Nehmen Sie Ihre Daten mit (kein Lock-in)

Ihre Daten gehören Ihnen. FreeMaint verpflichtet sich zu vollständiger Datenportabilität: In jedem Tarif, Core eingeschlossen, können Sie ein vollständiges Archiv der Daten Ihres Unternehmens in maschinenlesbaren Formaten herunterladen (JSON, ZIP, SQL oder eine Excel-Arbeitsmappe) — ohne Gebühr pro Datensatz und ohne API-Schlüssel. Der Punkt ist: Ihre CMMS-Entscheidung soll umkehrbar bleiben — wenn FreeMaint für Sie nicht mehr passt, ziehen Sie mit vollständigen Daten weiter.

Daten exportieren

Es gibt zwei Wege hinaus. Das vollständige Archiv — Unternehmenseinstellungen → Daten → Archiv exportieren — ist in jedem Tarif kostenlos. Ab Starter haben die Listenseiten (Arbeitsaufträge, Anlagen, Ersatzteile, Standorte, Benutzer, Lieferanten, Kunden, Wartungspläne, Anfragen, Werkzeuge, Projekte, Inspektionen und mehr) zusätzlich eine Schaltfläche Exportieren, die die Liste als CSV oder Excel speichert. Dieser Export berücksichtigt die aktuell gesetzten Filter — Sie können ihn also auf einen einzelnen Standort, ein einzelnes Team oder ein Zeitfenster eingrenzen.

1. Filter setzen — Setzen Sie die Filter der Liste auf die gewünschten Zeilen — der Export enthält genau diese Zeilen
2. Exportieren öffnen — Oben rechts auf der Listenseite; öffnet einen Dialog zur Formatauswahl
3. CSV oder Excel wählen — Ab Starter. Excel (.xlsx) erhält die Zelltypen (Zahlen, Datumswerte); CSV ist reiner UTF-8-Text für jedes andere Tool
4. Herunterladen — Die Datei wird sofort in Ihrem Browser heruntergeladen — nichts wird per E-Mail verschickt

Verfügbare Formate

Dateneigentum

Die Daten gehören Ihnen. FreeMaint verarbeitet sie in Ihrem Auftrag: Sie sind Verantwortlicher, FreeMaint ist Auftragsverarbeiter. Wir verkaufen oder teilen Ihre Daten nie, und kein KI-Modell wird damit trainiert. Um das Produkt zu verbessern, messen wir, welche Funktionen genutzt werden — Namen von Aktionen, Ihrem Unternehmen zugeordnet, nie deren Inhalt: kein Text aus Arbeitsaufträgen, keine Dokumente, keine Fotos. Die Datenschutzerklärung führt auf, was erfasst wird und wie Sie dem widersprechen können.

Exportierte Daten wieder importieren

Exporte verwenden dasselbe Spaltenlayout wie die Vorlagen für den Massenimport. Sie können also eine Liste exportieren, in Excel bearbeiten und wieder importieren — etwa um Kategorien, Zuständige oder Standorte massenhaft zu aktualisieren. Der Abgleich über die Referenz führt die Zeilen wieder auf ihre internen IDs zurück, ohne Datenleichen zu hinterlassen. Datum und Uhrzeit stehen in der Zeitzone Ihres Unternehmens, die in der letzten Spalte (timezone) angegeben ist; der Import ignoriert diese Spalte.

GDPR und das Recht auf Datenübertragbarkeit

Artikel 20 DSGVO gibt jeder betroffenen Person das Recht, ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten. FreeMaint bedient das auf zwei Wegen: den oben beschriebenen Export auf Unternehmensebene und einen individuellen — jede Person kann ihre eigenen Daten unter Einstellungen → Meine Daten herunterladen abrufen. Sie erhält eine JSON-Datei mit Profil, den selbst erstellten Arbeitsaufträgen und Anfragen, Kommentaren, Einwilligungen und Aktivitätsverlauf. Dafür braucht es weder eine Berechtigung noch einen bezahlten Tarif. Die Löschung (Artikel 17) erfolgt über Einstellungen → Konto löschen.

Migration von einem anderen CMMS

Wenn Sie von UpKeep, MaintainX, Fiix oder einem anderen CMMS kommen, sieht der übliche Weg so aus: Exportieren Sie jeden Objekttyp aus dem Quellsystem als CSV, ordnen Sie die Spalten der FreeMaint-Vorlage für den Massenimport zu und laden Sie sie hoch. Über den Abgleich per Referenz behalten Sie externe Kennungen bei, sodass Ihre bestehenden Anlagenkennzeichen und Wartungsplancodes die Migration überstehen.

1. Aus dem Quell-CMMS exportieren — Zuerst Standorte, dann Anlagen, dann Ersatzteile, dann Benutzer, dann Wartungspläne und Arbeitsaufträge
2. FreeMaint-Vorlage öffnen — Öffnen Sie die Listenseite des jeweiligen Datentyps (Anlagen, Standorte, Ersatzteile…) und klicken Sie oben rechts auf Importieren — dann auf „Vorlage benötigt?“ für eine leere Excel- oder CSV-Datei
3. Spalten zuordnen — Kopieren Sie Ihre Daten in die Vorlage und ordnen Sie die Quellfelder den Spalten von FreeMaint zu
4. Hochladen und prüfen — Der Massenimport läuft zuerst als Probelauf — prüfen Sie die Abweichungen und wenden Sie sie dann an

Wechsel in ein anderes FreeMaint-Konto

Um Ihre Daten von einem FreeMaint-Konto in ein anderes zu übernehmen, exportieren Sie die Excel-Arbeitsmappe unter Unternehmenseinstellungen → Daten → Archiv exportieren und importieren Sie danach jedes ihrer Blätter auf der jeweiligen Listenseite. Die Arbeitsmappe enthält ein Blatt pro Datentyp, und ihre Spalten entsprechen bereits den Importvorlagen — es muss nichts bearbeitet werden. Das README-Blatt nennt die Reihenfolge. Die Exporte JSON, ZIP und SQL können das nicht: Sie sind Archive, und nichts in FreeMaint liest sie zurück.

1. Arbeitsmappe exportieren — Unternehmenseinstellungen → Daten → Archiv exportieren → Excel. In jedem Tarif kostenlos, auch in Core
2. Im Zielkonto anmelden — Die Blätter werden über Namen zugeordnet, Kategorien und Standorte entstehen beim Einlesen neu
3. Blatt für Blatt importieren, in dieser Reihenfolge — Standorte, dann Anlagen, Ersatzteile, Benutzer, Lieferanten und Kunden, danach Wartungspläne, Arbeitsaufträge, Anfragen und Werkzeuge
4. Vorschau prüfen, bevor Sie anwenden — Jeder Import validiert zuerst und zeigt die Zeilen, die er nicht übernehmen kann — bis zur Bestätigung wird nichts geschrieben

Sicherungsstrategie