CSV-এর মাধ্যমে সম্পদ, যন্ত্রাংশ, অবস্থান, ব্যবহারকারী, সরবরাহকারী, গ্রাহক, WO, PM পরিকল্পনা ও অনুরোধ আমদানি করুন।
সমর্থিত ধরন
- সম্পদ
- যন্ত্রাংশ
- অবস্থান
- ব্যবহারকারী
- সরবরাহকারী
- গ্রাহক
- কাজের নির্দেশনা
- PM পরিকল্পনা
- অনুরোধ
- অ্যাসেট ইনসিডেন্ট
প্রক্রিয়া
- টেমপ্লেট ডাউনলোড করুন
- ডেটা পূরণ করুন
- CSV UTF-8 হিসেবে সংরক্ষণ করুন
- আপলোড করুন
- যাচাইকরণ পর্যালোচনা করুন
- আমদানি নিশ্চিত করুন
টিপ
একটি ফাইল কত বড় হতে পারে
প্রতি ফাইলে সর্বোচ্চ ৮,০০০ সারি। এই সীমা একটি ফাইলের জন্য, আপনার অ্যাকাউন্টের জন্য নয়: বিনামূল্যের Core প্ল্যান সহ কোনো প্ল্যানেই আপনি কতগুলি সরঞ্জাম, যন্ত্রাংশ, স্থান বা অন্য কোনো রেকর্ড রাখতে পারবেন তার কোনো সীমা নেই। বড় ডেটাসেট কেবল কয়েকটি ফাইলে ভাগ করে একের পর এক ইম্পোর্ট করুন — প্রতিটি ইম্পোর্ট আগের ডেটার সঙ্গে যুক্ত হয়। খুব বড় ফাইলে সময়ও বেশি লাগে এবং ত্রুটির প্রতিবেদন দীর্ঘ হয়, তাই সীমার কাছাকাছি একটি ফাইলের চেয়ে প্রতি ফাইলে ২,০০০ থেকে ৫,০০০ সারি সাধারণত বেশি সুবিধাজনক। ব্যতিক্রম: যে যন্ত্রাংশ ফাইলের সারিতে পরিমাণ ও অবস্থান দুটোই দেওয়া থাকে এবং যা «শুধু বিদ্যমান আপডেট করুন» বা «বিদ্যমান আপডেট করুন ও বাকিগুলো তৈরি করুন» মোডে ইম্পোর্ট করা হয়, তা অবস্থান ধরে ধরে স্টক আপডেট করে এবং প্রতি ফাইলে সর্বোচ্চ ২,৫০০টি সারিতে সীমাবদ্ধ, কারণ এমন প্রতিটি সারি সংরক্ষণ করতে বেশি সময় লাগে।
বিদ্যমান রেকর্ড আপডেট করা
আপনার ডেটা এক্সপোর্ট করুন, সম্পাদনা করুন এবং ফাইলটি আবার আপলোড করুন। FreeMaint প্রতিটি সারিকে ID (বা রেফারেন্স) কলাম দিয়ে তার বিদ্যমান রেকর্ডের সাথে মেলায়, ফলে রেকর্ড ডুপ্লিকেট না হয়ে আপডেট হয়। প্রিভিউ ধাপে, ইম্পোর্ট কীভাবে প্রয়োগ হবে তা বেছে নিন:
শুধু নতুন তৈরি করুন
সর্বদা নতুন রেকর্ড যোগ করুন। বিদ্যমানগুলো অপরিবর্তিত থাকে (ডুপ্লিকেট তৈরি হতে পারে)।
শুধু বিদ্যমান আপডেট করুন
শুধু আইডি/রেফারেন্স দিয়ে মিলে যাওয়া রেকর্ড আপডেট করে। মিল না পাওয়া সারিগুলো বাদ দেওয়া হয় ও রিপোর্ট করা হয়।
বিদ্যমান আপডেট করুন ও বাকিগুলো তৈরি করুন
মিলে যাওয়া রেকর্ড আপডেট হয়, মিল না পাওয়া সারি তৈরি হয়।
