Przegląd zapotrzebowań zakupowych

Zapotrzebowanie zakupowe to wewnętrzna prośba o zakup części, materiałów eksploatacyjnych lub narzędzi. Ktoś je tworzy, jest sprawdzane i zatwierdzane, a następnie konwertowane na zamówienia zakupu — automatycznie grupowane według dostawcy.

Tworzenie zapotrzebowania

1. Otwórz Zapotrzebowania zakupowe i kliknij Nowe zapotrzebowanie
2. Dodaj potrzebne części wraz z ilościami
3. Ustaw priorytet — Niski, Średni, Wysoki lub Pilny
4. Opcjonalnie dodaj cel, wymaganą datę i powiązane zlecenie pracy
5. W razie potrzeby załącz zdjęcia, oferty lub specyfikacje
6. Zapisz jako wersję roboczą lub prześlij do zatwierdzenia

Co możesz zarejestrować

• Cel / uzasadnienie — uzasadnienie zapotrzebowania
• Wymagana data — kiedy materiał jest potrzebny
• Powiązane zlecenie pracy — połącz zapotrzebowanie z pracą, która wymaga części
• Załączniki — zdjęcia uszkodzonych części, oferty lub specyfikacje
• Priorytet — z dedykowanym poziomem Pilny
• Sekcja / Jednostka — wyświetlana automatycznie na podstawie lokalizacji zgłaszającego

Od wersji roboczej do zamówienia zakupu

1. Wersja robocza — utwórz i edytuj zapotrzebowanie (wersje robocze mają przycisk Edytuj)
2. Przesłane — wysłane do zatwierdzenia
3. Zatwierdzone — gotowe do konwersji
4. Skonwertowane — tworzone są zamówienia zakupu grupowane według dostawcy; przyjęcie i zamknięcie odbywają się następnie w zamówieniu zakupu

Konfigurowalny łańcuch zatwierdzeń

Administratorzy mogą wymagać pól i automatycznie kierować zatwierdzenia, bez kodu, dla każdej firmy.

1. Przejdź do Ustawienia firmy → Przepływy pracy → Zapotrzebowania zakupowe
2. Wymagaj pól przed zatwierdzeniem — na przykład celu lub powiązanego zlecenia pracy
3. Wybierz osobę zatwierdzającą — rolę, konkretnego użytkownika lub kierownika działu zgłaszającego (ustalany automatycznie na podstawie lokalizacji)
4. Albo zastosuj gotowy szablon Zatwierdzenie przez kierownika działu jednym kliknięciem

Pozycje spoza katalogu

Możesz też zamówić pozycje, których nie ma w Twoim magazynie. Kliknij «Dodaj pozycję niestandardową», aby wpisać dowolną nazwę, jednostkę i ilość dla sporadycznej potrzeby. Gdy zapotrzebowanie stanie się zamówieniem zakupu, wiersz niestandardowy zostaje przeniesiony jako pozycja tylko do zakupu — nigdy nie tworzy pozycji magazynowej.

Zatwierdzanie przez kierownika sekcji

Wybierz w zapotrzebowaniu Odpowiedzialną sekcję (zespół). W Ustawienia firmy → Przepływy pracy → Zapotrzebowania zakupowe zastosuj szybki szablon „Zatwierdzenie przez kierownika sekcji” (albo dodaj krok, w którym zatwierdzającym jest „Kierownik sekcji (lider zespołu)”) i przypisz lidera każdemu zespołowi w Organizacja → Zespoły. Zatwierdza i otrzymuje powiadomienie lider sekcji; jeśli sekcja nie ma lidera, zatwierdza najbliższy lider wyżej. Zgłaszający nigdy nie zatwierdza własnego zakupu, a bez sekcji lub lidera zatwierdza rola Menedżer lub Administrator. Aby sekcja była obowiązkowa, dodaj do kroku wymagane pole „Odpowiedzialna sekcja”.

