جرد قطع الغيار في Excel: الرصيد ونقطة إعادة الطلب والقطع الحرجة

لماذا تحتاج قطع غيار الصيانة إلى جرد خاص بها

المخزون التجاري يُدار من أجل البيع، أما مخزون قطع الغيار فيُدار لتفادي التوقف. محمل يبقى عامين على الرف ليس خطأ إذا أنقذ خط إنتاج يوم يتعطل المحمل القديم. والخطأ المعاكس حقيقي أيضًا: رفوف ممتلئة بقطع لآلات غادرت المصنع منذ زمن، بينما تغيب الحشية الوحيدة التي يحتاجها الجميع.

جرد قطع الغيار يجيب في كل لحظة عن ثلاثة أسئلة: ماذا لدينا، وأين هو، وماذا يجب أن نشتري قبل أن ينفد. ومن دون سجل تأتي الإجابات من ذاكرة أمين المخزن ومن جولة بين الرفوف. والأعراض متكررة دائمًا.

• نفاد قطع حرجة يحوّل إصلاحًا يستغرق ساعة إلى انتظار للمورّد.
• أرقام مكررة: القطعة نفسها تُشترى بوصفين، وتُخزَّن في مكانين، وتُعدّ مرتين.
• صرف قطع دون إذن صرف، فيبتعد الرصيد الدفتري عن الرصيد الفعلي على الرف.
• أموال مجمّدة في قطع بطيئة الحركة لا يجرؤ أحد على التخلص منها لأن لا أحد يعرف لأي آلة هي.

كيف بُني النموذج

يتكون الملف من ورقتين. ورقة قطع الغيار هي الدليل: سطر لكل قطعة مع ملخص في الأعلى. وورقة الحركات هي السجل: سطر لكل وارد أو منصرف. لا يُكتب الرصيد الحالي يدويًا أبدًا، بل يُحسب من الحركات، وهذا ما يجعله صادقًا.

في ورقة قطع الغيار تُدخل رقم القطعة، والوصف، والمصنّع ومرجعه، والمعدة التي تُستخدم فيها القطعة، وموقع التخزين، وهل هي قطعة حرجة (نعم أو لا)، والوحدة، والرصيد الافتتاحي، والحد الأدنى للمخزون، ومتوسط الاستهلاك اليومي، ومهلة التوريد بالأيام، والحد الأقصى للمخزون، وتكلفة الوحدة، والمورّد. وفي ورقة الحركات تُدخل التاريخ، ورقم القطعة، والنوع (وارد أو منصرف من قائمة منسدلة)، والكمية، ومرجعًا مثل أمر العمل أو إذن التسليم، ومن قام بالحركة، وملاحظة. ويمتلئ الوصف تلقائيًا من رقم القطعة، ويظهر فيه «رقم قطعة غير معروف» إذا لم يكن الرقم موجودًا في ورقة قطع الغيار.

الأعمدة الرمادية تحسب الباقي. إنها صيغ، فلا تكتب فوقها عند نسخ الملف أو فرزه.

• الوارد والمنصرف = مجموع حركات رقم القطعة حسب النوع
• الرصيد الحالي = الرصيد الافتتاحي + الوارد − المنصرف
• نقطة إعادة الطلب المقترحة = متوسط الاستهلاك اليومي × مهلة التوريد، مقرّبًا إلى الأعلى، + الحد الأدنى للمخزون (الحد الأدنى وحده إذا غاب الاستهلاك أو المهلة)
• الكمية المطلوب طلبها = الحد الأقصى للمخزون − الرصيد الحالي، بمجرد أن يبلغ الرصيد نقطة إعادة الطلب أو ينزل عنها
• قيمة المخزون = الرصيد الحالي × تكلفة الوحدة
• الحالة = نفد المخزون عند الصفر أو أقل، وإعادة الطلب عند نقطة إعادة الطلب أو أقل، ومتوفر في غير ذلك

نقطة إعادة الطلب والحد الأدنى والحد الأقصى

نقطة إعادة الطلب هي مستوى المخزون الذي يُرسَل عنده طلب الشراء. يجب أن تغطي الاستهلاك خلال انتظار التوريد، مع هامش لما لا يُتوقع: ذروة استهلاك، أو مورّد متأخر، أو عطل يستهلك ثلاث قطع دفعة واحدة.

في النموذج، هذا الهامش هو الحد الأدنى للمخزون. إنه مخزون الأمان، أي الكمية التي لا تريد النزول تحتها أبدًا. أما الاستهلاك خلال المهلة فهو متوسط الاستهلاك اليومي مضروبًا في مهلة التوريد بالأيام، مقرّبًا إلى الأعلى إلى وحدة كاملة. ومجموع الاثنين يعطي نقطة إعادة الطلب المقترحة.

