Проекты

Проект объединяет наряды-заказы, относящиеся к одной работе — годовая остановка, ремонт здания, установка машины, профилактическая кампания — и даёт им общий план, бюджет и прогресс. У каждого проекта своя ссылка (PRJ-1, PRJ-2…), руководитель проекта, команда и столько фаз, сколько требует работа. Сами наряды-заказы остаются обычными нарядами: ваши техники работают ровно так же, как сегодня, а проект сводит для вас их статус и стоимость.

Доступность

Просмотр проектов доступен на любом тарифе. Их создание и изменение — включая фазы, бюджет и RFI — требует тарифа Business.

Создание проекта

1. Откройте «Проекты» в боковом меню и нажмите «Новый проект».
2. Задайте название и выберите тип: Основное, Остановка, Ремонт, Установка или Кампания.
3. Укажите приоритет и плановые даты начала и окончания.
4. Введите плановый бюджет, если он у работы есть — фактические расходы рассчитываются из связанных нарядов-заказов.
5. Выберите руководителя проекта, добавьте описание и сохраните.

Что содержит каждая вкладка

Привязка нарядов-заказов

На вкладке «Наряды-заказы» выберите любой существующий наряд, чтобы привязать его к проекту; со вкладки «Фазы» его можно привязать сразу к конкретной фазе. Привязка ничего не меняет в самом наряде, а отвязка никогда его не удаляет. Включите «Обновлять статус фазы по нарядам-заказам» — и каждая фаза начнёт следовать за нарядами внутри неё вместо ручной установки.

Фазы

Этап — это часть работы: подготовка, демонтаж, монтаж, ввод в эксплуатацию. Добавьте его на вкладке «Этапы», указав название, дату начала и дату окончания; откройте «Подробнее (ответственный, стоимость…)», чтобы назначить ответственного и указать плановые и фактические затраты. Этапы упорядочены, и у каждого свой статус: Ожидает, В работе, Завершён или Приостановлен. В списке даты каждого этапа подписаны, а также указан день его завершения. Ответственный получает уведомление, когда ему поручают этап.

Что заказ-наряды говорят об этапе

Этап без собственного ответственного или без своих дат показывает вместо них данные связанных заказ-нарядов: назначенных сотрудников, их команды, а также самую раннюю дату начала и самый поздний срок, с пометкой «по заказ-нарядам». Команды видны даже коллеге, чей доступ не охватывает эти заказ-наряды, чтобы все знали, какая команда ведёт каждый этап. Введённое на самом этапе всегда имеет приоритет, и ничего в него не копируется. Нажмите на название этапа, чтобы открыть его заказ-наряды.

Прогресс и статус

Процент выполнения учитывает и связанные наряды-заказы, и фазы, поэтому фаза, закрытая вручную, засчитывается даже тогда, когда наряды тоже есть. Наряд-заказ считается выполненным, как только он Завершён, Подтверждён или Закрыт. Статус проекта остаётся за вами — Планирование, Активно, На удержании, Завершено, Закрыто или Отменено — если только вы не включите на вкладке «Обзор» «Обновлять статус проекта по фазам»: тогда он выводится из фаз. «На удержании» и «Отменено» всегда остаются ручными: приостановленный проект никогда не возобновляется сам.

Бюджет

Задайте проекту плановый бюджет — и вкладка «Бюджет» сравнит его с фактически потраченным, собранным из затрат на труд и запчасти по связанным нарядам-заказам. Та же таблица разносит обе величины по фазам. Фаза, за которой нет нарядов-заказов — переданный подрядчику объём, предложение поставщика — несёт собственные плановые и фактические затраты, поэтому ничто не считается дважды. Расход, который относится к проекту, но не к наряду-заказу, — напрямую купленные материалы, счёт подрядчика, сбор за разрешение — записывается кнопкой «Добавить расход» в разделе «Прочие расходы» внизу вкладки «Бюджет» и прибавляется к общей стоимости проекта.

Бюджет по этапам

Плановую стоимость этапа можно изменить всегда — есть у него заказ-наряды или нет. Фактическая стоимость рассчитывается: стоимость его заказ-нарядов плюс отнесённые к нему прямые затраты. Добавляя прямые затраты на вкладке бюджета — счёт подрядчика, материалы, купленные вне заказ-наряда, — выберите этап, к которому они относятся; прямые затраты без этапа выводятся отдельной строкой, и таблица по-прежнему сходится с итогами.

Все проекты по объектам

Список проектов служит также портфелем работ, запланированных на всех ваших объектах. Фильтр Местоположение показывает один объект вместе с дочерними местоположениями, фильтр Плановый год — работы, намеченные на конкретный год. С помощью Группировать по (местоположение, приоритет или плановый год) вы получаете по блоку на группу с числом проектов, плановым бюджетом и фактическими затратами. Две карточки бюджета вверху суммируют всё, что попадает под фильтры, а не только текущую страницу. Суммы подсчитываются по валютам: проект в собственной валюте никогда не складывается с остальными.

Проекты на странице местоположения

Вкладка Проекты местоположения показывает его проекты, включая проекты дочерних местоположений, если вы не снимете флажок Включить дочерние местоположения. Открыть в проектах открывает полный список, уже отфильтрованный по этому местоположению, с итогами и группировкой.

План капиталовложений для совета директоров

Отчёты › Шаблоны предлагают шаблон «План капиталовложений»: предстоящие проекты (в планировании, активные или приостановленные) на всех ваших объектах — по местоположению, по приоритету и по плановому году, а затем списком по местоположениям, каждый с плановым бюджетом и фактическими затратами на сегодня. Он не зависит от периода отчёта: всегда показывает план в текущем состоянии. Суммы остаются в валюте каждого проекта.

