Prezentare generală a cererilor de achiziție

O cerere de achiziție este o solicitare internă de a cumpăra piese, consumabile sau scule. Cineva o creează, este analizată și aprobată, apoi este convertită în comenzi de achiziție — grupate automat după furnizor.

Crearea unei cereri

1. Deschideți Cereri de achiziție și faceți clic pe Cerere nouă
2. Adăugați piesele necesare cu cantitățile
3. Setați o prioritate — Scăzută, Medie, Ridicată sau Urgentă
4. Opțional, adăugați un scop, o dată necesară și un ordin de lucru legat
5. Atașați fotografii, oferte sau specificații dacă este util
6. Salvați ca ciornă sau trimiteți spre aprobare

Ce puteți înregistra

• Scop / motiv — justificarea cererii
• Data necesară — când este nevoie de material
• Ordin de lucru legat — conectați cererea de lucrarea care are nevoie de piese
• Atașamente — fotografii cu piese deteriorate, oferte sau specificații
• Prioritate — inclusiv un nivel Urgent dedicat
• Secție / Unitate — afișată automat din locația solicitantului

De la ciornă la comanda de achiziție

1. Ciornă — creați și editați cererea (ciornele au un buton Editare)
2. Trimisă — trimisă spre aprobare
3. Aprobată — pregătită pentru conversie
4. Convertită — se creează comenzi de achiziție grupate după furnizor; recepția și închiderea au loc apoi pe comanda de achiziție

Lanț de aprobare configurabil

Administratorii pot impune câmpuri și pot direcționa aprobările automat, fără cod, pentru fiecare companie.

1. Mergeți la Setări companie → Fluxuri de lucru → Cereri de achiziție
2. Impuneți câmpuri înainte de aprobare — de exemplu un scop sau un ordin de lucru legat
3. Alegeți aprobatorul — un rol, un utilizator anume sau managerul departamentului solicitantului (determinat automat din locațiile dvs.)
4. Sau aplicați presetarea Aprobarea managerului de departament cu un singur clic

Articole din afara catalogului

Puteți solicita și articole care nu sunt în inventarul dvs. Faceți clic pe «Adaugă articol personalizat» pentru a scrie un nume, o unitate și o cantitate în text liber pentru o nevoie ocazională. Când cererea devine comandă de achiziție, linia personalizată este transferată ca articol doar pentru achiziție — nu creează niciodată un articol de inventar.

Aprobarea de către managerul de secțiune

Alegeți o Secțiune responsabilă (o echipă) pe cerere. În Setări Companie → Fluxuri de Lucru → Cereri de achiziție, aplicați șablonul rapid „Aprobare de la managerul de secțiune” (sau adăugați un pas al cărui aprobator este „Manager de secțiune (lider de echipă)”) și dați fiecărei echipe un lider în Organizare → Echipe. Liderul secțiunii aprobă și primește o notificare; dacă secțiunea nu are lider, aprobă cel mai apropiat lider de deasupra. Un solicitant nu își aprobă niciodată propria achiziție, iar fără secțiune sau lider aprobă rolul Manager sau Administrator. Pentru ca secțiunea să fie obligatorie, adăugați unui pas câmpul obligatoriu „Secțiune responsabilă”.

Stoc, specificație și linkuri pe fiecare linie

Pagina cererii afișează stocul curent și stocul minim al fiecărei piese din catalog, evidențiate când stocul este la minim sau sub el, ca aprobatorul să vadă de ce este nevoie. Fiecare linie, din catalog sau liberă, are un câmp opțional „Specificație / observație” (până la 1.000 de caractere) pentru specificații tehnice, o referință sau un link către produs; linkurile se pot deschide.

Costuri pe linie și total estimat

Utilizatorii care au dreptul să vadă prețurile din inventar văd pe pagina cererii de achiziție — pe web și în aplicația mobilă —, chiar lângă butoanele de aprobare, prețul unitar estimat și valoarea fiecărei linii, precum și totalul estimat al cererii. O linie folosește costul estimat introdus pe ea; în lipsa acestuia, costul unitar al piesei din inventar, marcat „Costul unitar al piesei”. Liniile fără niciun preț sunt numărate și excluse din total. La crearea sau modificarea unei cereri puteți introduce un cost estimat pe orice linie, de exemplu oferta unui furnizor; lăsat gol, o linie din catalog folosește costul unitar al piesei. Etapele de aprobare limitate la un interval de valoare folosesc același total.

Exportarea unei cereri în Excel

„Exportă (Excel)”, pe pagina cererii, descarcă un tabel cu un antet (referință, stare, solicitant, date, secțiune, prioritate, scop) și câte un rând pe linie: cod articol, descriere, specificație, unitate, cantitate, preț unitar și valoare estimate, observație, furnizor sugerat și link, plus un total. Prețurile apar doar utilizatorilor care au dreptul să vadă prețurile din stoc.

Exportul mai multor cereri

În lista cererilor de achiziție alegeți o perioadă (data cererii) și, dacă e nevoie, un status sau o căutare, apoi faceți clic pe „Export (Excel)”. Obțineți o singură foaie de calcul cu un rând pentru fiecare poziție a fiecărei cereri potrivite: referință, data cererii, solicitant, secția responsabilă, status și scop, apoi codul articolului, descrierea, specificația, unitatea, cantitatea, prețul unitar și valoarea estimate, furnizorul sugerat și linkul. Până la 500 de cereri per export.

Solicitarea unei achiziții dintr-o piesă sau din aplicația mobilă

Pe pagina unei piese, „Solicită achiziție” deschide o cerere nouă cu acea piesă pe primul rând, pe web și în aplicația mobilă. În aplicație puteți adăuga piese sau articole libere, o specificație pe linie, scopul, data necesară, prioritatea, secțiunea responsabilă, un ordin de lucru asociat, note și până la 5 fotografii sau fișiere, apoi atingeți „Trimite spre aprobare” sau „Salvează ca ciornă”. Trimiterea necesită conexiune. Sunt necesare permisiunea de creare, planul Starter sau superior și modulul Cereri de achiziție.

Aprobare din aplicația mobilă

Aprobatorii pot aproba sau respinge o cerere în așteptare din pagina ei din aplicația mobilă. Lista lor se deschide pe toate cererile, nu doar pe ale lor, iar ecranul principal arată câte așteaptă aprobare. Fluxul de aprobare rămâne valabil: dacă nu sunteți aprobatorul așteptat, aplicația vă arată motivul.

Ștergerea unei cereri de achiziție

O cerere de achiziție poate fi ștearsă cât timp este ciornă, respinsă sau anulată. După ce a fost trimisă sau aprobată, anulați-o mai întâi.