Proiecte

Un proiect grupează ordinele de lucru care aparțin aceleiași lucrări — o oprire anuală, renovarea unei clădiri, instalarea unui utilaj, o campanie preventivă — și le dă un plan, un buget și un progres comune. Fiecare proiect are propria referință (PRJ-1, PRJ-2…), un manager de proiect, o echipă și câte faze cere lucrarea. Ordinele de lucru rămân ordine de lucru obișnuite: tehnicienii lucrează exact ca până acum, iar proiectul le centralizează pentru dumneavoastră starea și costul.

Disponibilitate

Vizualizarea proiectelor este disponibilă în orice plan. Crearea și modificarea lor — inclusiv faze, buget și RFI — necesită planul Business.

Crearea unui proiect

1. Deschideți „Proiecte” din meniul lateral și faceți clic pe „Proiect nou”.
2. Dați-i un nume, apoi alegeți un tip: General, Oprire, Renovare, Instalare sau Campanie.
3. Stabiliți prioritatea și datele planificate de început și de sfârșit.
4. Introduceți un buget planificat dacă lucrarea are unul — cheltuiala reală se calculează din ordinele de lucru legate.
5. Alegeți un manager de proiect, adăugați o descriere și salvați.

Ce conține fiecare filă

Legarea ordinelor de lucru

În fila Ordine de lucru alegeți orice ordin existent pentru a-l lega de proiect; din fila Faze îl puteți lega direct de o anumită fază. Legarea nu schimbă nimic în ordinul de lucru, iar dezlegarea nu îl șterge niciodată. Activați „Actualizează starea fazei din ordinele de lucru”, iar fiecare fază va urma atunci ordinele pe care le conține, în loc să fie setată manual.

Fazele

O fază este o etapă a lucrării — pregătire, demontare, montare, punere în funcțiune. Adăugați-o din fila Faze cu numele, data de început și data de sfârșit; deschideți „Mai multe detalii (responsabil, cost…)” pentru a stabili un responsabil și un cost planificat și real. Fazele sunt ordonate și fiecare are propria stare: În așteptare, În curs, Finalizată sau Suspendată. Lista afișează datele fiecărei faze cu denumirea lor, precum și ziua în care a fost finalizată. Responsabilul este notificat când i se încredințează o fază.

Ce spun ordinele de lucru despre o fază

O fază fără responsabil sau fără date proprii afișează în schimb pe cele ale ordinelor de lucru legate: persoanele alocate, echipele lor, precum și cea mai devreme dată de început și cel mai târziu termen, marcate „din comenzile de lucru”. Echipele sunt vizibile chiar și unui coleg al cărui acces nu acoperă acele ordine de lucru, astfel încât toată lumea vede ce echipă se ocupă de fiecare fază. Ce introduceți în faza însăși are mereu prioritate și nimic nu este copiat în ea. Faceți clic pe numele unei faze pentru a-i deschide ordinele de lucru.

Progres și stare

Procentul de progres numără atât ordinele de lucru legate, cât și fazele, așa că o fază pe care o finalizați manual contează chiar și atunci când există ordine de lucru. Un ordin de lucru este considerat încheiat de îndată ce este Finalizat, Validat sau Închis. Starea proiectului rămâne a dumneavoastră — Planificare, Activ, În așteptare, Finalizat, Închis sau Anulat — dacă nu activați în fila Prezentare „Actualizează starea proiectului din faze”, care o deduce din faze. În așteptare și Anulat rămân întotdeauna manuale: un proiect suspendat nu repornește niciodată singur.

Bugetul

Stabiliți un buget planificat pe proiect, iar fila Buget îl compară cu ce s-a cheltuit efectiv, adunat din costurile de manoperă și de piese ale ordinelor de lucru legate. Același tabel defalcă ambele sume fază cu fază. O fază care nu se sprijină pe ordine de lucru — un lot subcontractat, o ofertă de furnizor — își poartă propriul cost planificat și realizat, astfel încât nimic nu este numărat de două ori. Un cost care aparține proiectului, dar niciunui ordin de lucru — materiale cumpărate direct, factura unui prestator, o taxă de autorizare — se înregistrează cu Adaugă cost, la Alte costuri, în partea de jos a filei Buget, și se adaugă la costul total al proiectului.

