Projeler

Bir proje, aynı işe ait iş emirlerini bir araya getirir — yıllık kapatma, bina renovasyonu, makine kurulumu, önleyici kampanya — ve onlara ortak bir plan, bütçe ve ilerleme verir. Her projenin kendi referansı (PRJ-1, PRJ-2…), bir proje yöneticisi, bir takımı ve işin gerektirdiği kadar aşaması vardır. İş emirleri ise sıradan iş emri olarak kalır: teknisyenleriniz bugün nasıl çalışıyorsa öyle çalışmaya devam eder, durumlarını ve maliyetlerini sizin için proje toplar.

Kullanılabilirlik

Projeleri görüntülemek her planda mümkündür. Bunları oluşturmak ve düzenlemek — aşamalar, bütçe ve RFI dahil — Business planını gerektirir.

Proje oluşturma

1. Kenar menüsünden Projeler'i açın ve Yeni Proje'ye tıklayın.
2. Bir ad verin, ardından bir tür seçin: Genel, Kapatma, Renovasyon, Kurulum veya Kampanya.
3. Önceliği ve planlanan başlangıç ile bitiş tarihlerini belirleyin.
4. İşin bütçesi varsa planlanan bütçeyi girin — gerçekleşen harcama, bağlı iş emirlerinden sizin için hesaplanır.
5. Bir proje yöneticisi seçin, bir tanım ekleyin ve kaydedin.

Her sekmede ne var

İş emirlerini bağlama

İş Emirleri sekmesinden mevcut herhangi bir iş emrini seçerek projeye bağlayabilirsiniz; Aşamalar sekmesinden ise doğrudan belirli bir aşamaya bağlayabilirsiniz. Bağlamak iş emrinde hiçbir şeyi değiştirmez, bağlantıyı kaldırmak da onu asla silmez. «Aşama durumunu iş emirlerinden güncelle» seçeneğini açarsanız her aşama, elle ayarlanmak yerine içindeki iş emirlerini izler.

Aşamalar

Aşama, işin bir adımıdır — hazırlık, söküm, montaj, devreye alma. Aşamalar sekmesinden adı, başlangıç tarihi ve bitiş tarihiyle ekleyin; bir sorumlu ile planlanan ve gerçekleşen maliyeti belirlemek için “Daha fazla ayrıntı (sorumlu, maliyet…)” bölümünü açın. Aşamalar sıralıdır ve her birinin kendi durumu vardır: Beklemede, Devam ediyor, Tamamlandı veya Askıda. Liste her aşamanın tarihlerini adlarıyla ve tamamlandığı günü gösterir. Bir aşama kendisine verildiğinde sorumluya bildirim gider.

İş emirlerinin bir aşama hakkında söyledikleri

Kendi sorumlusu veya tarihleri olmayan bir aşama, bunların yerine bağlı iş emirlerininkini gösterir: atanan kişiler, ekipleri ve en erken başlangıç ile en geç bitiş tarihi, "iş emirlerinden" olarak işaretlenir. Ekipler, erişimi bu iş emirlerini kapsamayan bir çalışma arkadaşına bile görünür; böylece herkes hangi aşamayı hangi ekibin yürüttüğünü görür. Aşamanın kendisine girdiğiniz bilgi her zaman önceliklidir ve içine hiçbir şey kopyalanmaz. İş emirlerini açmak için aşamanın adına tıklayın.

İlerleme ve durum

İlerleme yüzdesi hem bağlı iş emirlerini hem de aşamaları sayar; böylece elle tamamladığınız bir aşama, iş emirleri de varken bile sayılmaya devam eder. Bir iş emri Tamamlanmış, Doğrulandı veya Kapalı olduğunda bitmiş sayılır. Proje durumu sizde kalır — Planlama, Aktif, Beklemede, Tamamlanmış, Kapalı veya İptal edildi — ta ki Genel Bakış sekmesinde «Proje durumunu aşamalardan güncelle» seçeneğini açana kadar; o zaman durum aşamalardan türetilir. Beklemede ve İptal edildi her zaman elle kalır: duraklatılmış bir proje kendi kendine yeniden başlamaz.

Bütçe

Projeye planlanan bir bütçe girin; Bütçe sekmesi bunu, bağlı iş emirlerinin işçilik ve yedek parça maliyetlerinden toplanan gerçek harcamayla karşılaştırır. Aynı tablo iki rakamı da aşama aşama ayrıştırır. İş emirlerine dayanmayan bir aşama — taşerona verilen bir kısım, bir tedarikçi teklifi — bunun yerine kendi planlanan ve gerçekleşen maliyetini taşır, böylece hiçbir şey iki kez sayılmaz. Projeye ait olup hiçbir iş emrine bağlı olmayan bir maliyet — doğrudan satın alınan malzemeler, bir yüklenici faturası, bir izin harcı — Bütçe sekmesinin altındaki Diğer maliyetler bölümünde Maliyet ekle ile kaydedilir ve projenin toplam maliyetine eklenir.

