Обзор заявок на закупку

Заявка на закупку — это внутренний запрос на покупку запчастей, расходных материалов или инструментов. Кто-то её создаёт, она проходит проверку и согласование, а затем преобразуется в заказы на закупку — автоматически сгруппированные по поставщику.

Создание заявки

1. Откройте Заявки на закупку и нажмите Новая заявка
2. Добавьте нужные запчасти с количеством
3. Задайте приоритет — Низкий, Средний, Высокий или Срочный
4. При необходимости добавьте назначение, требуемую дату и связанный наряд
5. Прикрепите фотографии, коммерческие предложения или спецификации, если нужно
6. Сохраните как черновик или отправьте на согласование

Что можно указать

• Назначение / причина — обоснование заявки
• Требуемая дата — когда нужен материал
• Связанный наряд — свяжите заявку с работой, для которой нужны запчасти
• Вложения — фотографии повреждённых деталей, коммерческие предложения или спецификации
• Приоритет — включая отдельный уровень Срочный
• Подразделение / отдел — показывается автоматически по локации заявителя

От черновика до заказа на закупку

1. Черновик — создание и редактирование заявки (у черновиков есть кнопка Редактировать)
2. Отправлена — отправлена на согласование
3. Согласована — готова к преобразованию
4. Преобразована — создаются заказы на закупку, сгруппированные по поставщику; приёмка и закрытие затем выполняются в заказе на закупку

Настраиваемая цепочка согласования

Администраторы могут делать поля обязательными и направлять согласование автоматически, без кода, для каждой компании.

1. Перейдите в Настройки компании → Рабочие процессы → Заявки на закупку
2. Сделайте поля обязательными перед согласованием — например назначение или связанный наряд
3. Выберите согласующего — роль, конкретного пользователя или руководителя подразделения заявителя (определяется автоматически по вашим локациям)
4. Или примените готовый шаблон Согласование руководителем подразделения в один клик

Позиции вне каталога

Вы также можете запросить позиции, которых нет на складе. Нажмите «Добавить произвольную позицию», чтобы ввести название, единицу и количество в свободной форме для разовой потребности. Когда заявка становится заказом на покупку, произвольная строка переносится как позиция только для закупки — она никогда не создаёт складскую позицию.

Согласование руководителем участка

Укажите в заявке «Ответственный участок» (команду). В разделе Настройки компании → Рабочие процессы → Заявки на закупку примените быстрый шаблон «Согласование руководителем участка» (или добавьте шаг с согласующим «Руководитель участка (лидер команды)») и назначьте лидера каждой команде в разделе Организация → Команды. Согласует и получает уведомление лидер участка; если у участка нет лидера — ближайший лидер выше. Заявитель никогда не согласует собственную закупку, а без участка или лидера согласует роль Менеджер или Администратор. Чтобы участок стал обязательным, добавьте в шаг обязательное поле «Ответственный участок».

Остаток, спецификация и ссылки в каждой строке

На странице заявки для каждой запчасти из каталога показаны текущий остаток и минимальный запас; если остаток на минимуме или ниже, он выделяется, чтобы согласующий видел, зачем нужна закупка. У каждой строки — из каталога или произвольной — есть необязательное поле «Спецификация / примечание» (до 1000 символов) для технических характеристик, артикула или ссылки на товар; ссылки кликабельны.

Стоимость строк и ориентировочный итог

Пользователи, которым разрешено видеть цены склада, видят на странице заявки на закупку — в веб-версии и в мобильном приложении — ориентировочную цену за единицу и сумму каждой строки, а также ориентировочный итог заявки, рядом с кнопками согласования. Строка использует указанную в ней ориентировочную стоимость; если её нет — цену запчасти за единицу со склада с пометкой «Цена запчасти за ед.». Строки совсем без цены подсчитываются и не входят в итог. При создании или изменении заявки можно указать ориентировочную стоимость в любой строке, например по предложению поставщика; если поле пустое, строка из каталога использует цену запчасти за единицу. Этапы согласования, ограниченные диапазоном суммы, используют этот же итог.

Экспорт заявки в Excel

Кнопка «Экспорт (Excel)» на странице заявки скачивает таблицу: шапку (номер, статус, заявитель, даты, участок, приоритет, назначение) и по строке на позицию — код, наименование, спецификация, единица, количество, ориентировочные цена за единицу и сумма, примечание, предлагаемый поставщик и ссылка, с итогом. Цены видны только пользователям, которым разрешено видеть цены склада.

Экспорт нескольких заявок

В списке заявок на закупку выберите период (дата заявки) и при необходимости статус или поиск, затем нажмите «Экспорт (Excel)». Вы получите одну таблицу, где каждой позиции каждой подходящей заявки соответствует строка: номер, дата заявки, заявитель, ответственный участок, статус и цель, затем код позиции, описание, спецификация, единица, количество, ориентировочные цена за единицу и сумма, предлагаемый поставщик и ссылка. До 500 заявок за один экспорт.

Запрос закупки со страницы запчасти или в мобильном приложении

На странице запчасти кнопка «Запросить закупку» открывает новую заявку с этой запчастью в первой строке — в веб-версии и в мобильном приложении. В приложении можно добавить запчасти или произвольные позиции, спецификацию для каждой строки, назначение, дату потребности, приоритет, ответственный участок, связанный заказ-наряд, заметки и до 5 фото или файлов, затем нажать «Отправить на согласование» или «Сохранить как черновик». Для отправки нужно подключение. Требуются право на создание, тариф Starter или выше и модуль «Заявки на закупку».

Согласование в мобильном приложении

Согласующие могут одобрить или отклонить ожидающую заявку на её странице в мобильном приложении. Их список открывается на всех заявках, а не только на собственных, а главный экран показывает, сколько заявок ждут согласования. Процесс согласования по-прежнему действует: если вы не тот, кто должен согласовать, приложение покажет причину.

Удаление заявки на закупку

Заявку на закупку можно удалить, пока она черновик, отклонена или отменена. После отправки или утверждения сначала отмените её.