Gestão de rotinas

Este guia cobre todo o ciclo de vida de um rotina: criá-lo, atribuí-lo, concluir cada ciclo e consultar o histórico de conclusões.

Criar um rotina

1. Abra Rotinas na barra lateral e clique em «Nova rotina».
2. Introduza um título (ex. «Reunião mensal da comissão de segurança») e, opcionalmente, uma descrição e uma categoria.
3. Defina a frequência em dias (ex. 30 para mensal, 365 para anual).
4. Escolha uma âncora de recorrência: «Contar a partir da conclusão (flutuante)» calcula o próximo vencimento a partir do dia em que a conclui; «Contar a partir da data de vencimento (fixo no calendário)» calcula-o a partir da data de vencimento original.
5. Opcionalmente, defina uma data de início. Se ficar vazia, o procedimento vence de imediato.
6. Atribua-o a um utilizador ou a uma função. A atribuição é opcional, mas recomendada para a responsabilização.
7. Opcionalmente, defina um lembrete de vencimento próximo — quantos dias antes notificar e a que hora. Defina 0 dias para desativar.
8. Clique em «Nova rotina» no fundo do formulário para guardar.

Tarefas pontuais

Nem tudo se repete. Defina Repetição como «Pontual» e atribua uma data de vencimento: a tarefa comporta-se como qualquer rotina — atribuível, categorizada, concluída com notas — mas depois de concluída fica marcada como terminada em vez de ser reagendada. É isto que transforma a lista de rotinas numa lista de tarefas partilhada que um administrador escreve e um técnico vai assinalando, sem criar uma ordem de trabalho para cada pequeno serviço.

Concluir um ciclo

Na lista de Rotinas, clique num rotina e depois em «Concluir ciclo». Abre-se uma caixa onde pode acrescentar notas opcionais sobre o que foi feito. Clique em «Concluir» para confirmar. O sistema regista a conclusão (quem, quando, notas) e calcula automaticamente a próxima data conforme o modo de recorrência.

Lembretes de vencimento próximo

Cada rotina pode enviar um lembrete antecipado antes do vencimento. No formulário, defina quantos dias antes notificar e a hora do lembrete. O utilizador atribuído e os gestores recebem um alerta in-app e push quando a janela abre, um lembrete no dia do vencimento e um resumo diário quando está atrasado. Defina 0 dias para desativar o lembrete antecipado; o e-mail está desativado por predefinição e pode ser ativado por evento em Definições → Notificações.

Overdue rotinas

Os rotinas com data ultrapassada aparecem no topo da lista com uma etiqueta vermelha «Em atraso». Pode filtrar por em atraso, com prazo hoje, dentro de 7 dias ou dentro de 30 dias no menu de filtros.

No painel

As rotinas a vencer em 7 dias ou já em atraso aparecem na secção «Requer atenção» do painel, com ligações rápidas que abrem a lista de rotinas pré-filtrada. Estes cartões só são visíveis para utilizadores com a permissão procedures:read.

Histórico de conclusões

Todas as conclusões ficam registadas no separador Histórico de conclusões da página de detalhe do rotina. O registo mostra a data, quem concluiu e as notas anexadas. Isto constitui uma pista de auditoria para efeitos de conformidade.

Suspender um rotina

Para suspender temporariamente um rotina sem o apagar, defina-o como Inativo. Um rotina inativo fica fora do agendamento e não aparece como em atraso. Reative-o quando quiser retomar.

Permissões

• procedures:read — ver a lista e as páginas de detalhe (Técnico, Supervisor, Observador, Planeador de manutenção, Gestor, Administrador)
• procedures:create — criar novos procedimentos (Planeador de manutenção, Gestor, Administrador)
• procedures:update — editar procedimentos existentes (Planeador de manutenção, Gestor, Administrador)
• procedures:delete — eliminar procedimentos (Gestor, Administrador)
• procedures:complete — marcar um ciclo como concluído (Técnico, Supervisor, Planeador de manutenção, Gestor, Administrador)

Listas partilhadas

Use o campo Categoria como nome de lista: «Salão», «Casa das caldeiras», «Rondas semanais». Assim que um nome é usado, surge um filtro Listas por cima da tabela para abrir apenas essa. O filtro só oferece os nomes que a sua empresa usou de facto, por isso nunca fica vazio. A página também atualiza ao vivo: quando um colega marca algo, desaparece sem recarregar.