Buget pe fază

Costul planificat al unei faze poate fi editat oricând, indiferent dacă are sau nu ordine de lucru legate. Costul său real este calculat: costul ordinelor sale de lucru plus costurile directe alocate. Când adăugați un cost direct din fila bugetului — o factură de subcontractor, materiale cumpărate în afara unui ordin de lucru —, alegeți faza căreia îi aparține; un cost direct fără fază apare pe un rând separat, astfel încât tabelul rămâne egal cu totalurile.

Toate proiectele, sit cu sit

Lista de proiecte servește și ca portofoliu al lucrărilor planificate în toate siturile dumneavoastră. Filtrați după Locație pentru a vedea un sit, inclusiv sublocațiile sale, și după An planificat pentru a vedea ce este prevăzut într-un anumit an. Cu Grupează după (locație, prioritate sau an planificat) obțineți câte un bloc pe grup, cu numărul de proiecte, bugetul planificat și costul real. Cele două carduri de buget din partea de sus adună tot ce corespunde filtrelor, nu doar pagina afișată. Sumele sunt totalizate pe monedă: un proiect cu moneda sa proprie nu este niciodată adunat la celelalte.

Proiectele pe pagina unei locații

Fila Proiecte a unei locații listează proiectele acesteia, inclusiv pe cele ale sublocațiilor, dacă nu debifați Include sublocațiile. Vezi în Proiecte deschide lista completă deja filtrată pe acea locație, cu totalurile și gruparea sa.

Un plan de investiții pentru consiliul dumneavoastră

Rapoarte › Șabloane oferă șablonul „Plan de investiții”: proiectele viitoare (în planificare, active sau în așteptare) din toate siturile dumneavoastră, pe locații, pe priorități și pe an planificat, apoi listate pe locații, fiecare cu bugetul planificat și costul real până în prezent. Nu depinde de perioada raportului: arată mereu planul așa cum este. Sumele rămân în moneda fiecărui proiect.

1. Deschideți Rapoarte, apoi fila Șabloane, și faceți clic pe „Clonați în contul meu” la „Plan de investiții”.
2. În fila Programate, programați-l lunar sau trimestrial în PDF, Excel sau CSV. Destinatarii sunt colegi care pot citi rapoarte în FreeMaint; pentru a-l partaja în exterior, trimiteți-vă fișierul cu „Trimite-mi un test” și redirecționați-l.
3. Folosiți „Limitează la (opțional)” pentru a trimite doar planul unuia sau mai multor situri, inclusiv sublocațiile.
4. Bugetul planificat este vizibil pentru oricine poate citi proiectele; costul real doar pentru persoanele autorizate să vadă costurile din rapoarte — într-un raport programat, fiecare destinatar îl primește doar dacă îl poate vedea.

Proiectele în creatorul de rapoarte

În planul Business, Rapoarte › Creator oferă și Proiecte ca sursă de date: referință, nume, tip, stare, prioritate, locație, început planificat, sfârșit planificat, an planificat, buget planificat și cost real. Grupați după locație, prioritate sau an planificat și adăugați o sumă pentru a construi propria vedere a planului. Cele două coloane de buget apar doar persoanelor autorizate să vadă costurile din rapoarte.

RFI — cereri de informații

Un RFI este o întrebare oficială ridicată într-un proiect: o cotă lipsă, o specificație neclară. Are o parte responsabilă, un termen, planșele la care se referă și un răspuns scris care rămâne la dosar. Fiecare primește propria referință (RFI-1, RFI-2…) și parcurge Ciornă, Trimis, În analiză, Răspuns și Închis, cu anulare și redeschidere posibile. Atribuiți-l unui coleg sau unui furnizor; răspunsul și atașamentele rămân cu proiectul. RFI-urile sunt listate sub Proiecte în meniul lateral.