Aşama bazında bütçe

Bir aşamanın planlanan maliyeti, bağlı iş emri olsun ya da olmasın her zaman düzenlenebilir. Gerçekleşen maliyeti hesaplanır: iş emirlerinin maliyeti ile ona atanan doğrudan maliyetlerin toplamı. Bütçe sekmesinde doğrudan maliyet eklerken — bir taşeron faturası, iş emri dışında alınan malzeme — ait olduğu aşamayı seçin; aşaması olmayan doğrudan maliyet kendi satırında görünür, böylece tablo toplamlarla uyumlu kalır.

Tüm projeleriniz, saha saha

Proje listesi aynı zamanda tüm sahalarınızda planlanan işlerin bir portföyüdür. Bir sahayı alt konumlarıyla birlikte görmek için Konum'a, belirli bir yılda planlananları görmek için Planlanan yıl'a göre filtreleyin. Şuna göre grupla (konum, öncelik veya planlanan yıl) ile her grup için proje sayısını, planlı bütçeyi ve gerçekleşen maliyeti gösteren bir blok elde edersiniz. Üstteki iki bütçe kartı yalnızca ekrandaki sayfayı değil, filtrelerle eşleşen her şeyi toplar. Tutarlar para birimine göre toplanır: kendi para birimi olan bir proje asla diğerlerine eklenmez.

Konum sayfasındaki projeler

Bir konumun Projeler sekmesi, Alt konumları dahil et seçeneğinin işaretini kaldırmadığınız sürece alt konumlarınınkiler de dahil olmak üzere projelerini listeler. Projelerde gör, o konuma göre önceden filtrelenmiş tam listeyi toplamları ve gruplamasıyla açar.

Yönetim kurulunuz için bir yatırım planı

Raporlar › Şablonlar, "Yatırım Planı" şablonunu sunar: tüm sahalarınızdaki bekleyen projeler (planlamada, aktif veya beklemede) konuma, önceliğe ve planlanan yıla göre, ardından konuma göre listelenmiş olarak; her biri planlı bütçesi ve bugüne kadarki gerçekleşen maliyetiyle. Rapor dönemine bağlı değildir: planı her zaman güncel haliyle gösterir. Tutarlar her projenin kendi para biriminde kalır.

1. Raporlar'ı, ardından Şablonlar sekmesini açın ve "Yatırım Planı" üzerinde "Hesabıma kopyala"ya tıklayın.
2. Planlanmış sekmesinde aylık veya üç aylık olarak PDF, Excel ya da CSV biçiminde planlayın. Alıcılar, FreeMaint'te raporları okuyabilen iş arkadaşlarıdır; dışarıyla paylaşmak için dosyayı "Bana bir test gönder" ile kendinize gönderip iletin.
3. Yalnızca bir veya birkaç sahanın planını, alt konumları dahil göndermek için "Şununla sınırla (isteğe bağlı)" seçeneğini kullanın.
4. Planlı bütçeyi projeleri okuyabilen herkes görür; gerçekleşen maliyeti ise yalnızca rapor maliyetlerini görme yetkisi olanlar görür — planlanmış bir raporda her alıcı onu yalnızca görebiliyorsa alır.

Rapor oluşturucuda projeler

Business planında Raporlar › Oluşturucu, Projeler'i de veri kaynağı olarak sunar: referans, ad, tür, durum, öncelik, konum, planlanan başlangıç, planlanan bitiş, planlanan yıl, planlı bütçe ve gerçekleşen maliyet. Planın kendi görünümünüzü oluşturmak için konuma, önceliğe veya planlanan yıla göre gruplayıp bir toplam ekleyin. İki bütçe sütunu yalnızca rapor maliyetlerini görme yetkisi olanlara görünür.

RFI — bilgi talepleri

RFI, bir projede sorulan resmi bir sorudur: eksik bir ölçü, belirsiz bir şartname. Sorumlu bir taraf, bir son tarih, atıfta bulunduğu çizimler ve kayıtta kalan yazılı bir yanıt taşır. Her biri kendi referansını alır (RFI-1, RFI-2…) ve Taslak, Gönderildi, İncelemede, Yanıtlandı ve Kapatıldı aşamalarından geçer; iptal ve yeniden açma da mümkündür. Bir meslektaşınıza ya da bir tedarikçiye atayın; yanıt ve ekleri projeyle birlikte kalır. RFI'lar kenar menüsünde Projeler altında listelenir.