এক্সপোর্ট করুন, Excel-এ সম্পাদনা করুন, আবার ইম্পোর্ট করুন
এক্সপোর্ট করা ফাইল এবং ইম্পোর্ট টেমপ্লেট এখন একই কলাম ব্যবহার করে, তাই আপনি ডেটা এক্সপোর্ট করে Excel-এ সম্পাদনা করে সরাসরি আবার আপলোড করতে পারেন — কলাম যোগ বা নাম পরিবর্তন করার দরকার নেই। ID কলামটি অপরিবর্তিত রাখুন: এটিই প্রতিটি সারিকে বিদ্যমান রেকর্ডের সাথে মেলায়, যাতে নতুন তৈরি না হয়ে হালনাগাদ হয়। যে কলামগুলি ইম্পোর্ট করা যায় না (মজুত, অর্ডারে, মোট খরচ, তারিখ) সেগুলি ম্যাপিং ধাপে উপেক্ষিত হিসেবে দেখানো হয়।
ফাইল থেকে যে কলামটি মুছে ফেলবেন, বা যে ঘরটি ফাঁকা রাখবেন, তার সংরক্ষিত মান অপরিবর্তিত থাকে। একটি তথ্য হালনাগাদ করতে গিয়ে অন্যটিতে হাত না দেওয়ার উপায় এটাই: মজুত না বদলে কয়েকশো যন্ত্রাংশের একক দর বসাতে হলে, আপলোডের আগে পরিমাণ কলামটি মুছে দিন। নতুন একক দর থেকে মোট মূল্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে পুনর্গণনা হয়।
সংরক্ষিত কোনো মান মুছে ফেলতে চাইলে ঘরে NONE লিখুন (বড় বা ছোট হাতের অক্ষর, যেকোনোটি)। সম্পদের ক্ষেত্রে এটি মডেল, প্রস্তুতকারক, বিবরণ, এলাকা / জোন ও বারকোড কলামে, আর যন্ত্রাংশের ক্ষেত্রে বিবরণ, যন্ত্রাংশ নম্বর, প্রস্তুতকারক ও সংরক্ষণের জায়গা কলামে কাজ করে; অবস্থান (নাম) কলামে NONE লিখলে যন্ত্রাংশটি তার অবস্থান থেকে আলাদা হয়ে যায়, আর গ্রাহক (নাম) কলামে NONE লিখলে সম্পদটি তার গ্রাহক থেকে আলাদা হয়ে যায়। NONE কেবল সেই সারিতেই মান মোছে, যা কোনো বিদ্যমান রেকর্ড হালনাগাদ করে; নতুন রেকর্ড তৈরি করা সারিতে এটি উপেক্ষা করা হয় এবং ক্ষেত্রটি ফাঁকাই থাকে। হাইফেন (-) NONE হিসেবে গণ্য হয় না: যেমন লেখা হয়েছে তেমনই সংরক্ষিত হয়।
ইতিমধ্যে ব্যবহৃত সম্পদ বারকোড
সম্পদ ইমপোর্টের আগে প্রিভিউ আপনাকে জানায় কোন সারিগুলো ফাইলের অন্য কোনো সারির সঙ্গে একই বারকোড ভাগ করে, এবং কোন সারিগুলোতে এমন বারকোড আছে যা অন্য কোনো সম্পদের আগে থেকেই আছে। এই সারিগুলো তৈরি করলে দুটি সম্পদের একই কোড হবে; কোডটি যে সম্পদে আছে সেটি আপডেট করলে তা হয় না। আপনার কোম্পানি «অনন্য সম্পদ বারকোড» চালু করে থাকলে এই সারিগুলো প্রত্যাখ্যাত হয় এবং কারণসহ তালিকাভুক্ত হয়, আর ফাইলের বাকি অংশ ইমপোর্ট হয়।
