রুটিন ব্যবস্থাপনা

এই গাইডে একটি রুটিনর পূর্ণ জীবনচক্র তুলে ধরা হয়েছে: তৈরি করা, বরাদ্দ দেওয়া, প্রতিটি চক্র সম্পন্ন করা এবং সম্পন্ন করার ইতিহাস পর্যালোচনা করা।

একটি রুটিন তৈরি করুন

1. সাইডবারে 'রুটিন'-এ যান এবং 'নতুন রুটিন' ক্লিক করুন।
2. একটি শিরোনাম লিখুন (যেমন 'মাসিক নিরাপত্তা কমিটির সভা') এবং চাইলে একটি বিবরণ ও বিভাগ।
3. পুনরাবৃত্তি দিনে নির্ধারণ করুন (যেমন মাসিকের জন্য 30, বার্ষিকের জন্য 365)।
4. একটি পুনরাবৃত্তির ভিত্তি বেছে নিন: 'সমাপ্তি থেকে গণনা (ভাসমান)' পরবর্তী নির্ধারিত তারিখ গোনে আপনি যেদিন এটি সম্পন্ন করেন সেদিন থেকে; 'নির্ধারিত তারিখ থেকে গণনা (পঞ্জিকা-ভিত্তিক)' গোনে মূল নির্ধারিত তারিখ থেকে।
5. চাইলে একটি শুরুর তারিখ দিন। খালি রাখলে কার্যপদ্ধতিটি সঙ্গে সঙ্গে নির্ধারিত হয়ে যায়।
6. এটি একজন ব্যবহারকারী বা একটি ভূমিকাকে বরাদ্দ করুন। বরাদ্দ ঐচ্ছিক, তবে দায়বদ্ধতার জন্য সুপারিশকৃত।
7. ঐচ্ছিকভাবে একটি শীঘ্রই-নির্ধারিত অনুস্মারক সেট করুন — নির্ধারিত তারিখের কত দিন আগে ও কখন জানাবে। নিষ্ক্রিয় করতে 0 দিন দিন।
8. সংরক্ষণ করতে ফর্মের নিচে 'নতুন রুটিন' ক্লিক করুন।

একবারের কাজ

সব কিছু পুনরাবৃত্তি হয় না। পুনরাবৃত্তি-তে «একবারের» বেছে নিন এবং একটি নির্ধারিত তারিখ দিন: কাজটি অন্য যেকোনো রুটিনর মতোই আচরণ করে — দায়িত্ব দেওয়া যায়, শ্রেণিবদ্ধ করা যায়, নোটসহ সম্পন্ন করা যায় — তবে একবার সম্পন্ন হলে পুনরায় নির্ধারিত না হয়ে সমাপ্ত হিসেবে চিহ্নিত হয়। এতেই রুটিনর তালিকা একটি ভাগ করা কাজের তালিকায় পরিণত হয়, যা প্রশাসক লেখেন এবং টেকনিশিয়ান টিক দেন — প্রতিটি ছোট কাজের জন্য কাজের নির্দেশনা তৈরি না করেই।

একটি চক্র সম্পন্ন করুন

রুটিনর তালিকা থেকে একটি রুটিনতে ক্লিক করুন, তারপর 'চক্র সম্পন্ন করুন' ক্লিক করুন। একটি ডায়ালগ খুলবে, যেখানে কী কাজ হয়েছে সে সম্পর্কে ঐচ্ছিক নোট যোগ করতে পারেন। নিশ্চিত করতে 'সম্পন্ন' ক্লিক করুন। সিস্টেম সম্পন্ন করার তথ্য (কে, কখন, নোট) রেকর্ড করে এবং পুনরাবৃত্তির ধরন অনুযায়ী পরবর্তী নির্ধারিত তারিখ স্বয়ংক্রিয়ভাবে হিসাব করে।

শীঘ্রই-নির্ধারিত অনুস্মারক

প্রতিটি রুটিন তার নির্ধারিত তারিখের আগে একটি অগ্রিম অনুস্মারক পাঠাতে পারে। ফর্মে, কত দিন আগে জানাবে ও অনুস্মারকের সময় নির্ধারণ করুন। নিযুক্ত ব্যবহারকারী ও ম্যানেজাররা উইন্ডো খোলার সময় ইন-অ্যাপ ও পুশ সতর্কতা, নির্ধারিত দিনে একটি অনুস্মারক এবং মেয়াদোত্তীর্ণ হলে দৈনিক সারসংক্ষেপ পান। অগ্রিম অনুস্মারক নিষ্ক্রিয় করতে 0 দিন দিন; ইমেল ডিফল্টভাবে বন্ধ থাকে এবং সেটিংস → বিজ্ঞপ্তি-তে প্রতি ইভেন্টে চালু করা যায়।

