprawnieniem do audytu.

Dostawca fazy

W szczegółach fazy wybierz „Dostawca”, który wykonuje prace — wykonawcę, konsultanta, laboratorium badawcze… — obok pola „Osoba odpowiedzialna”. Zespoły są pokazywane na podstawie powiązanych zleceń. Dostawca pojawia się przy fazie i w raporcie PDF.

Usuwanie zlecenia

Na karcie Fazy otwórz fazę i użyj × obok zlecenia, aby usunąć je tylko z tej fazy: pozostaje w projekcie. × na karcie Zlecenia pracy usuwa je z projektu. Obie operacje wymagają potwierdzenia i żadna nie usuwa zlecenia. „Nowe zlecenie pracy w tym etapie” pokazuje w formularzu, do którego projektu i fazy trafi zlecenie, także gdy tworzysz kilka naraz. Jego tytuł zaczyna się jako „Etap – Projekt” i można go zmienić.

Daty planowane i rzeczywiste

Projekt i każdy jego etap pokazują Planowany początek i Planowany koniec, a po rozpoczęciu i zakończeniu prac — Rzeczywisty początek i Rzeczywisty koniec. Oś czasu rysuje plan jako pasek, a rzeczywisty przebieg jako cienką linię pod nim.