CSV-Import

Importieren Sie Anlagen, Ersatzteile, Standorte, Benutzer, Lieferanten, Kunden, Arbeitsaufträge, PM-Pläne und Anfragen per CSV.

Unterstützte Typen

• Anlagen
• Ersatzteile
• Standorte
• Benutzer
• Lieferanten
• Kunden
• Arbeitsaufträge
• Wartungspläne
• Anfragen
• Anlagenvorfälle

Prozess

1. Vorlage herunterladen
2. Mit Daten füllen
3. Als CSV UTF-8 speichern
4. Hochladen
5. Validierung prüfen
6. Import bestätigen

Wie groß eine Datei sein darf

Bis zu 8.000 Zeilen pro Datei. Diese Grenze gilt für EINE DATEI, nicht für Ihr Konto: Wie viele Anlagen, Ersatzteile, Standorte oder sonstige Datensätze Sie führen, ist in keinem Tarif begrenzt – auch nicht im kostenlosen Core-Tarif. Ein größerer Datenbestand wird einfach auf mehrere Dateien aufgeteilt, die Sie nacheinander importieren; jeder Import ergänzt den vorhandenen Bestand. Sehr große Dateien dauern zudem länger und erzeugen einen längeren Fehlerbericht – 2.000 bis 5.000 Zeilen pro Datei sind meist angenehmer als eine Datei am Limit. Ausnahme: Eine Teiledatei, deren Zeilen sowohl eine Menge als auch einen Lagerort angeben und die im Modus „Nur bestehende aktualisieren“ oder „Bestehende aktualisieren und Rest erstellen“ importiert wird, aktualisiert den Bestand Lagerort für Lagerort und ist auf 2.500 Zeilen pro Datei begrenzt, da jede dieser Zeilen länger zum Speichern braucht.

Bestehende Datensätze aktualisieren

Exportieren Sie Ihre Daten, bearbeiten Sie sie und laden Sie die Datei erneut hoch. FreeMaint ordnet jede Zeile über die Spalte ID (oder Referenz) ihrem bestehenden Datensatz zu, sodass Datensätze aktualisiert statt dupliziert werden. Wählen Sie im Vorschauschritt, wie der Import angewendet wird:

Exportieren, in Excel bearbeiten, erneut importieren

Die exportierte Datei und die Importvorlage verwenden jetzt dieselben Spalten: Sie können Ihre Daten exportieren, in Excel bearbeiten und direkt wieder hochladen — ohne Spalten hinzuzufügen oder umzubenennen. Lassen Sie die ID-Spalte unverändert: Sie ordnet jede Zeile dem vorhandenen Datensatz zu, sodass aktualisiert statt dupliziert wird. Nicht importierbare Spalten (Bestand, Bestellt, Gesamtkosten, Daten) werden im Zuordnungsschritt als ignoriert aufgeführt.

Eine Spalte, die Sie aus der Datei LÖSCHEN, oder eine Zelle, die Sie LEER lassen, behält ihren gespeicherten Wert. So aktualisieren Sie das eine, ohne das andere anzurühren: Um Stückkosten für Hunderte Ersatzteile einzutragen, ohne Bestände zu verändern, löschen Sie vor dem Hochladen die Spalte Menge. Der Gesamtwert wird automatisch aus den neuen Stückkosten neu berechnet.

Um einen gespeicherten Wert stattdessen zu löschen, tragen Sie NONE in die Zelle ein (Groß- oder Kleinschreibung spielt keine Rolle). Das funktioniert bei Assets für Modell, Hersteller, Beschreibung, Bereich / Zone und Barcode sowie bei Teilen für Beschreibung, Teilenummer, Hersteller und Lagerplatz; NONE in Standort (Name) löst das Teil von seinem Standort, NONE in Kunde (Name) das Asset von seinem Kunden. NONE löscht nur in einer Zeile, die einen vorhandenen Datensatz aktualisiert – in einer Zeile, die einen neuen anlegt, wird es ignoriert und das Feld bleibt leer. Ein Bindestrich (-) gilt nicht als NONE: Er wird so gespeichert, wie er eingegeben wurde.

Bereits vergebene Asset-Barcodes

Vor einem Asset-Import zeigt Ihnen die Vorschau, welche Zeilen einen Barcode mit einer anderen Zeile der Datei teilen und welche Zeilen einen Barcode tragen, den bereits ein anderes Asset hat. Würden diese Zeilen angelegt, hätten zwei Assets denselben Code; beim Aktualisieren des Assets, das den Code trägt, ist das nicht der Fall. Hat Ihr Unternehmen „Eindeutige Anlagen-Barcodes“ aktiviert, werden diese Zeilen abgelehnt und mit dem Grund aufgelistet, und der Rest der Datei wird importiert.

Benutzerdefinierte Felder in einem Import

Ihre benutzerdefinierten Felder erscheinen im Export als cf_-Spalten und können ausgefüllt und erneut importiert werden. Lassen Sie eine cf_-Spalte weg, um den gespeicherten Wert beizubehalten; nehmen Sie sie mit leerer Zelle auf, um ihn zu löschen.

Lieferantenkontakte

Lieferanten unterstützen einzelne Kontakte direkt beim Import und Export. Fügen Sie nummerierte Spalten hinzu — Contact 1 Name, Contact 1 Email, Contact 1 Phone, Contact 1 Role, Contact 1 Primary — und wiederholen Sie dies mit Contact 2, Contact 3 usw. für so viele Kontakte wie nötig. Nur der Name ist erforderlich; die E-Mail kann leer bleiben. Der Export Ihrer Lieferanten enthält diese Spalten bereits, sodass Sie exportieren, bearbeiten und erneut hochladen können. Beim Aktualisieren ersetzt das Vorhandensein einer Contact-Spalte die Kontakte des Lieferanten; lassen Sie die Contact-Spalten weg, um die vorhandenen zu behalten.

Standorthierarchie importieren

Standorte können beliebig tief verschachtelt werden. Geben Sie in der Spalte Übergeordneter Standort den Namen des übergeordneten Standorts ein – oder, wenn Unterstandorte in verschiedenen Zweigen denselben Namen tragen, den vollständigen Pfad, dessen Ebenen durch « > » getrennt sind (zum Beispiel: Standort A > Gebäude 1 > Etage 2). So können Sie einen Namen wie «Büro» oder «Flur» unter verschiedenen übergeordneten Standorten ohne Konflikt wiederverwenden. Exporte füllen diese Spalte bereits mit dem vollständigen Pfad, sodass eine exportierte Datei unverändert wieder importiert werden kann.

Personen werden erkannt, nie doppelt angelegt

Eine Person wird über ID, dann E-Mail, dann Benutzername erkannt: Ein erneuter Import eines Personal-Exports legt nie ein zweites Konto für jemanden an, den Sie bereits haben. Bei „Nur neue anlegen“ werden diese Zeilen übersprungen und namentlich aufgeführt. In beiden Aktualisierungsmodi werden aus einer Datei nur Vor- und Nachname geändert: Rolle, E-Mail, Benutzername und Passwort nie. Zwei Namensgleiche bleiben zwei Personen — ein Name ist keine Identität.