Ersatzteilliste als Excel-Vorlage: Bestand, Meldebestand und kritische Ersatzteile

Warum Instandhaltungsteile eine eigene Lagerverwaltung brauchen

Handelsware wird verwaltet, um verkauft zu werden. Ersatzteile werden verwaltet, um Stillstände zu vermeiden. Ein Lager, in dem ein Wälzlager zwei Jahre liegt, ist kein Fehler, wenn dieses Lager eines Tages eine Linie rettet, weil das alte festgeht. Der umgekehrte Fehler ist genauso real: volle Regale mit Teilen für Maschinen, die das Werk längst verlassen haben, während die eine Dichtung fehlt, die alle brauchen.

Eine Ersatzteilverwaltung beantwortet jederzeit drei Fragen: Was haben wir, wo liegt es, und was müssen wir kaufen, bevor es ausgeht. Ohne Aufzeichnung kommen die Antworten aus dem Gedächtnis des Lageristen und aus einem Gang ins Lager. Die Symptome sind immer dieselben.

• Fehlbestände bei kritischen Teilen, die aus einer Reparatur von einer Stunde ein Warten auf den Lieferanten machen.
• Doppelte Teilenummern: dasselbe Teil unter zwei Bezeichnungen gekauft, an zwei Plätzen gelagert und doppelt gezählt.
• Entnahmen ohne Beleg, so dass der Buchbestand vom tatsächlichen Bestand im Regal wegläuft.
• Gebundenes Kapital in Ladenhütern, die niemand zu entsorgen wagt, weil niemand weiß, in welche Anlage sie gehören.

So ist die Vorlage aufgebaut

Die Datei hat zwei Blätter. Das Blatt Ersatzteile ist der Katalog: eine Zeile je Teil, mit einer Übersicht oben. Das Blatt Bewegungen ist das Lagerbuch: eine Zeile je Zugang oder Abgang. Den aktuellen Bestand tippen Sie nie von Hand ein; er wird aus den Bewegungen berechnet, und genau das hält ihn ehrlich.

Auf dem Blatt Ersatzteile tragen Sie Teilenummer, Bezeichnung, Hersteller und Herstellernummer, die Anlage, in der das Teil verwendet wird, den Lagerplatz, ob es ein kritisches Teil ist (Ja oder Nein), die Einheit, den Anfangsbestand, den Mindestbestand, den durchschnittlichen Tagesverbrauch, die Wiederbeschaffungszeit in Tagen, den Höchstbestand, den Preis je Einheit und den Lieferanten ein. Auf dem Blatt Bewegungen tragen Sie Datum, Teilenummer, Art (Zugang oder Abgang, per Auswahlliste), Menge, einen Beleg wie Arbeitsauftrag oder Lieferschein, wer gebucht hat und eine Bemerkung ein. Die Bezeichnung füllt sich aus der Teilenummer selbst aus und zeigt Unbekannte Teilenummer, wenn die Nummer nicht auf dem Blatt Ersatzteile steht.

Die grauen Spalten rechnen den Rest. Es sind Formeln: Überschreiben Sie sie nicht, wenn Sie die Datei kopieren oder sortieren.

• Zugänge und Abgänge = Summe der Bewegungen der Teilenummer, je Art
• Aktueller Bestand = Anfangsbestand + Zugänge − Abgänge
• Empfohlener Meldebestand = durchschnittlicher Tagesverbrauch × Wiederbeschaffungszeit, aufgerundet, + Mindestbestand (nur der Mindestbestand, wenn Verbrauch oder Zeit fehlen)
• Bestellmenge = Höchstbestand − aktueller Bestand, sobald der Bestand den Meldebestand erreicht oder unterschreitet
• Lagerwert = aktueller Bestand × Preis je Einheit
• Status = Kein Bestand bei null oder darunter, Nachbestellen bei oder unter dem Meldebestand, sonst OK

Meldebestand, Mindestbestand und Höchstbestand

Der Meldebestand, auch Bestellpunkt genannt, ist die Bestandsmenge, bei der bestellt wird. Er muss den Verbrauch während der Wiederbeschaffungszeit decken, plus einen Puffer für Unvorhergesehenes: eine Verbrauchsspitze, einen verspäteten Lieferanten, einen Ausfall, der drei Teile auf einmal verbraucht.

In der Vorlage ist dieser Puffer der Mindestbestand. Er ist der Sicherheitsbestand, die Menge, die Sie nie unterschreiten wollen. Der Verbrauch während der Wiederbeschaffungszeit ist der durchschnittliche Tagesverbrauch mal die Wiederbeschaffungszeit in Tagen, aufgerundet auf eine ganze Einheit. Beides zusammen ergibt den empfohlenen Meldebestand, die klassische Formel der Lagerwirtschaft.