Yazdırma ve dışa aktarma

Proje listesinde Yazdır, ya yalnızca listeyi ya da her projenin iş emirleri altında olacak şekilde listeyi; her projenin konumu, planlı bütçesi ve gerçekleşen maliyetiyle birlikte verir. Liste gruplandığında çıktı grupları ve ara toplamlarını korur ve genel toplamla biter. Dışa aktar, her projenin planlanan yılını, planlı bütçesini ve gerçekleşen maliyetini içeren bir Excel veya CSV dosyası üretir. Her ikisi de yalnızca ekrandaki sayfayı değil, filtrelenmiş kümenin tamamını kapsar. Gerçekleşen maliyet yalnızca rolünüz iş emri maliyetlerini görebiliyorsa görünür.

Proje raporu (PDF)

Bir projenin sayfasında PDF'e aktar, yönetim toplantısında sunulacak veya proje dosyasında saklanacak bir rapor oluşturur: genel bakış ve özel alanlar, ilerlemesi, kişileri ve tarihleriyle aşamalar, aşamaya göre gruplanmış bağlı iş emirleri, ekip, aşama başına planlanan ve gerçekleşen, ve fotoğraflarıyla belgeler. İhtiyacınız olmayan bölümlerin işaretini kaldırın. Rapor yalnızca görmenize izin verilenleri içerir: rolünüzün açmadığı iş emirleri, belgeler veya tutarlar dışarıda bırakılır. Starter planından itibaren kullanılabilir.

Bir projenin kapsadığı varlıklar

Bir proje birden fazla varlığı kapsayabilir. Bunları proje formunda seçin; proje daha sonra her varlığın Projeler sekmesinde, iş emirlerinin yanında görünür. Varlığın iş emirleri üzerinden dolaylı olarak ulaşılan projeler, onları bağlayan iş emirleriyle birlikte ayrı listelenir.

Aşama zaman çizelgesi

Aşamalar sekmesinde “Liste” görünümünden “Zaman çizelgesi” görünümüne geçerek her aşamayı başlangıç tarihinden bitiş tarihine uzanan, ilerlemesine göre dolan ve bugünün işaretlendiği bir çubuk olarak görün. Kendi tarihi olmayan bir aşama bağlı iş emirlerinin tarihlerini kullanır (kesikli çubuk); tek tarihli bir aşama kilometre taşı olarak gösterilir. Aşamayı listede açmak için bir çubuğa tıklayın. Tarihler listeden, aşamanın Düzenle düğmesiyle değiştirilir. Aşamaları düzenleme yetkiniz varsa, tıklama düzenleme formunu da açar.

Planlanan ve gerçekleşen

Zaman çizelgesinde her planlanan çubuğun altındaki ince çubuk gerçekte ne olduğunu gösterir: aşamanın — ya da bağlı ilk iş emrinin — başladığı günden tamamlandığı güne kadar; aşama açık olduğu sürece bugüne kadar uzanır. Aşama bittiğinde adının altında kaç gün geç ya da erken bittiği görünür. Aşama, iş bittikten sonra Tamamlandı olarak işaretlendiyse düzenleme formunda “Başlangıç tarihi” ve “Tamamlanma tarihi” alanlarını düzeltin: çubuk ve fark buna göre güncellenir.

Denetim geçmişi

“Denetim geçmişi” sekmesi projede yapılan her değişikliği listeler — oluşturulması, alan alan eski ve yeni değeriyle her düzenleme, aşamalar, ekip üyeleri, bağlı iş emirleri ve maliyetler — kimin yaptığı, tarih ve saatle birlikte. Otomatik bir değişiklik (iş emirlerini izleyen bir aşama durumu) “Sistem” olarak görünür. Bir proje silindiğinde son kaydı şirketin denetim günlüğünde (Şirket Ayarları) Project filtresiyle kalır. Business planı ve üzeri, denetim yetkisine sahip roller için kullanılabilir.

Aşamanın tedarikçisi

Bir aşamanın ayrıntılarında, işi yapan «Tedarikçi» seçin — bir yüklenici, bir danışman, bir test laboratuvarı… — «Sorumlu» alanının yanında. Ekipler bağlı iş emirlerinden gösterilir. Tedarikçi aşamada ve PDF raporunda görünür.

Bir iş emrini çıkarma

Aşamalar sekmesinde bir aşamayı açın ve bir iş emrinin yanındaki × ile onu yalnızca bu aşamadan çıkarın: projede kalır. İş Emirleri sekmesindeki × onu projeden çıkarır. İkisi de onay ister ve hiçbiri iş emrini silmez. «Bu aşamada yeni iş emri», formda iş emrinin hangi projeye ve aşamaya ekleneceğini gösterir; birkaçını aynı anda oluşturduğunuzda da. Başlığı “Aşama – Proje” olarak başlar; değiştirebilirsiniz.

Planlanan ve gerçek tarihler

Bir proje ve her aşaması Planlanan başlangıç ve Planlanan bitişi, iş başlayıp bittikten sonra da Gerçek başlangıç ve Gerçek bitişi gösterir. Zaman çizelgesi planı bir çubuk, gerçekte olanı ise altında ince bir çizgi olarak çizer.