ইম্পোর্টে কাস্টম ফিল্ড
আপনার কাস্টম ফিল্ডগুলি এক্সপোর্টে cf_ কলাম হিসেবে দেখা যায় এবং পূরণ করে আবার ইম্পোর্ট করা যায়। সংরক্ষিত মান অপরিবর্তিত রাখতে ফাইল থেকে cf_ কলামটি বাদ দিন; মান মুছতে কলামটি রেখে ঘরটি খালি রাখুন।
ভেন্ডরের যোগাযোগসমূহ
ভেন্ডররা ইম্পোর্ট ও এক্সপোর্টে সরাসরি পৃথক যোগাযোগ সমর্থন করে। নম্বরযুক্ত কলাম যোগ করুন — Contact 1 Name, Contact 1 Email, Contact 1 Phone, Contact 1 Role, Contact 1 Primary — এবং প্রয়োজন অনুযায়ী Contact 2, Contact 3 ইত্যাদি দিয়ে পুনরাবৃত্তি করুন। শুধু নাম আবশ্যক; ইমেল ফাঁকা রাখা যায়। আপনার ভেন্ডর এক্সপোর্ট করলে এই কলামগুলো ইতিমধ্যেই অন্তর্ভুক্ত থাকে, তাই আপনি এক্সপোর্ট, সম্পাদনা ও পুনরায় আপলোড করতে পারেন। আপডেটের সময় যেকোনো Contact কলাম থাকলে সেই ভেন্ডরের যোগাযোগগুলো প্রতিস্থাপিত হয়; বিদ্যমানগুলো রাখতে Contact কলামগুলো বাদ দিন।
লোকেশন স্তরবিন্যাস ইম্পোর্ট করা
লোকেশনগুলো প্রয়োজন অনুযায়ী যত গভীরে চান নেস্ট করা যায়। প্যারেন্ট লোকেশন কলামে প্যারেন্টের নাম লিখুন — অথবা, ভিন্ন শাখায় সাব-লোকেশনগুলোর নাম একই হলে, প্রতিটি স্তর « > » দিয়ে আলাদা করা সম্পূর্ণ পাথ লিখুন (উদাহরণ: সাইট A > বিল্ডিং 1 > ফ্লোর 2)। এতে আপনি «অফিস» বা «করিডোর»-এর মতো নাম ভিন্ন প্যারেন্টের অধীনে কোনো দ্বন্দ্ব ছাড়াই পুনরায় ব্যবহার করতে পারবেন। এক্সপোর্ট ইতিমধ্যেই এই কলামে সম্পূর্ণ পাথ পূরণ করে, তাই এক্সপোর্ট করা ফাইল হুবহু আগের মতোই আবার ইম্পোর্ট হয়।
টিপ
ব্যক্তি মেলানো হয়, কখনও নকল করা হয় না
একজন ব্যক্তিকে প্রথমে আইডি, তারপর ইমেল, তারপর ইউজারনেম দিয়ে মেলানো হয় — তাই কর্মীতালিকার এক্সপোর্ট পুনরায় ইমপোর্ট করলে ইতিমধ্যে থাকা কারও জন্য দ্বিতীয় অ্যাকাউন্ট কখনও তৈরি হয় না। «শুধু নতুন তৈরি» মোডে ওই সারিগুলি বাদ যায় এবং নাম ধরে তালিকাভুক্ত হয়। দুটি আপডেট মোডে ফাইল থেকে কেবল নাম ও পদবি বদলায়: ভূমিকা, ইমেল, ইউজারনেম ও পাসওয়ার্ড ইমপোর্টে কখনও বদলায় না। একই নামের দুজন দুজনই থাকেন — নাম কোনও পরিচয় নয়।
সম্পর্কিত নিবন্ধ
এই পেজটি কি সহায়ক ছিল?