1. Откройте Отчёты, затем вкладку Шаблоны и нажмите «Клонировать в мой аккаунт» у шаблона «План капиталовложений».
2. На вкладке Запланированные настройте отправку ежемесячно или ежеквартально в PDF, Excel или CSV. Получатели — коллеги, которые могут читать отчёты в FreeMaint; чтобы поделиться им вовне, отправьте файл себе кнопкой «Отправить тест мне» и перешлите его.
3. Используйте «Ограничить (необязательно)», чтобы отправить план только одного или нескольких объектов вместе с дочерними местоположениями.
4. Плановый бюджет видят все, кто может читать проекты; фактические затраты — только те, кому разрешено видеть стоимость в отчётах: в запланированном отчёте каждый получатель получает их, только если имеет право их видеть.

Проекты в конструкторе отчётов

В тарифе Business раздел Отчёты › Конструктор также предлагает Проекты как источник данных: номер, название, тип, статус, приоритет, местоположение, плановое начало, плановое окончание, плановый год, плановый бюджет и фактические затраты. Группируйте по местоположению, приоритету или плановому году и добавьте сумму, чтобы собрать свой срез плана. Два столбца бюджета видны только тем, кому разрешено видеть стоимость в отчётах.

RFI — запросы информации

RFI — это официальный вопрос по проекту: недостающий размер, неоднозначная спецификация. У него есть ответственная сторона, срок, чертежи, к которым он относится, и письменный ответ, остающийся в деле. Каждый получает свою ссылку (RFI-1, RFI-2…) и проходит стадии «Черновик», «Отправлен», «На рассмотрении», «Отвечен» и «Закрыт», с возможностью отмены и повторного открытия. Назначьте его коллеге или поставщику; ответ и вложения остаются вместе с проектом. RFI перечислены в боковом меню под «Проектами».

Печать и экспорт

В списке проектов кнопка Печать выводит либо только список, либо список с нарядами каждого проекта под ним — с местоположением, плановым бюджетом и фактическими затратами каждого проекта. Если список сгруппирован, печать сохраняет группы и их промежуточные итоги и завершается общим итогом. Экспорт создаёт файл Excel или CSV с плановым годом, плановым бюджетом и фактическими затратами каждого проекта. Оба варианта охватывают весь отфильтрованный набор, а не только текущую страницу. Фактические затраты отображаются, только если ваша роль позволяет видеть стоимость нарядов.

Отчёт по проекту (PDF)

На странице проекта «Экспорт в PDF» формирует отчёт для совещания руководства или архива проекта: обзор и пользовательские поля, этапы с прогрессом, людьми и датами, связанные заказ-наряды по этапам, команда, план и факт по каждому этапу, а также документы с фотографиями. Снимите отметки с ненужных разделов. В отчёт попадает только то, что вам разрешено видеть: заказ-наряды, документы или суммы, недоступные вашей роли, не включаются. Доступно начиная с тарифа Starter.

Объекты, охваченные проектом

Проект может охватывать несколько объектов. Выберите их в форме проекта — проект появится на вкладке «Проекты» каждого объекта, рядом с его заявками. Проекты, найденные косвенно через заявки объекта, перечислены отдельно, вместе с заявками, которые их связывают.

Хронология этапов

На вкладке «Фазы» переключитесь с «Список» на «Хронология», чтобы увидеть каждый этап полосой от даты начала до даты окончания, заполненной по прогрессу, с отметкой сегодняшнего дня. Этап без собственных дат берёт даты привязанных рабочих заданий (пунктирная полоса), этап с одной датой показан как веха. Щелчок по полосе открывает этап в списке. Даты меняются в списке кнопкой «Изменить» этапа. Если у вас есть право изменять этапы, щелчок также открывает форму его редактирования.

План и факт

На временной шкале под каждой плановой полосой тонкая полоса показывает, что произошло фактически: от дня начала этапа (или его первого связанного наряда) до дня завершения, а пока этап открыт — до сегодняшнего дня. После завершения этапа под его названием появляется число дней опоздания или опережения. Если этап отметили как завершённый уже после окончания работ, исправьте «Начато» и «Завершено» в форме его редактирования: полоса и отклонение обновятся.

История аудита

Вкладка «История аудита» перечисляет каждое изменение проекта — его создание, каждую правку по полям со старым и новым значением, этапы, участников команды, связанные наряды и затраты — с автором, датой и временем. Автоматическое изменение (статус этапа, следующий за его нарядами) подписано «Система». Если проект удалён, его последняя запись остаётся в журнале аудита компании (Настройки компании) с фильтром Project. Доступно начиная с тарифа Business для ролей с разрешением на аудит.

Поставщик фазы

В сведениях о фазе выберите «Поставщик», выполняющего работы, — подрядчика, консультанта, испытательную лабораторию… — рядом с полем «Ответственный». Команды показываются по связанным наряд-заказам. Поставщик отображается в фазе и в PDF-отчёте.

Убрать наряд-заказ

На вкладке «Фазы» откройте фазу и нажмите × рядом с наряд-заказом, чтобы убрать его только из этой фазы: он остаётся в проекте. × на вкладке «Наряды-заказы» убирает его из проекта. Оба действия подтверждаются, и ни одно не удаляет наряд-заказ. «Новое рабочее задание на этом этапе» показывает в форме, к какому проекту и фазе будет добавлен наряд-заказ, в том числе при создании нескольких сразу. Его название изначально имеет вид «Этап – Проект», его можно изменить.

Плановые и фактические даты

Проект и каждая его фаза показывают плановое начало и плановое окончание, а затем фактическое начало и фактическое окончание, когда работа началась и завершилась. Временная шкала рисует план полосой, а фактический ход — тонкой линией под ней.