Satın alma taleplerine genel bakış

Satın alma talebi, parça, sarf malzemesi veya takım satın almak için dahili bir taleptir. Biri oluşturur, incelenip onaylanır, ardından satın alma siparişlerine dönüştürülür — tedarikçiye göre otomatik gruplanır.

Talep oluşturma

1. Satın Alma Talepleri'ni açın ve Yeni Talep'e tıklayın
2. İhtiyaç duyduğunuz parçaları miktarlarıyla ekleyin
3. Bir öncelik belirleyin — Düşük, Orta, Yüksek veya Acil
4. İsteğe bağlı olarak bir amaç, gereklilik tarihi ve bağlı bir iş emri ekleyin
5. Yararlıysa fotoğraf, teklif veya teknik özellik ekleyin
6. Taslak olarak kaydedin veya onaya gönderin

Neleri girebilirsiniz

• Amaç / gerekçe — talebin gerekçesi
• Gereklilik tarihi — malzemenin ne zaman gerektiği
• Bağlı iş emri — talebi, parçalara ihtiyaç duyan işe bağlayın
• Ekler — hasarlı parça fotoğrafları, teklifler veya teknik özellikler
• Öncelik — özel bir Acil seviyesi dahil
• Bölüm / Birim — talep edenin konumundan otomatik olarak gösterilir

Taslaktan satın alma siparişine

1. Taslak — talebi oluşturun ve düzenleyin (taslaklarda Düzenle düğmesi vardır)
2. Gönderildi — onaya gönderildi
3. Onaylandı — dönüştürmeye hazır
4. Dönüştürüldü — tedarikçiye göre gruplanmış satın alma siparişleri oluşturulur; mal kabul ve kapatma daha sonra satın alma siparişinde yapılır

Yapılandırılabilir onay zinciri

Yöneticiler alanları zorunlu kılabilir ve onayları kod olmadan, şirket bazında otomatik yönlendirebilir.

1. Şirket Ayarları → İş Akışları → Satın Alma Talepleri'ne gidin
2. Onaydan önce alanları zorunlu kılın — örneğin bir amaç veya bağlı bir iş emri
3. Onaylayıcıyı seçin — bir rol, belirli bir kullanıcı veya talep edenin departman müdürü (konumlarınızdan otomatik belirlenir)
4. Veya tek tıkla Departman müdürü onayı hazır ayarını uygulayın

Katalog dışı kalemler

Envanterinizde olmayan kalemleri de talep edebilirsiniz. Ara sıra oluşan bir ihtiyaç için serbest metin ad, birim ve miktar yazmak üzere «Özel kalem ekle»ye tıklayın. Talep bir satın alma siparişine dönüştüğünde, özel satır yalnızca satın alma kalemi olarak taşınır — asla envanter kalemi oluşturmaz.

Bölüm yöneticisinin onayı

Talepte bir Sorumlu bölüm (bir ekip) seçin. Şirket Ayarları → İş akışları → Satın alma talepleri bölümünde «Bölüm yöneticisi onayı» hızlı şablonunu uygulayın (ya da onaylayıcısı «Bölüm Yöneticisi (Takım Lideri)» olan bir adım ekleyin) ve Organizasyon → Takımlar bölümünde her takıma bir lider atayın. Bölümün lideri onaylar ve bildirim alır; bölümün lideri yoksa üstündeki en yakın lider onaylar. Talep eden kendi satın almasını asla onaylamaz; bölüm ya da lider yoksa Müdür veya Yönetici rolü onaylar. Bölümü zorunlu kılmak için bir adıma «Sorumlu bölüm» zorunlu alanını ekleyin.

Her satırda stok, teknik özellik ve bağlantılar

Talep sayfası, katalogdaki her parçanın mevcut stokunu ve minimum stokunu gösterir; stok minimumda veya altındaysa vurgulanır, böylece onaylayan kişi neden gerektiğini görür. Katalogdan ya da serbest her satırda, teknik özellikler, bir referans veya ürün bağlantısı için isteğe bağlı bir «Teknik özellik / açıklama» alanı (en fazla 1.000 karakter) bulunur; bağlantılar tıklanabilir.

Satır maliyetleri ve tahmini toplam

Envanter fiyatlarını görme yetkisi olan kullanıcılar, satın alma talebi sayfasında — web'de ve mobil uygulamada — onay düğmelerinin hemen yanında her satırın tahmini birim fiyatını ve tutarını, ayrıca talebin tahmini toplamını görür. Bir satır, üzerine girilen tahmini maliyeti kullanır; yoksa envanterdeki parçanın birim maliyetini kullanır ve bu "Parçanın birim maliyeti" olarak belirtilir. Hiç fiyatı olmayan satırlar sayılır ve toplama dahil edilmez. Bir talep oluştururken veya düzenlerken herhangi bir satıra tahmini maliyet girebilirsiniz, örneğin bir tedarikçi teklifi; boş bırakılırsa katalog satırı parçanın birim maliyetini kullanır. Bir tutar aralığıyla sınırlı onay adımları da aynı toplamı kullanır.

Bir talebi Excel'e aktarma

Talep sayfasındaki «Dışa aktar (Excel)», bir başlık (referans, durum, talep eden, tarihler, bölüm, öncelik, amaç) ve her satır için bir satır içeren bir tablo indirir: ürün kodu, açıklama, teknik özellik, birim, miktar, tahmini birim fiyat ve tutar, açıklama, önerilen tedarikçi ve bağlantı; ayrıca bir toplam. Fiyatları yalnızca stok fiyatlarını görme yetkisi olan kullanıcılar görür.

Birden fazla talebi dışa aktarma

Satın alma talepleri listesinde bir dönem (talep tarihi) ve gerekirse bir durum veya arama seçin, ardından "Dışa aktar (Excel)" düğmesine tıklayın. Eşleşen her talebin her kalemi için bir satır içeren tek bir tablo alırsınız: referans, talep tarihi, talep eden, sorumlu bölüm, durum ve amaç; ardından ürün kodu, açıklama, spesifikasyon, birim, miktar, tahmini birim fiyat ve tutar, önerilen tedarikçi ve bağlantı. Dışa aktarma başına en fazla 500 talep.

Bir parçadan veya mobil uygulamadan satın alma talep etme

Bir parçanın sayfasında «Satın alma talep et», o parçanın ilk satırda olduğu yeni bir talep açar; web'de ve mobil uygulamada. Uygulamada parça veya serbest kalem, her satır için teknik özellik, amaç, ihtiyaç tarihi, öncelik, sorumlu bölüm, bağlı bir iş emri, notlar ve en fazla 5 fotoğraf veya dosya ekleyip «Onaya gönder» ya da «Taslak olarak kaydet»e dokunabilirsiniz. Göndermek için bağlantı gerekir. Oluşturma izni, Starter veya üstü plan ve Satın alma talepleri modülü gerekir.

Mobil uygulamadan onaylama

Onaylayıcılar bekleyen bir talebi mobil uygulamadaki sayfasından onaylayabilir veya reddedebilir. Listeleri yalnızca kendi taleplerinde değil tüm taleplerde açılır ve ana ekran onay bekleyen talep sayısını gösterir. Onay iş akışı geçerliliğini korur: beklenen onaylayıcı siz değilseniz uygulama nedenini gösterir.

Bir satın alma talebini silme

Bir satın alma talebi taslak, reddedilmiş veya iptal edilmiş durumdayken silinebilir. Gönderildikten veya onaylandıktan sonra önce iptal edin.