Stan, specyfikacja i linki w każdej pozycji

Strona zapotrzebowania pokazuje aktualny stan i stan minimalny każdej części z katalogu, wyróżnione, gdy stan jest równy minimum lub niższy — zatwierdzający widzi, po co zakup. Każda pozycja, z katalogu lub dowolna, ma opcjonalne pole „Specyfikacja / uwaga” (do 1000 znaków) na dane techniczne, numer referencyjny lub link do produktu; linki są klikalne.

Koszty pozycji i szacowana suma

Użytkownicy uprawnieni do oglądania cen magazynowych widzą na stronie zapotrzebowania zakupowego — w przeglądarce i w aplikacji mobilnej — tuż obok przycisków zatwierdzania szacowaną cenę jednostkową i kwotę każdej pozycji oraz szacowaną sumę zapotrzebowania. Pozycja korzysta z wpisanego na niej szacowanego kosztu; w jego braku — z kosztu jednostkowego części z magazynu, oznaczonego jako „Koszt jednostkowy części”. Pozycje całkowicie bez ceny są liczone i pomijane w sumie. Tworząc lub edytując zapotrzebowanie, możesz wpisać szacowany koszt w dowolnej pozycji, np. z oferty dostawcy; jeśli pole pozostanie puste, pozycja katalogowa użyje kosztu jednostkowego części. Kroki zatwierdzania ograniczone do przedziału kwot korzystają z tej samej sumy.

Eksport zapotrzebowania do Excela

„Eksportuj (Excel)” na stronie zapotrzebowania pobiera arkusz z nagłówkiem (numer, status, zgłaszający, daty, sekcja, priorytet, cel) i wierszem na każdą pozycję: kod towaru, opis, specyfikacja, jednostka, ilość, szacowana cena jednostkowa i kwota, uwaga, proponowany dostawca i link, z sumą. Ceny widzą tylko użytkownicy uprawnieni do cen magazynowych.

Eksport wielu zapotrzebowań

Na liście zapotrzebowań zakupowych wybierz okres (data zgłoszenia) i w razie potrzeby status lub wyszukiwanie, a następnie kliknij „Eksportuj (Excel)”. Otrzymasz jeden arkusz z jednym wierszem na każdą pozycję każdego pasującego zapotrzebowania: numer, data zgłoszenia, zgłaszający, odpowiedzialna sekcja, status i cel, a dalej kod pozycji, opis, specyfikacja, jednostka, ilość, szacowana cena jednostkowa i kwota, sugerowany dostawca i link. Do 500 zapotrzebowań w jednym eksporcie.

Zamawianie zakupu z karty części lub w aplikacji mobilnej

Na stronie części przycisk „Zamów zakup” otwiera nowe zapotrzebowanie z tą częścią w pierwszej pozycji — w przeglądarce i w aplikacji mobilnej. W aplikacji możesz dodać części lub pozycje dowolne, specyfikację każdej pozycji, cel, termin potrzeby, priorytet, odpowiedzialną sekcję, powiązane zlecenie pracy, notatki i do 5 zdjęć lub plików, a potem dotknąć „Wyślij do zatwierdzenia” lub „Zapisz jako wersję roboczą”. Wysłanie wymaga połączenia. Potrzebne są uprawnienie do tworzenia, plan Starter lub wyższy i moduł Zapotrzebowania zakupowe.

Zatwierdzanie w aplikacji mobilnej

Osoby zatwierdzające mogą zatwierdzić lub odrzucić oczekujące zapotrzebowanie na jego stronie w aplikacji mobilnej. Ich lista otwiera się na wszystkich zapotrzebowaniach, a nie tylko własnych, a ekran główny pokazuje, ile czeka na zatwierdzenie. Proces zatwierdzania nadal obowiązuje: jeśli nie jesteś oczekiwaną osobą zatwierdzającą, aplikacja poda powód.

Usuwanie zapotrzebowania

Zapotrzebowanie można usunąć, dopóki jest wersją roboczą, zostało odrzucone lub anulowane. Po wysłaniu lub zatwierdzeniu najpierw je anuluj.