Der Höchstbestand deckelt die Bestellung. Erreicht ein Teil seinen Meldebestand, schlägt die Datei die Menge vor, die es wieder auf den Höchstbestand bringt. Legen Sie diesen Höchstbestand nach Regalplatz, Lagerfähigkeit, Verpackungseinheit und dem Kapital fest, das Sie binden wollen, nicht nach Gewohnheit.

Ein Rechenbeispiel zur Veranschaulichung: Eine Dichtung wird im Schnitt mit 0,5 Stück pro Tag verbraucht, der Lieferant braucht 14 Tage, und Sie wollen nie weniger als 3 Stück im Regal haben. Meldebestand = 0,5 × 14 = 7, plus 3, also 10. Bei einem Höchstbestand von 20 und einem aktuellen Bestand von 9 zeigt der Status Nachbestellen, und die Bestellmenge beträgt 20 − 9 = 11.

• Durchschnittlicher Tagesverbrauch: aus Ihren eigenen Abgängen über einen repräsentativen Zeitraum, geteilt durch die Anzahl der Tage. Saisonale Teile verdienen einen zweiten Blick.
• Wiederbeschaffungszeit: von der Bestellung bis zum Teil im Regal, einschließlich interner Freigabe und Transport, nicht nur die Lieferzeit aus dem Katalog.
• Mindestbestand: höher für kritische Teile und unzuverlässige Lieferanten, null oder leer für Teile, die Sie bewusst erst bei Bedarf kaufen.
• Teile ohne regelmäßigen Verbrauch, etwa ein Reservemotor oder ein Getriebe, passen schlecht in die Formel. Setzen Sie den Mindestbestand direkt, oft auf eins, und lassen Sie den Verbrauch leer.

Kritische Ersatzteile und ABC-Analyse

Ein kritisches Ersatzteil ist ein Teil, dessen Fehlen eine Anlage stillsetzt, ein Sicherheits- oder Umweltrisiko schafft oder das sich nicht schnell beschaffen lässt. Der Motor eines Förderbands ohne Umgehung, eine bestimmte Steuerungskarte, der Dichtungssatz der einzigen Kesselspeisepumpe. Solche Teile werden vorgehalten, auch wenn sie sich kaum bewegen, denn ihr Fehlen kostet einen Produktionsstillstand, keinen Einkauf.

Kennzeichnen Sie sie in der Spalte Kritisches Teil mit Ja und prüfen Sie sie zuerst. Ein kritisches Teil ohne Mindestbestand sollte eine bewusste Entscheidung sein, kein Versehen.

Die ABC-Analyse ist eine allgemeine Methode, um zu entscheiden, wohin Zeit für Inventur und Überprüfung fließt. Sortieren Sie die Teile nach Jahresverbrauchswert: Die wenigen A-Teile, die den größten Teil des Werts tragen, bekommen häufige Zählungen und enge Parameter, die vielen C-Teile einfache Regeln. Kombinieren Sie sie mit der Kritikalität, denn auch ein billiges C-Teil kann eine Linie stoppen. Ob ein Teil kritisch ist, klären diese Fragen.

• Stoppt ein Ausfall der Anlage die Produktion oder entsteht ein Sicherheitsrisiko?
• Gibt es Redundanz, etwa eine Reservepumpe oder eine zweite Linie?
• Wie lange braucht der Lieferant, und ist das Teil Standard oder eine Sonderanfertigung?
• Lässt sich das Teil instand setzen oder durch ein gleichwertiges Teil aus einer anderen Maschine ersetzen?

Wenn die Excel-Datei an ihre Grenzen kommt

Die Vorlage funktioniert gut für ein Lager und eine Person, die sie pflegt. Sie ist ein solider Weg, einen Teilekatalog zu bereinigen, Meldebestände festzulegen und zu sehen, was diese Woche zu bestellen ist.

Eng wird es, wenn mehrere Techniker Teile entnehmen, während die Datei auf einem einzigen Rechner offen ist, wenn der Bestand auf zwei oder drei Lager verteilt ist, wenn Sie wissen müssen, welcher Arbeitsauftrag welches Teil an welcher Anlage verbraucht hat, wenn niemand die Datei öffnet, bevor ein Teil fehlt, oder wenn der Bestand vom Handy in der Halle aus geprüft werden soll.

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