Tipărire și export

Din lista de proiecte, Imprimă vă oferă fie doar lista, fie lista cu comenzile de lucru ale fiecărui proiect dedesubt, cu locația, bugetul planificat și costul real al fiecărui proiect. Când lista este grupată, tipărirea păstrează grupurile și subtotalurile lor și se încheie cu totalul general. Exportă generează un fișier Excel sau CSV cu anul planificat, bugetul planificat și costul real al fiecărui proiect. Ambele acoperă întregul set filtrat, nu doar pagina afișată. Costul real apare doar dacă rolul dumneavoastră poate vedea costurile comenzilor de lucru.

Raportul proiectului (PDF)

Pe pagina unui proiect, Exportă în PDF generează un raport de prezentat la o analiză de management sau de păstrat la dosarul proiectului: prezentare generală și câmpuri personalizate, faze cu progresul, persoanele și datele lor, ordinele de lucru legate grupate pe faze, echipa, planificat față de realizat pe fază și documentele cu fotografiile lor. Debifați secțiunile de care nu aveți nevoie. Raportul conține doar ce aveți voie să vedeți: ordinele de lucru, documentele sau sumele pe care rolul dvs. nu le deschide sunt omise. Disponibil începând cu planul Starter.

Active acoperite de un proiect

Un proiect poate acoperi mai multe active. Selectați-le în formularul proiectului; proiectul va apărea apoi în fila Proiecte a fiecărui activ, lângă comenzile sale de lucru. Proiectele atinse indirect prin comenzile activului sunt listate separat, împreună cu comenzile care le leagă.

Cronologia fazelor

În fila Faze, treceți de la „Listă” la „Cronologie” pentru a vedea fiecare fază ca o bară de la data de început la data de sfârșit, umplută după progres, cu ziua de azi marcată. O fază fără date proprii le folosește pe cele ale ordinelor legate (bară punctată), iar o fază cu o singură dată apare ca reper. Faceți clic pe o bară pentru a deschide faza în listă. Datele se schimbă din listă, cu butonul Editare al fazei. Dacă puteți modifica fazele, clicul deschide și formularul de editare al fazei.

Planificat și real

În cronologie, o bară subțire sub fiecare bară planificată arată ce s-a întâmplat de fapt: din ziua în care faza — sau primul ei ordin de lucru asociat — a început până în ziua în care a fost finalizată, și până astăzi cât timp rămâne deschisă. După finalizarea fazei, numărul de zile de întârziere sau de avans apare sub numele ei. Dacă faza a fost marcată ca finalizată după terminarea lucrărilor, corectați „Începută la” și „Finalizată la” în formularul de editare: bara și diferența se actualizează.

Istoric audit

Fila „Istoric audit” listează fiecare modificare a proiectului — crearea, fiecare editare câmp cu câmp cu valoarea veche și cea nouă, fazele, membrii echipei, ordinele de lucru asociate și costurile — cu autorul, data și ora. O modificare automată (starea unei faze care își urmează ordinele de lucru) apare ca „Sistem”. Când un proiect este șters, ultima sa înregistrare rămâne în jurnalul de audit al companiei (Setări Companie), filtrat pe Project. Disponibil începând cu planul Business, pentru rolurile cu permisiunea de audit.

Furnizorul unei faze

În detaliile unei faze, alegeți „Furnizor” care execută lucrările — un antreprenor, un consultant, un laborator de încercări… — lângă „Responsabil”. Echipele sunt afișate pe baza ordinelor de lucru legate. Furnizorul apare pe fază și în raportul PDF.

Scoaterea unui ordin de lucru

În fila Faze, deschideți o fază și folosiți × de lângă un ordin de lucru pentru a-l scoate doar din acea fază: rămâne în proiect. × din fila Ordine de lucru îl scoate din proiect. Ambele se confirmă și niciunul nu șterge ordinul de lucru. „Comandă de lucru nouă în această fază” arată în formular proiectul și faza la care se va alătura ordinul, inclusiv când creați mai multe deodată. Titlul pornește ca „Fază – Proiect” și îl puteți modifica.

Date planificate și efective

Un proiect și fiecare fază a sa afișează Începutul planificat și Sfârșitul planificat, apoi Începutul efectiv și Sfârșitul efectiv după ce lucrul a început și s-a încheiat. Cronologia desenează planul ca bară și ce s-a întâmplat efectiv ca o linie subțire dedesubt.