Benachrichtigungs-Ereignisse & -Typen
Was eine FreeMaint-Benachrichtigung auslöst, über welche Kanäle jedes Ereignis läuft und wie Sie einstellen, wer was mitbekommt
FreeMaint löst Benachrichtigungen aus, wenn Arbeitsaufträge, Instandhaltungsanforderungen, Wartungspläne, Lagerbestände und andere Objekte ihren Zustand ändern. Jedes Ereignis läuft über drei Zustellkanäle (In-App, E-Mail, Push) und lässt sich pro Rolle, pro Kanal und pro Ruhezeitfenster feinjustieren.
Ereignisse, die Benachrichtigungen auslösen
Jedes Ereignis entspricht einer bestimmten Zustandsänderung im System. Ereignisse werden an der Quelle der Änderung ausgelöst — zum Beispiel, wenn ein Arbeitsauftrag zugewiesen oder eine Anforderung geschlossen wird oder der Bestand unter den Meldebestand fällt — und anschließend an die für dieses Ereignis konfigurierten Empfänger verteilt.
workOrder.created
Ein neuer Arbeitsauftrag wurde angelegt
workOrder.assigned
Ein Arbeitsauftrag oder sein Team wird einem Benutzer zugewiesen
workOrder.statusChanged
Statuswechsel (in Bearbeitung, pausiert, abgeschlossen, freigegeben, geschlossen, storniert)
workOrder.overdue
Überfälligkeits-Alarm je Auftrag (eine Benachrichtigung pro überfälligem Arbeitsauftrag)
workOrder.overdue.summary
Tägliche Sammelübersicht aller überfälligen Arbeitsaufträge (eine Benachrichtigung pro Tag)
request.created
Eine Instandhaltungsanforderung wurde eingereicht (Portal, QR oder In-App) Eine Notfallanforderung kommt als eine einzige Benachrichtigung mit dem Titel „Dringend“ an, in der Sprache jeder Person.
request.statusChanged
Eine Anforderung wurde genehmigt, abgelehnt, umgewandelt oder geschlossen
request.commentAdded
Jemand hat eine Anfrage kommentiert. Der Anfragende und die Bearbeiter werden informiert — Zuständiger, Leiter des zuständigen Bereichs, Genehmigender, Zugewiesene und Beobachter des Arbeitsauftrags, frühere Kommentierende — nie der Verfasser; ein interner Kommentar erreicht nur, wer interne Kommentare lesen darf. Standardmäßig Push und In-App.
pm.due
Ein Wartungsplan ist heute fällig
pm.upcoming
Eine Wartung nähert sich ihrem Fälligkeitstermin (Standard: 7 Tage im Voraus)
inventory.lowStock
Ein Teil ist unter seinen Meldebestand gefallen
vehicle.document_expiring
Ein Fahrzeugdokument (Zulassung, Versicherung) läuft demnächst ab
driver.license_expiring
Warnung zum Ablauf eines Führerscheins
Zustellkanäle
Jede Benachrichtigung kann über drei unabhängige Kanäle zugestellt werden. Ein einzelnes Ereignis kann auf einem, zwei oder allen drei Kanälen auslösen — Administratoren steuern die Matrix pro Ereignis und pro Rolle auf der Seite mit den Benachrichtigungseinstellungen.
In-App
Glockensymbol in der oberen Navigation. Immer verfügbar, wird nie von Dritten blockiert. Ideal für nicht dringende Aktualisierungen.
Versand über den eigenen Maildienst von FreeMaint, mit einem zweiten Anbieter als Reserve. In der bevorzugten Sprache des Empfängers verfasst. Unterliegt den Filtern des E-Mail-Programms.
Push
Push-Benachrichtigung der mobilen App (iOS/Android). In Echtzeit, setzt aber die installierte App und einen angemeldeten Benutzer voraus.
Wer welche Benachrichtigung erhält
Die Empfänger werden beim Auslösen anhand der Ereigniskonfiguration ermittelt. Dasselbe Ereignis kann je nach gewählter Rollenzuordnung unterschiedliche Empfängerkreise treffen.