الحد الأقصى للمخزون يضع سقفًا للطلب. عندما تبلغ قطعة نقطة إعادة الطلب، يقترح الملف الكمية التي تعيدها إلى الحد الأقصى. حدّد هذا الحد حسب مساحة الرفوف، ومدة الصلاحية، وعبوة المورّد، والمال الذي تقبل تجميده، لا حسب العادة.

مثال توضيحي فقط: حشية تُستهلك بمعدل 0.5 في اليوم، والمورّد يحتاج 14 يومًا، ولا تريد أبدًا أن يقل الرصيد عن 3. نقطة إعادة الطلب = 0.5 × 14 = 7، زائد 3، أي 10. ومع حد أقصى قدره 20 ورصيد حالي قدره 9، تُظهر الحالة «إعادة الطلب» وتكون الكمية المطلوبة 20 − 9 = 11.

• متوسط الاستهلاك اليومي: استخرجه من حركات المنصرف لديك خلال فترة ممثّلة، مقسومة على عدد أيام الفترة. والقطع الموسمية تستحق نظرة ثانية.
• مهلة التوريد: من إصدار الطلب حتى وصول القطعة إلى الرف، بما في ذلك الموافقة الداخلية والنقل، لا الرقم المذكور في كتالوج المورّد وحده.
• الحد الأدنى للمخزون: أعلى للقطع الحرجة وللمورّدين غير الموثوقين، وصفر أو فارغ للقطع التي تقبل شراءها عند الحاجة فقط.
• القطع التي لا تُستهلك بانتظام، مثل محرك احتياطي أو علبة تروس، لا تناسبها الصيغة كثيرًا. حدّد حدها الأدنى مباشرة، وغالبًا ما يكون واحدًا، واترك الاستهلاك فارغًا.

القطع الحرجة وتحليل ABC

القطعة الحرجة هي قطعة يوقف غيابها آلة، أو يخلق خطرًا على السلامة أو البيئة، أو لا يمكن شراؤها بسرعة. محرك سير ناقل لا بديل له، أو بطاقة تحكم بعينها، أو طقم حشيات مضخة التغذية الوحيدة للمرجل. تُحفظ هذه القطع حتى لو قلّت حركتها، لأن غيابها يكلف توقف الإنتاج لا مجرد عملية شراء.

ضع «نعم» في عمود قطعة حرجة وراجع هذه القطع أولًا. والقطعة الحرجة بلا حد أدنى للمخزون يجب أن تكون قرارًا مقصودًا لا سهوًا.

تحليل ABC طريقة عامة لتحديد أين يُصرف وقت الجرد والمراجعة. رتّب القطع حسب قيمة استهلاكها السنوي: القطع القليلة من الفئة A التي تحمل معظم القيمة تحصل على جرد متكرر وإعدادات دقيقة، والقطع الكثيرة من الفئة C تحصل على قواعد بسيطة. واجمع بينه وبين درجة الحرجية، لأن قطعة رخيصة من الفئة C قد توقف خطًا أيضًا. ولتحديد ما إذا كانت القطعة حرجة، اطرح هذه الأسئلة.

• هل يوقف عطل المعدة الإنتاج أو يخلق خطرًا على السلامة؟
• هل يوجد بديل احتياطي، مثل مضخة احتياطية أو خط ثانٍ؟
• كم يستغرق المورّد، وهل القطعة قياسية أم تُصنع حسب الطلب؟
• هل يمكن إصلاح القطعة، أو استبدالها بقطعة مكافئة من آلة أخرى؟

عندما يبلغ ملف Excel حدوده

يعمل النموذج جيدًا مع مخزن واحد وشخص واحد يحدّثه. وهو طريقة متينة لتنظيف دليل القطع، وتحديد نقاط إعادة الطلب، ومعرفة ما يجب شراؤه هذا الأسبوع.

ويبلغ حدوده عندما يسحب عدة فنيين قطعًا بينما الملف مفتوح على حاسوب واحد، وعندما يتوزع المخزون على مخزنين أو ثلاثة، وعندما تحتاج إلى معرفة أي أمر عمل استخدم أي قطعة على أي آلة، وعندما لا يفتح أحد الملف حتى تنفد قطعة، أو عندما يجب الاطلاع على المخزون من الهاتف في موقع العمل.

يطبّق FreeMaint المنطق نفسه داخل نظام لإدارة الصيانة (CMMS). القطع، والمخزون، والحد الأدنى للكمية، ونقطة إعادة الطلب، وتنبيهات انخفاض المخزون، والقطع المستخدمة في أوامر العمل كلها ضمن خطة Core المجانية. وتأتي أطقم القطع مع Starter بسعر 29 دولارًا أمريكيًا شهريًا لكل شركة، والتحويلات بين المخازن مع Business بسعر 99 دولارًا أمريكيًا شهريًا لكل شركة، بسعر ثابت لا يُحتسب أبدًا لكل مستخدم. ويبقى ملف Excel مفيدًا للتحليل ولتنظيف أولي لدليل القطع.