Konfigurierbarer Workflow-Engine

FreeMaint enthält eine leistungsstarke, konfigurierbare Workflow-Engine, mit der Sie definieren können, wie Arbeitsaufträge, Interventionsanforderungen und Bestellungen durch Ihre Organisation fließen. Erstellen Sie benutzerdefinierte Genehmigungsprozesse, verlangen Sie bestimmte Felder vor Übergängen und automatisieren Sie Benachrichtigungen — alles ohne Programmierung.

Zugriff auf Workflows

Navigieren Sie zu Unternehmenseinstellungen > Workflows. Wählen Sie den Entitätstyp (Arbeitsaufträge, Anfragen, Bestellungen, Bestellanforderungen, Arbeitserlaubnisse), um seinen Workflow zu konfigurieren.

Fotonachweis beim Abschluss

Verlangt ein Schritt auf Abgeschlossen, Validiert oder Geschlossen „Fotonachweis“, zählt nur ein Foto der fertigen Arbeit: ein „Nachher“-Foto oder jedes Foto, das nach dem Start des Auftrags hinzugefügt wurde. Die aus der Anfrage übernommenen Fotos sind „Vorher“-Fotos und zählen nicht: Die Schaltfläche bleibt für alle verfügbar, die den Auftrag abschließen oder freigeben dürfen, und ihr Fenster fragt nach dem fehlenden „Nachher“-Foto, das direkt dort aufgenommen werden kann. Bei den anderen Status zählt weiterhin jede Datei.

Einfacher vs. visueller Modus

Verwenden Sie Einfachen Modus für einfache Workflows mit grundlegenden Auslösern und Genehmigern. Wechseln Sie zum Visual Builder für komplexe mehrstufige Prozesse mit Verzweigungsbedingungen mithilfe von Drag-and-Drop-Flussdiagrammen.

Konfigurieren eines Workflows

1. Wählen Sie Auslösestatus (z.B. wenn WA zu ABGESCHLOSSEN wechselt)
2. Legen Sie erforderliche Felder fest (Arbeitszusammenfassung, Fotos, verwendete Teile, Zählerstand usw.). Ein erforderlicher Zählerstand gilt nur für Anlagen mit Zähler.
3. Wählen Sie Genehmiger-Typ: ROLE (z. B. Verantwortlicher), USER oder CREATOR
4. Konfigurieren Sie Benachrichtigungen (E-Mail-Benachrichtigungen bei Genehmigung/Ablehnung)
5. Legen Sie nächsten Status nach Genehmigung fest (z.B. zu VALIDIERT wechseln)
6. Auch Ihre eigenen benutzerdefinierten Felder können Pflicht sein — sie stehen in derselben Liste, und der Übergang bleibt gesperrt, solange sie leer sind
7. Auch die Teilekalkulation kann Pflicht sein: Übergang sperren, solange ein Teil keinen Verkaufspreis hat oder unter Einstandspreis verkauft wird (Business)
8. Einen Schritt auf die Herkunft der Arbeit begrenzen (Business): Setzen Sie „Gilt für“ auf „Arbeitsaufträge aus einer Anfrage“ oder „Interne Arbeitsaufträge“. Schritte mit demselben Status werden ALLE verlangt — so gibt man jeder Herkunft ihren eigenen Genehmiger. Wenn Ihre Techniker ihre Befunde als Anfragen melden, fügen Sie ihre Teams unter „Anfragen dieser Teams gelten als interne Arbeit“ hinzu (Unterteams eingeschlossen): Diese Anfragen gelten dann als interne Arbeit.
9. Wenn Sie den Genehmigertyp Rolle oder Benutzer wählen, müssen Sie die Rolle bzw. die Person benennen. Ein Schritt ohne Rolle ist keine Einschränkung: jeder, der ohnehin genehmigen darf, passiert ihn
10. Ein Schritt kann Felder verlangen, ohne einen Genehmiger zu nennen: Wählen Sie „Jede Person, die diese Änderung vornehmen darf“. Ein Schritt auf dem Status Pausiert, der „Wartegrund“ verlangt, sorgt zum Beispiel dafür, dass jeder angibt, warum ein Arbeitsauftrag angehalten wird.
11. Fügen Sie einen zweiten (oder dritten) Genehmiger hinzu, indem Sie jeden auf einen ANDEREN Status legen — zum Beispiel eine Qualitätsfreigabe bei Abgeschlossen und danach einen Verantwortlichen bei Validiert — und aktivieren Sie „Vor dem Schließen eines Arbeitsauftrags eine Freigabe verlangen“ unter Unternehmenseinstellungen › Systemweit, damit niemand den Schritt Validiert überspringt. Zwei Schritte auf DEMSELBEN Status müssen beide von derselben Person erfüllt werden. Aus der vorbeugenden Wartung erzeugte Arbeitsaufträge folgen demselben Ablauf
12. Einen Schritt auf bestimmte Anlagen beschränken (Business): Wählen Sie unter „Nur für Anlagen dieser Kategorien“ eine oder mehrere Anlagenkategorien. Der Schritt gilt dann nur für Arbeitsaufträge, deren Anlage zu diesen Kategorien gehört; andere Anlagen und Aufträge ohne Anlage folgen dem Standardablauf
13. Eine genaue Antwort verlangen (Business): Wenn ein Schritt ein benutzerdefiniertes Listen- oder Kontrollkästchenfeld verlangt, haken Sie unter „Geforderte Werte“ die Werte an, die es haben muss – zum Beispiel Prüfergebnis = Bestanden vor der Validierung. Jede andere Antwort blockiert den Schritt, und der Arbeitsauftrag nennt die akzeptierten Werte. Um ein Ergebnis abzulehnen, setzen Sie den Arbeitsauftrag stattdessen auf In Bearbeitung zurück
14. Die Genehmiger des nächsten Schritts werden benachrichtigt, sobald ein Arbeitsauftrag den Status erreicht, ab dem sie freigeben (zum Beispiel der Genehmiger eines Validiert-Schritts, wenn der Auftrag abgeschlossen ist) – über die im Schritt angehakten Kanäle: In-App, E-Mail und/oder Push

Ohne konfiguriertes Workflow verhält sich das System normal — alle bestehenden Übergänge funktionieren unverändert weiter.