Zuständiger
Der Benutzer, dem der Arbeitsauftrag zugewiesen ist. Erhält Statuswechsel, Kommentare und Überfälligkeits-Alarme zu seinen eigenen Aufträgen.
Ersteller
Der Benutzer, der das Objekt angelegt hat (Arbeitsauftrag, Anforderung). Sinnvoll, damit der Anforderer den Verlauf mitbekommt.
Team
Alle Mitglieder des Teams bzw. der Teams, die dem Arbeitsauftrag oder der Anlage zugeordnet sind (einschließlich Teamleitung, auch wenn sie kein Mitglied ist).
Teamleiter
Bei Anfragen und Arbeitsaufträgen, wenn aktiviert: die Leiter der zuständigen Teams — das Team des Elements, die Teams seiner Anlage und die Teams, die seinem Standort oder einem übergeordneten Standort zugeordnet sind. Benachrichtigt wird nur, wer das Element öffnen darf.
Nach Rolle
Jeder Benutzer mit einer der aufgeführten Rollen erhält die Benachrichtigung. Die Liste zeigt alle in Ihrem Unternehmen definierten Rollen (Einstellungen → Rollen), einschließlich eigener Rollen. Für Sammelübersichten und Führungsberichte geeignet.
Nur, was sie öffnen können
Ein Empfänger über eine Rolle wird nur benachrichtigt, wenn seine Rolle das Element lesen darf und seine Datensichtbarkeit es zeigt — ein Techniker, der nur seine eigene Arbeit sieht, erfährt nichts von der Anforderung eines anderen Teams. Wer FreeMaint seit 7 Tagen nicht genutzt hat, findet Rollen-Benachrichtigungen weiterhin in der Glocke, ohne Push und ohne E-Mail.
Einzelereignis vs. Tagesübersicht
Manche Ereignisse haben sowohl einen Kanal je Vorkommen als auch eine tägliche Sammelübersicht. Das klassische Beispiel sind überfällige Arbeitsaufträge: workOrder.overdue überschwemmt die Empfänger mit einer E-Mail pro Auftrag, während workOrder.overdue.summary eine einzige Morgenübersicht mit der vollständigen Liste sendet. Wählen Sie, was Ihr Team an E-Mail-Aufkommen verträgt. Jeder Empfänger findet darin nur die Einträge, die ihm die Datensichtbarkeit seiner Rolle zeigt.
Ruhezeiten & Sprachen
Push- und In-App-Kanal richten sich nach dem Profil des Empfängers. E-Mail-Betreff und -Text werden beim Versand in die bevorzugte Sprache des Benutzers übersetzt, unabhängig von der Sprache des Auslösers. Ein globales Ruhezeitfenster gibt es derzeit nicht — zeitkritische Ereignisse sollten pro Empfänger über die persönlichen Einstellungen abbestellt werden.
Häufige Probleme
Ein Benutzer erhält ein Ereignis nicht, das er erhalten sollte
Prüfen Sie die Ereigniszeile unter Einstellungen → Benachrichtigungen: Ist der betreffende Kanal aktiviert, und enthält die Rollenliste die Rolle dieses Benutzers? Prüfen Sie danach die persönlichen Einstellungen des Benutzers.
E-Mails kommen an, Push-Nachrichten nicht
Der Benutzer muss auf mindestens einem Gerät in der mobilen App angemeldet sein. Nach einem Telefonwechsel hilft eine erneute Anmeldung.
Dasselbe Ereignis kommt zweimal an
Der Benutzer hat vermutlich zwei Rollen, die sie beide erhalten (zum Beispiel Administrator und Verantwortlicher in derselben Zeile). Doppelte werden pro Kanal entfernt, nicht rollenübergreifend — stellen Sie die Zeile auf eine einzige Rolle um.
Tipp
Neues Objekt oder neuer Standort angelegt
Aktivieren Sie diese, um zu erfahren, wenn jemand ein Objekt oder einen Standort von Hand anlegt — hilfreich, solange mehrere Personen den Datenbestand aufbauen. Massenimporte und Objektduplikate lösen sie nie aus, und eine Tagesobergrenze je Person verhindert, dass ein arbeitsreicher Tag Ihren Posteingang flutet. Beide sind standardmäßig aus.
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