Benachrichtigungseinstellungen

Die Benachrichtigungseinstellungen sind die unternehmensweite Steuerzentrale dafür, welche Ereignisse Benachrichtigungen auslösen, auf welchen Kanälen und an welche Empfängerkreise. Sie ergänzen die persönlichen Benachrichtigungseinstellungen jedes Benutzers: Die Unternehmenseinstellungen legen fest, was technisch möglich ist; jeder Benutzer kann das anschließend in seinem Profil weiter einschränken.

Wo Sie diese Seite finden

Firmeneinstellungen ▸ Benachrichtigungen. Nur Rollen mit der Berechtigung notifications:settings dürfen diese Seite bearbeiten — standardmäßig in der Regel die Rolle Administrator. Andere Rollen sehen eine schreibgeschützte Ansicht, die ihnen zeigt, was ihr Unternehmen versendet.

1. Seitenmenü öffnen — Klicken Sie in der oberen Navigation auf Einstellungen
2. Benachrichtigungen wählen — Seitenmenü innerhalb der Einstellungen
3. Nach Ereignis durchgehen — Jede Zeile ist ein Ereignis — Schalter je Kanal, Auswahl des Empfängerkreises

Kanäle je Ereignis

Jedes Ereignis hat drei unabhängige Schalter — In-App, E-Mail, Push. Sie können sie beliebig kombinieren: etwa In-App + Push für workOrder.assigned auslösen (der Zuständige muss es sofort wissen), aber nur E-Mail für inventory.lowStock (der Lagerleiter sieht es im Morgenstapel).

Empfängerauswahl nach Rolle

Jede Zeile trägt eine Empfängermatrix in zwei Gruppen: Personen mit Bezug zum Vorgang (Ersteller, Zuständiger) und die Rollen Ihres Unternehmens. Die Rollen-Chips zeigen die in Ihrem Unternehmen definierten Rollen — auch eigene Rollen —, sodass die Liste immer zu Organisation > Rollen passt. Die Matrix ist additiv: Wählen Sie sowohl Verantwortlicher als auch Zuständiger, erhält der Zuständige eine Kopie, auch wenn er kein Verantwortlicher ist.

Nur bestimmte Status bei Statusänderungen von Arbeitsaufträgen

In der Gruppe Arbeitsaufträge hat die Zeile „Status geändert“ eine zusätzliche Zeile: „Nur für diese Status“. Lassen Sie sie leer, löst wie bisher jede Statusänderung eine Benachrichtigung aus. Wählen Sie einen oder mehrere Status — zum Beispiel Abgeschlossen und Geschlossen — und nur noch der Wechsel eines Arbeitsauftrags IN einen davon benachrichtigt jemanden; die übrigen Änderungen bleiben still. Hilfreich, wenn sonst jeder Arbeitsauftrag eine Benachrichtigung für In Bearbeitung, Abgeschlossen und Geschlossen verschicken würde. Die Regel gilt für das gesamte Ereignis, auch für die Personen, die bei Abschluss informiert werden.

Den Leiter eines Teams über seine Standorte informieren

Betreut jedes Team eine Reihe von Standorten, kann sein Leiter über jede dort erstellte Anfrage und jeden Arbeitsauftrag informiert werden, egal wer sie erstellt — und über nichts an den Standorten der anderen Teams.

Ruhezeiten und Sammelübersichten

FreeMaint hat kein Ruhezeitfenster für Ihr Unternehmen. Push-Benachrichtigungen richten sich nach der Nicht-stören-Einstellung auf dem Telefon des jeweiligen Benutzers. Für zeitkritische Teams schalten Sie die Zeile eines Ereignisses ab und stattdessen dessen tägliche Zusammenfassung ein — zum Beispiel „Arbeitsauftrag überfällig“ → „Tägliche Zusammenfassung überfälliger Arbeitsaufträge“ —, damit aus einer Flut von Meldungen eine einzige Morgenübersicht wird.

Sammelübersicht-Ereignisse

Zu manchen Ereignissen gibt es eine begleitende Zeile für die Tagesübersicht. Jede Übersicht wird einmal täglich versendet – die der überfälligen Arbeitsaufträge um 7:00 Uhr in der Zeitzone Ihres Unternehmens – und fasst alles, was Aufmerksamkeit erfordert, in einer einzigen Nachricht zusammen. Häufige Übersichten: überfällige Arbeitsaufträge, Zusammenfassung niedriger Bestände, abgelaufene/ablaufende Dokumente (Fuhrpark). Schalten Sie die Zeile je Ereignis aus und die Übersichtszeile ein, um das Postfachvolumen drastisch zu senken. Jeder Empfänger findet darin nur die Einträge, die ihm die Datensichtbarkeit seiner Rolle zeigt.

E-Mail-Zustellung einrichten

Benachrichtigungen werden von notifications@freemaint.com versendet, Anmelde-E-Mails (Bestätigung, Zurücksetzen des Passworts, Einladungen) von security@freemaint.com; Antworten gehen an contact@freemaint.com. E-Mails kommen immer von einer freemaint.com-Adresse — lassen Sie diese Domain in Ihren Mailfiltern zu, falls Nachrichten fehlen.

Bewährte Vorgehensweisen