Overdue রুটিন

নির্ধারিত তারিখ পেরিয়ে যাওয়া রুটিনগুলি লাল 'বিলম্বিত' ব্যাজসহ তালিকার উপরে দেখা যায়। ফিল্টার ড্রপডাউন ব্যবহার করে আপনি বিলম্বিত, আজ নির্ধারিত, 7 দিনের মধ্যে নির্ধারিত বা 30 দিনের মধ্যে নির্ধারিত অনুসারে ফিল্টার করতে পারেন।

ড্যাশবোর্ডে

৭ দিনের মধ্যে নির্ধারিত বা ইতিমধ্যে মেয়াদোত্তীর্ণ রুটিনগুলো ড্যাশবোর্ডের « মনোযোগ প্রয়োজন » বিভাগে দেখা যায়, সঙ্গে দ্রুত লিঙ্ক যা প্রি-ফিল্টার করা রুটিন তালিকা খোলে। এই কার্ডগুলো শুধুমাত্র procedures:read অনুমতিধারী ব্যবহারকারীদের কাছে দৃশ্যমান।

সম্পন্ন করার ইতিহাস

প্রতিবার সম্পন্ন করার তথ্য রুটিনর বিস্তারিত পৃষ্ঠার সম্পন্ন করার ইতিহাস ট্যাবে লগ হয়। লগে তারিখ, কে সম্পন্ন করেছেন এবং সংযুক্ত নোটগুলি দেখা যায়। এটি সম্মতির প্রয়োজনে একটি অডিট ট্রেইল তৈরি করে।

একটি রুটিন সাময়িকভাবে থামানো

কোনো রুটিন না মুছে সাময়িকভাবে স্থগিত রাখতে সেটিকে নিষ্ক্রিয় করে দিন। নিষ্ক্রিয় রুটিন সময়সূচি থেকে বাদ থাকে এবং বিলম্বিত হিসেবে দেখা যায় না। আবার শুরু করার জন্য প্রস্তুত হলে এটি পুনরায় সক্রিয় করুন।

অনুমতি

• procedures:read — তালিকা ও বিবরণ পৃষ্ঠা দেখা (টেকনিশিয়ান, সুপারভাইজার, দর্শক, রক্ষণাবেক্ষণ পরিকল্পনাকারী, ম্যানেজার, অ্যাডমিন)
• procedures:create — নতুন কার্যপদ্ধতি তৈরি (রক্ষণাবেক্ষণ পরিকল্পনাকারী, ম্যানেজার, অ্যাডমিন)
• procedures:update — বিদ্যমান কার্যপদ্ধতি সম্পাদনা (রক্ষণাবেক্ষণ পরিকল্পনাকারী, ম্যানেজার, অ্যাডমিন)
• procedures:delete — কার্যপদ্ধতি মোছা (ম্যানেজার, অ্যাডমিন)
• procedures:complete — একটি চক্র সম্পন্ন হিসেবে চিহ্নিত করা (টেকনিশিয়ান, সুপারভাইজার, রক্ষণাবেক্ষণ পরিকল্পনাকারী, ম্যানেজার, অ্যাডমিন)

যৌথ তালিকা

ক্যাটাগরি ঘরটিকে তালিকার নাম হিসেবে ব্যবহার করুন — “হল ঘর”, “বয়লার কক্ষ”, “সাপ্তাহিক রাউন্ড”। কোনো নাম ব্যবহৃত হলেই টেবিলের উপরে একটি তালিকা ফিল্টার আসে, যাতে শুধু সেটিই খোলা যায়। ফিল্টারে কেবল আপনার প্রতিষ্ঠানে সত্যিই ব্যবহৃত নামগুলোই থাকে, তাই ফলাফল কখনো ফাঁকা আসে না। পাতাটি সরাসরি হালনাগাদও হয়: সহকর্মী কিছু সম্পন্ন করলে রিফ্রেশ ছাড়াই তা মুছে যায়।